外事工作管理细则

外事工作管理细则(有限责任公司)

一、目的

加强对外交流与合作，规范外事程序，强化外事管理，统一外事形象，提高外事效率。

二、适用对象和范围

1、适用于公司全体员工；

2、适用于公司及各部门参与、组织的各种外事活动及境外培训、参观考察；

3、适用于公司员工因公、因私出境。

三、外事活动总则

1、外事活动是指因公、因私出境进行参观、访问、考察,从事境外商务活动，参加境外培训，出境旅游等；

2、因公出境是指受公司指派，前往境外国家（地区）进行一切与公司业务相关的活动；因私出境是指由个人计划，前往境外国家（地区）进行一切与公司业务不相关的学习、培训、私访、旅游等活动；

3、无论何种性质出境，其护照办理有三种情况：

因公出境办理《因公护照》；

因公出境办理《因私护照》（此项为公司特例）；

因私出境办理《因私护照》。

4、无论何种性质出境，其护照办理有三种途径：

因公出境办理《因公护照》，通过政府外事办公室办理；

因公出境办理《因私护照》、因私出境办理《因私护照》可通过公

安局或旅行社两种途径办理。

5、凡公司员工，离开中国本土前往其他任何国家或地区，参加公司及境内外机构组织的公务活动，或在非休假期间进行私人出访活动，必须先行办理出境申请手续，填写《湘财证券出境人员审批表》，按程序逐级报批；

6、员工因公出境除填写《湘财证券出境人员审批表》外，还应附上级主管、监管部门、中介机构（如：中国证监会及各特派办、人总行、中国证券业协会或省级以上政府主管部门等）组团出访的正式文件、邀请函或公司组团出访的正式文件；

7、公司对员工在非休假期间因私出境同样实行审批制度，并填写《湘财证券出境人员审批表》；

8、公司只办理员工因公出境所需的《因公护照》或《因私护照》，并承担工本费；公司不办理员工因私出境所需的《因私护照》；

9、除公司注册地行政总部、分支机构办公室外，其余分支机构办公室不承担出境证照办理任务；

10、户口不在公司注册地的员工，原则上由本人到户口所在地外事部门自行办理出境证照，确有困难的，可提交公司注册地分支机构协助办理。

四、外事管理权限

1、办公室是公司外事工作的主管部门，负责管理公司的外事活动，如审批员工出境，安排办理外事证照，管理外事费用，管理外事档案等，并根据各职能总部和分支机构上报的《年度外事计划表》（见附件一），制定公司年度外事活动计划（不含境外培训计划）。未经批准，任何部门或个人不得擅自决定员工出境；

2、职能总部和分支机构行使员工出境的推荐权。出境人员除符合国家外事规定和外事纪律外，必须报经本部门总经理、总监批准，交办公室报请董事长签批后，方可办理出境手续；

3、员工因公外派需办理《因公护照》的，由办公室授权公司注册地分支机构办公室到当地政府外事办公室办理；

员工因公外派需办理《因私护照》的，由办公室授权行政总部到公司注册地公安局办理；员工因公外派时间特别紧急时，由注册地分支机构办公室委托当地旅行社加急办理，超过公安局办证工本费的部分原则上由出境员工本人承担；

4、其它部门若与当地外事办公室、公安局、出入境管理局（处）关系密切，也可协助办理外事证照；

5、董事长行使公司外事管理的最终决定权。

五、外事审批程序

1、基期年填报《外事计划表》（见附件一），各部门应于基期年12月31日前上报办公室；

2、申请办证前，由项目负责人（出境个人）拟定详细出境计划，填写《湘财证券出境人员审批表》（见附件二）；

3、由项目负责人（出境个人）将《湘财证券出境人员审批表》交分管总监、总经理签署出境意见；

4、由项目负责人（出境个人）将《湘财证券出境人员审批表》提交办公室办理签批手续（因公护照提前35天，因私护照提前95天）。

1、人力资源总监签署出境意见（2日内）；

2、董事长签署出境意见（2日内）；

3、办公室批转《湘财证券出境人员审批表》及附件至相关部门办理外事证照（1日内）；

4、相关部门办理外事证照（含办理邀请函、收集照片、填写表格、政治审查、出国批件、拿证等全过程；公安局90天，外事办30天，旅行社15天）；

5、相关部门将外事证照原件交回办公室（2日内）；

6、办公室进行证照登记，建立档案（1日内）；

7、办公室牵头办理项目组（出境个人）出国签证（美国30天、欧洲30天、亚洲15天、港澳10天）；

8、办公室制定出访全程食、宿、行计划，协调往返机票及境外接待，为出访团做好全部衔接工作（提前完成）；

9、项目组（出境个人）出境；

10、项目组（出境个人）入境，到办公室核销报备；

11、办公室审核项目组（出境个人）出境费用；

12、财务总部签批项目组（出境个人）出境费用；

13、项目组（出境个人）入境后20日内向办公室提交总结报告；

14、结束。

六、外事费用管理

1、公司外事费用（不含境外培训费用）由办公室统一审核和管理；

2、未列入计划的部门和个人，年内不安排出境活动；

3、按照国家有关出入境费用报销的规定及公司相关财务制度，公

司承担因公出境人员的境外公务费用，不承担因公出境人员的境外个人费用；

4、办公室授权行政总部及注册地办公室办理外事证照所产生的工本费，由经办人签字，总经理审核，财务总监签批，在当地财务报销，计入外事成本；其余境内外一切费用，由办公室负责人审核，财务总监签批，到办公室所在地报销；

5、未经办公室审核签字的境外票据，一律不准在财务报销，一经查处，严肃处理当事人和财务部门负责人。

七、外事档案管理

1、办公室负责公司外事档案的建立（见附件三），证照的分类、保管及续办等工作，并提供相关证照的查询；

2、办公室负责建立公司外事活动档案（见附件四），包括出境人员外事活动档案和境外客户来访档案。

八、其它

1、本细则的解释权属办公室；

2、本细则从颁布之日起实施。

附件一：有限责任公司《外事计划表》

附件二：有限责任公司《出境人员审批表》

附件三：有限责任公司《外事证照管理档案》

附件四：有限责任公司《外事活动档案》

二○○一年三月二十四日

主题词：外事管理细则

主送：董事长