对行政管理的认识

对行政管理的认识
企业行政管理体系———企业资源调配的中枢
企业的行政管理体系是以行政总监为最高领导，由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。

企业行政管理有别于其他的具体职能管理工作，在企业内部起着枢纽作用。

在现代企业中行政部门是企业重要的管理部门，企业通过它对事务性信息进行有效的管理，从而使技术部门、生产部门、市场部门等其他职能部门能更有效地运转。

因此做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个主要切入点。

由于企业各自的需要和所面临的情况不同，企业行政管理究竟包括哪些内容，难以有统一的界定。

从目前实践中企业行政部门所管辖的内容来看，企业的性质、规模、结构不同，外部环境不同，行政管理的内容也不尽相同。

一些企业的行政管理部门统管生产与经营业务以外的各种事务，包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，甚至还参与企业的监督、控制、决策工作；而另一些企业则把文书管理、会议管理等放在行政部门进行管理，而大量行政性事务工作，包括人力资源、资产管理等，按职能统一的原则，集中设置职能部门管辖。

总的说来，有—点是共同的，即行政事务管理必须纳入行政管理的范畴。

因此企业行政管理的基础内容主要是行政事务的管理。

事务是相对职能而言的，是指职能之外但却为实现职能所必须的、例行的、程序性的、辅助性的事情的总体。

事务活动是指那些为确保企业职
能实现，为职能活动的有效开展奠定基础、提供服务、创造条件的条件性、辅助性、技术性的活动。

如文件工作活动、会务活动、档案信息工作活动、组织保障制度规范保障活动，以及企后勤服务保障等活动都属于事务活动。

所以，企业行政管理可简单地定义为以保持或者放大事物的功效为行目的，对事物的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。

据此，企业行政管理就可以理解为：以全面提高组织效能，提供必要管理保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其管理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。

企业行政管理的功能就在于：它可以使企业内部的办公事务、后勤事务的功效得到放大和充分发挥，之所以如此，就在于它能使这些事务的要素构成及流通过程达到最佳状态。

企业内部的各种事务也是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间有最佳的配合关系，而企业行政管理的规划、组织职能的使命正在于此，能力更在于此。

企业内部各种事务的构成要素并不是静止的，而是处于不断运动变化之中的，它需要通过要素有秩序、有实效的流通来创造工作成果，需要通过流通来适应不断变化着的客观环境，满足同样在不断运动变化着的企业职能活动提出的需求。

这一特点就需要以有效的方式，保证各种要素的流通方向正确，流通过程有秩序、有效率，能保持对客观环境和企业职能活动需求的动态性适应。

而我们知道，企业行政管理的监督、控制、协调职
能正可以满足这些方面的需求。

企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。

要使企业做到：
人尽其才，即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的作用。

物尽其才，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。

财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。

时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。

文畅其流，即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，要创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。

企业行政管理三大功能
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。

企业行政人员每人都企面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。

但是，这些事务只不过是行政管
业理这棵大树上的枝枝叶叶而已。

概括起来说，行政管理在企业中主要有行管理、协调、服务三大功能：其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。

专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部政之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的管—个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。

行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。

为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，漫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。

行政部门的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自已的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。

为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。

更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。

一旦行政系统的一系列硬件（如办公设施、生活设施）、软件（如规章制度、工作程序）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会像一部
自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。

一个行政部门的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。

然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。

行政部门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。

从“管理”方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。

这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。

很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。

从“协调”方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。

行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。

没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

从“服务”上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。

因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。

行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。

不但不可能，而且不应该。

因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一
点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。

行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。

行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其他部门抢镜头，争荣誉。

行政部门应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精企力和感情。

要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利业或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办”的行官府衙门。

管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定政要搞得剑拔弩张，刀光剑影。

特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重，行政工作要做得有人情味。

在“管理”上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好“协调”，在“服务”上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。

由于各种因素，并不容易达到，我们只能是尽力而为之，努力趋近于这种境界。