关于公司文件管理规定
文件管理制度(通用5篇)
文件管理制度（通用5篇）随着社会不断地进步，各种制度频频出现，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。
那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编精心整理的文件管理制度，欢迎大家分享。
文件管理制度篇1第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
公司文件管理制度(15篇)
公司文件管理制度（15篇）公司文件治理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、公布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司治理过程中形成的具有执行效力和标准体式的文书，是公司各项工作开展和进展相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进展掌握。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的掌握，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进展相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业标准、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监视。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
4.3文件编制、审批、公布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2治理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、治理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件标准化统筹治理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、公布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、标准组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
包括但不限于公司员工手册、经营治理标准等。
5.1.2二级文件：标准各专业职能治理、效劳标准治理等方面的文件。
5.1.3三级文件：各职能治理、效劳标准等详细实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、标准、工程治理文件、公文等，包括详细的作业方法和标准。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
公司文件管理规定
公司文件管理规定在公司日常运营中，文件管理规范是非常重要的一项工作。
良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性，提高工作效率。
以下是公司文件管理规定的具体内容：1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理，分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。
•机密文件：包括公司内部重要的商业机密、客户资料等，只限相关人员访问和使用，需加密存储，并进行定期备份。
•内部文件：公司内部部门之间共享的文件，需要限制部门内部人员的访问权限。
•公开文件：对外发布的文件，可以公开访问或共享。
2. 文件命名规范为了便于查找和管理，所有文件应按照一定规范命名，包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素，避免使用含有特殊符号的命名方式，确保文件名清晰明了。
3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上，避免私自存储在个人电脑或移动设备中，以确保文件安全。
同时，要定期进行文件备份，避免文件丢失或损坏。
4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用，需进行审批流程，确保只有相关人员可以访问和使用，同时要记录文件的查阅情况，追踪文件的流转情况。
5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件，应按照规定的流程进行销毁或归档，避免文件堆积和占用资源。
对于机密文件的销毁需要进行特殊处理，确保信息安全。
6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训，指导他们正确使用公司文件管理系统，保障文件安全和合规性。
同时，要建立监督机制，对文件管理情况进行检查和审查。
以上是公司文件管理规定的具体内容，希望全体员工遵守并执行，共同维护公司的信息安全和效率。
内部文件资料管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司内部文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有内部文件资料，包括但不限于：公司规章制度、业务文件、项目资料、合同、会议纪要、内部通讯、工作总结、技术文档等。
第三条公司内部文件资料的管理应遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件资料不被非法获取、泄露、篡改或损毁。
2. 分类管理原则：根据文件资料的性质、用途和保密等级进行分类管理。
3. 便捷利用原则：确保文件资料能够方便、快捷地被相关人员查阅和使用。
4. 完善监督原则：建立健全文件资料管理的监督机制，确保管理规定得到有效执行。
第二章文件资料分类第四条公司内部文件资料分为以下类别：1. 公开文件：公开文件是指不需要保密的文件资料，如公司简介、年度报告等。
2. 限制性文件：限制性文件是指需要控制访问范围的文件资料，如内部规章制度、业务流程等。
3. 保密文件：保密文件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等内容的文件资料，如合同、技术文档等。
4. 极密文件：极密文件是指涉及国家安全、公司核心机密等极其重要的文件资料。
第五条文件资料的保密等级分为以下四个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成严重损害。
2. 二级保密：涉及公司核心机密，泄露后可能对公司利益造成重大损害。
3. 三级保密：涉及公司一般机密，泄露后可能对公司利益造成一定损害。
4. 四级保密：涉及公司内部信息，泄露后可能对公司利益造成轻微损害。
第三章文件资料管理职责第六条公司内部文件资料管理实行分级负责制，具体职责如下：1. 公司办公室负责公司内部文件资料的总体管理，包括制定文件资料管理规定、组织培训、监督检查等。
2. 各部门负责人负责本部门文件资料的管理，包括制定部门文件资料管理制度、组织归档、保密等工作。
