实用会务工具：公司会务组织执行手册

公司《会议组织标准执行手册》
一、分组概述
筹备组：领会会议精神，摸清领导意图，明确会议目的和形式，评估核算会议收支，落实领导工作要求，全面负责会议各项工作的协调、组织和统筹。

具体工作：安排整个会议流程，制定并明确会议方案；合理安排协调人员调动及物品配给；会前与双方渠道负责人做好沟通，明确来宾人数、会议时间及其他各项要求；会前分配各小组工作，明确分工，会议进行时监督指导；会议结束后负责疏导来宾，分配员工进行会场清理物品归位等清理工作；对可能发生的及不可预见的突发事件给予解决；对各小组给予帮助并予以指导；确保会议圆满成功；会议结束后对会议工作进行评价，撰写会议总结，不断提高会务水平等。

文秘组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报、宣传通稿，负责会议的录音、录像、照相服务、信息存档等。

会务组：负责会议通知、会议物资、会场布置、会议接待、签到等会议协调工作。

接待组：负责生活服务（用餐、住宿等）、交通（路线）引导、医疗服务等工作。

财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账等财务工作。

保障组：负责防火、防盗、人身安全、会务安全、保密、应急等工作。

二、责任组成
三、会议组织流程
说明：
附件1-1
会务安排需求表
会议室使用申请表
会议接待（用餐/住宿/接送）申请表
会议签到表地点：时间：
主要议题：
会前准备须知
一、统筹组：会议前需与文秘、会务、接待、财务、保障等各小组充分沟通，再三检查，确保会议所需的各种文书材料、会务物料、人员资金等到位。

必要时，可提前组织全体工作人员进行1-2次会议流程预演。

二、文秘组：
①会前必须检查是否已拟写好会议方案、会议流程，并经领导同意；
②会议所需的各种文件和资料是否准好；
③是否落实好专人负责会议记录（必要时可录音）、拍照、录像等。

三、会务组：
①检查是否已经备齐《会务安排需求表》勾划的各种物料；
②需反复确认会议室场地落实情况，并确保会议室的音频、投影、屏蔽（如必要）各项设备正常使用；
③提前检查会议室布置工作，包括台凳布置、场景布置（横幅拉挂，茶水、水果、会议资料摆放等）、水（台）牌顺序摆放（详见附件2-2）等；
④提前（视情况，建议提前0.5-1小时）提醒所有参会人员（包括参会领导、媒体人员），并跟踪好到会情况，做好会议签到，引导嘉宾入席；
⑤提前检查其他事项。

四、接待组：
①提前与会务组沟通，检查是否已落实好会议需要的用餐和住宿接待的地点，并明确接待时间；
②如会议需要医疗服务，需提前检查医护人员或医护用品等是否到位。

；
③参会人员如需车辆接送，需提前与会务组沟通，检查接送车辆和司机是否到位，交通（路线）引导是否到位。

④用餐接待时，要提前谋划一些特殊情况，如领导是否需要喝酒、喝什么酒，喝酒后的送行安排等等。

五、保障组：
①提前检查会场的防火、防盗、人身安全、会务安全工作；
②提前检查会场是否有积水，做好防滑工作；
③根据会议的性质，提前检查会议外围保障、应急保障工作
是否到位。

六、财务组：
需提前检查会议各项经费使用（支出)是否合规、合理。

如欠妥，需及时知会统筹组或财务分管领导，由统筹组或财务分管领导向主要领导汇报情况，并及时作出调整，确保会议经费收支正常。

附件2-2
接待工作领导排位顺序及技巧
排序总原则：按职级排序，“左尊右卑”。

同级领导情况下，先以“年长者为尊”原则判断，次以“男尊”原则判断。

一、会议主席台排序
（一）直排型
1、领导为单数时：1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，4号领导在2号领导左手，5号领导在3号领导左手，如此类推。

如图：
主席台：
2、领导为偶数时：1、2号领导同时居中，1号在居中位置的左边，2号在居中位置右边。

领导在1号领导左手位置，4号领导依然在2号领导右手位置，如此类推。

如图：
主席台：
（二）回形（或圆形）会议桌
原则：避门而坐，上下对坐，靠竖（长边）而坐，左上右下。

关键：看实际场地灵活安排。

如图：
二、就餐排序
总的来讲，座次是“尚左尊东”、“面朝大门为尊”。

宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

上菜位一般安排在副主陪左边。

如图：
三、仪式座次
签字双方主方在左边，客方在主方的右边。

如图：
四、合影座次
安排与主席台安排（直排型）相同。

五、乘车（5座小轿车）座次
（一）有司机驾驶：小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。

（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

如图：
（共坐4人） （共坐5人）
（二）车主（领导）亲自驾驶：以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之。

坐4人或5人一样。

如图：。