交通规划设计院信息系统实施方案

青岛市交通规划设计院

项目管理协同办公平台实施方案建议书

一、平台建设目标

随着行业及信息化的极速发展，在线办公及移动办公的普及，以及本设计院院的实际管理需求，为提高工作效率、加强各部门之间的信息流转、数据共享，提供一个高效的工作环境，拟引入信息化管理系统，以顺应设计院的发展需要。

本平台以项目管理为基本单元，通过信息化系统的应用，能使设计院的项目市场活动、商务管理、成本管理、进度及质量管理、人员激励、企业资源等管理能够实现规范高效、数据同步，提高设计院实时决策水平及准确性，提高风险管理能力，降低整体管理成本，从而提升设计院核心竞争力，为战略目标的实现提供有力的保障及手段。

二、平台建设实施要点

1、推行信息化平台需要领导的大力支持

信息化系统的应用，会承载设计院的各项管理制度，将业务的运行更加透明化、秩序化。在推行的过程中，往往会产生个别部门及人员消极应用的情况，部分业务不上系统进行操作。这就需要分管领导不停的推动该项工作，服务商紧密跟进，听取各部门的意见进行调整。从而保障所有业务的合理正常运作。

2、逐步引入系统

信息化系统的推行往往需要很长时间，其本质在于向所有系统用户输出的是管理制度，而非单纯的应用软件。所以在业务设计上我们再尊重用户需求的同时，注重用户体验，以及信息化系统的推行节奏，让部分人员先使用起来，在形成应用习惯后，再引入一个部门，逐步推行。这样可以降低应用风险，逐步改变习惯，其效果比一刀切式的应用方案更加稳定有效。

3、梳理完善各级管理制度

应用系统的过程，其实就是在落实管理制度的过程。因此，需要管理制度的相对严谨性，同时系统也要保障部分特殊、紧急及偶发业务的支持工作。系统在进行初始化的过程中，会对各人员进行角色及权限的授权，在此过程中，涉及到各人员及人员职能及数据访问权限的梳理（谁能看到哪些数据），避免因为权限角色的赋予问题，引发新的工作问题及矛盾。

4、院方与供应商的紧密配合

院方对所有员工具有管理权限，而供应商根据院方人员在使用或试用过程中的需求对软件提出的更改意见更新软件，在此过程中，需要有院方指定特定人员与供应商进行对接。首先搜集院方意见后，经过各部门确认，再与供应商进行沟通（不能单方面听取部分人员的意见后即可投入修改，可能会引发新的问题）。

5、数据的安全性问题

信息化平台承载着企业大部分的业务数据，这些业务数据的安全性非常重要，对安全架构主要考虑两方面：

（1）存储安全

防止因为灾害、盗窃、病毒等对数据安全的影响，需要做到完备灾备及防病毒措施。可按客户需求部署在自有服务器及云端服务器。

（2）操作安全

应该提供严格的权限控制机制，采用基于角色和用户的授权方式，在授权的粒度上分功能、操作项目、数据三个层次。对于重要功能提供用户操作跟踪功能，便于后续进行查询和分析。

三、平台阶段实施建议

1、引入阶段

院方可根据自身需求，在第一阶段可对某个业务相对独立的部门推行系统，进行单点应用。其特点是不需要其他部门配合数据的提交及录入支持，自己本部门内部即可完成系统的应用。因此可以形成系统的应用评价。例如，可将经营部门（主管项目备案管理、合同管理、招标管理）引入，通过系统的使用，可以建立起项目台帐，各级领导可以迅速掌握各所的项目分布及经营完成情况。也可将电子档案作为独立业务单独推行，让各生产部门对历史的项目电子图档进行上传等等。

此阶段的完成约两个月内可完成（从上线到形成应用习惯）。2、深入应用阶段

在第一阶段应用成熟后，再要求其他部分部门开始应用，并与第一阶段的应用部门之间形成数据联动，即原来要求第一阶段部门录入

的部分数据，可能是线下从其他部门采集后统一由第一阶段部门录入。在本阶段，要求各参与部门，录入和维护好自己的数据，打破数据孤岛，形成数据的一处录入，多处可查。避免多个部门提交的同一项目数据相互对不上的情况。

此阶段的完成约三个月内可完成（从上线到形成应用习惯）。3、全面应用阶段

基于以上两个阶段的稳定运行，可要求全员应用系统，形成完整的体系应用。

此阶段的约两个月内可完成（从上线到形成应用习惯）。

4、维护和升级阶段

在进行全面应用后，系统将转为升级应用阶段。对新增功能、业务调整等进行支持。本阶段在有需求的时候启动，完成后关闭。

四、当前的工作规划

1、系统考察工作

院方：

1、全面考察系统功能；

2、根据自身发展及应用需要，提出先在哪个部门进行推行；

3、根据确定的部门，在本部门推行哪些功能；

4、根据确定的功能，看当前制度是否完善。

供应商：

1、部署一套试用版本，供院方进行考察；

2、保障紧密的沟通机制，协助院方进行第一阶段需求的梳理；

2、商务工作

根据考察工作结果，进行商务合同的签订；

3、部署、培训及试用

根据合同约定内容进行履约，提供驻场服务，紧密协助院方完成系统的推行工作。