3. 文件资料管理人员负责文件资料的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度是企业为力求得最大效益,在生产管理实践活动重指定的各种带有强制性义务,并能保障一定权力的各项规定或条例,下面是小编为大家整理的关于公司内部文件管理规章制度，如果喜欢可以分享给身边的朋友喔!公司内部文件管理规章制度篇1第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
公司内部文件管理规章制度篇2第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
公司文件管理规定通知
公司文件管理规定通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理工作，提高工作效率和保障信息安全，公司制定了以下文件管理规定，特此通知，请各位员工严格遵守：一、文件分类管理
所有文件应按照内容和重要性进行分类，包括但不限于合同、报告、会议记录、财务资料等。
每类文件应设立明确的编号或标识，便于查找和归档。
二、文件存储要求
电子文件应保存在公司指定的网络服务器或云端存储空间中，禁
止存储在个人电脑或移动设备中。
纸质文件应存放在指定的文件柜或档案室中，保持整洁有序。
三、文件查阅权限
不同级别员工对文件的查阅权限不同，应严格按照权限查阅相关
文件。
重要机密文件仅限特定人员查阅，其他人员不得擅自查看或泄露。
四、文件传递和备份
文件传递应采用加密传输方式，确保信息安全。
定期对重要文件进行备份，以防止意外丢失或损坏。
五、文件销毁处理
文件保管期限届满后，应按照公司规定的销毁流程进行处理，禁
止私自销毁。
涉及个人隐私或敏感信息的文件，在销毁前应进行彻底清除或销毁，确保信息安全。
六、违规处理
对于违反文件管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于警告、记过、停职等。
对于严重违反规定导致信息泄露或损失的行为，公司将追究相关
责任人的法律责任。
请各位员工严格遵守以上文件管理规定，共同维护公司信息安全
和工作秩序。
如有任何疑问或需要进一步解释，请及时与公司行政部
门联系。
谢谢合作！
此致
公司管理部门敬上。
公司内部文件管理规定(精选3篇)
公司内部文件管理规定（精选3篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司文件管理制度规定
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、高效流转，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于公司规章制度、会议纪要、合同、报告、通知、请示等。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文件内容的安全，防止泄露和丢失；2. 准确原则：确保文件内容的准确无误，符合公司实际情况；3. 高效原则：确保文件流转的效率，提高工作效率；4. 完整原则：确保文件管理的完整性，便于查阅和归档。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：1. 管理类：公司规章制度、内部管理制度、岗位职责等；2. 行业类：行业报告、行业标准、行业动态等；3. 业务类：合同、项目报告、市场分析报告等；4. 会议类：会议纪要、会议通知、会议记录等；5. 通讯类：通知、请示、报告、信函等。
第五条文件编号采用统一格式，包括类别编号、年份、序号，如：管2023-001。
第三章文件起草与审核第六条文件起草人应根据文件内容选择合适的部门或个人负责起草。
第七条文件起草人应确保文件内容准确、完整，并符合公司相关规定。
第八条文件起草完成后，需经相关部门或领导审核，审核通过后方可发布。
第四章文件分发与传递第九条文件分发应根据文件内容、涉及范围和重要性确定分发对象。
第十条文件分发方式包括：1. 电子邮件：适用于紧急、重要的文件；2. 纸质文件：适用于需要签字、盖章的文件；3. 会议：适用于需要集体讨论的文件。
第十一条文件传递应确保文件在规定时间内送达指定对象。
第五章文件归档与保管第十二条文件归档应按照类别、年份、序号进行分类，并建立档案目录。
第十三条文件保管应遵循以下要求：1. 文件存放地点应通风、干燥、防潮、防虫；2. 文件柜应上锁，钥匙由专人保管；3. 文件归档后，应定期进行清理、检查，确保文件完整、安全。
第六章文件查阅与借用第十四条文件查阅需填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。
公司对外文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司对外文件的管理，规范文件传递、收发、登记、归档等工作，提高工作效率，保障公司合法权益，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外文件的制作、传递、收发、登记、归档和使用等工作。
第三条公司对外文件管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：文件内容应符合国家法律法规、行业标准和公司规章制度；（二）保密原则：严格保护公司商业秘密和国家秘密；（三）准确原则：文件内容应真实、准确、完整；（四）及时原则：文件传递应迅速、高效；（五）节约原则：合理利用资源，降低文件管理成本。
第二章文件分类与编号第四条公司对外文件分为以下类别：（一）合同类：包括与公司业务相关的各类合同、协议、备忘录等；（二）通知类：包括公司对外发布的各类通知、通告、公告等；（三）报告类：包括公司对外提交的报告、报表、统计分析等；（四）函件类：包括公司对外发送的各类函件、请示、回复等；（五）其他类：包括不属于以上类别的其他对外文件。
第五条公司对外文件应按照以下编号规则进行编号：（一）合同类文件：年份+合同类别代码+序号；（二）通知类文件：年份+通知类别代码+序号；（三）报告类文件：年份+报告类别代码+序号；（四）函件类文件：年份+函件类别代码+序号；（五）其他类文件：年份+其他类别代码+序号。
第三章文件制作与审核第六条文件制作应遵循以下要求：（一）文件内容应真实、准确、完整；（二）文件格式应符合公司规定或行业标准；（三）文件语言应规范、简洁、准确；（四）文件封面应标明文件名称、编号、制作者、审核人、批准人等。
第七条文件制作完成后，应提交给相关部门或人员进行审核。
审核内容包括：（一）文件内容是否符合国家法律法规、行业标准和公司规章制度；（二）文件格式是否规范；（三）文件语言是否准确；（四）文件内容是否完整。
第四章文件传递与收发第八条文件传递应采取以下方式：（一）电子传递：通过电子邮件、即时通讯工具等电子方式传递；（二）纸质传递：通过邮局、快递、专人送达等方式传递。
公司文件管理制度（5篇）
公司文件管理制度第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。
由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。
企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。
第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
公司文件与档案管理规定
公司文件与档案管理规定一、文件管理规定公司文件管理是组织和协调文件的活动，确保文件的有效利用和妥善保管。
以下是公司文件管理的规定：1. 文件分类与编号所有公司文件根据内容和用途进行分类，并分配唯一的编号。
文件分类可以包括财务文件、人力资源文件、行政文件等。
编号可以采用年份+文件类型+序号的形式，例如2021-HR-001。
2. 文件备份与存储公司文件应定期进行备份，并存储在安全可靠的地方。
电子文件可以备份到服务器或云存储中，纸质文件应存放在防火、防潮的文件柜中。
3. 文件流转与审批文件在流转过程中应明确责任人，并按照工作流程进行审批。
相关部门经理或领导应审批同意文件的相关行动或决策。
4. 文件保密与权限控制对于涉及商业机密和个人隐私的文件，应采取严格的保密措施，并设立权限控制机制，确保只有授权人员可以访问相关文件。
5. 文件归档与销毁公司文件根据保管期限进行归档，并确保文件的可检索性。
过期或不再需要的文件应及时予以销毁，以防止信息泄露。
二、档案管理规定档案管理是对公司历史记录和重要文件的保存和利用，用于保留公司的历史和证明其业务活动。
以下是公司档案管理的规定：1. 档案分类与整理档案应按照一定的分类系统进行分类，并进行科学、系统的整理。
可根据档案的种类、时间、地点、主体等进行分类，方便档案的检索和利用。
2. 档案保管与存储档案应存放在专门的档案室中，设置防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。
重要档案应备份电子版，以保证档案的长期保存。
3. 档案检索与利用档案管理人员应建立档案检索系统，确保档案的快速准确检索。
公司员工在需要利用档案时，应提出申请，并取得相应的批准。
4. 档案保密与权限控制对于涉及商业机密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，并设立权限控制机制，确保只有授权人员可以访问相关档案。
5. 档案销毁与移交档案保管期满或不再需要的，应根据相关规定进行销毁。
公司合并、重组或解散时，档案应按照法定程序移交给接手单位或档案馆。
公司文件管理规定
公文管理制度第一条：为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例。
第二条：本条例适用于公司所属各部门。
第三条：公司行政部是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。
第四条：公文的种类（一）、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。
2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（二）、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。
（三）报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。
其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。
（四）、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。
（五）、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。
第五条：公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。
（一）、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。
如：公司××部关于××××的通知。
（二）、发文字号。
1、发文字号包括公司、年号、顺序号。
2、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。
如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节放假通知”。
3、公文一律加盖印章，并应注明签发人。
4、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。
5、公文应注明发送范围和印数。
上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。
轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。
上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。
公司文件管理规定
公司文件管理规定公司文件管理规定1. 文件分类和命名规范：- 所有文件应根据内容进行分类，例如人力资源、财务、行政等。
- 文件命名应简明清晰，包含文件主题、日期和版本号（如果适用）。
2. 文件存储和保管：- 所有文件应存储在指定的网络共享文件夹或云存储平台中。
- 文件夹和子文件夹应按照分类和日期进行组织，以便快速查找和访问。
- 重要文件应进行备份，以防止意外丢失或损坏。
3. 文件访问权限：- 不同部门和员工应根据工作职责和需要，分配不同的文件访问权限。
- 敏感信息应仅限于授权人员访问，以确保信息安全。
4. 文件检索和归档：- 文件应按照一定的时间周期进行归档，以减少存储空间的占用。
- 归档文件应标明归档日期和内容，并妥善存放在指定位置。
5. 文件保密和安全：- 所有员工应对公司文件保密，不得将机密文件外传或泄露给未经授权的人员。
- 电子文件应采取加密和密码保护措施，以防止非法访问和篡改。
6. 文件销毁：- 不再需要的文件应根据公司规定进行销毁。
- 纸质文件应通过安全的文件销毁方式进行处理，如碎纸机或专业文件销毁服务。
- 电子文件应通过安全的数据擦除或磁盘销毁工具进行处理。
7. 文件审查和更新：- 定期对公司文件进行审查，确保其及时更新和符合法律法规要求。
- 需要更新或废弃的文件应及时通知相关人员，并进行相应的操作。
8. 文件管理培训：- 公司应提供文件管理培训，确保员工了解文件管理规定和操作流程。
- 新员工应接受文件管理培训，并签署相关文件管理规定的知情同意书。
以上是公司文件管理规定的基本内容，所有员工应严格遵守，以确保公司文件的安全、可访问性和合规性。
公司公文管理规定范文3篇_规章制度_
公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。
下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。
公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。
3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。
3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。
3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。
3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。
公司文件管理制度(模板13篇)
公司文件管理制度（模板13篇）公司文件档案管理制度规范分公司档案资料的管理工作。
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。
必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。
对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
公司文件管理规定
公司文件管理规定公司文件管理规定文件是公司日常工作中必不可少的一部分，对于公司来说，有效的文件管理是保证工作顺利进行的关键。
为此，公司制定了以下文件管理规定：一、文件的归档与保管1. 公司采用数字化文件管理系统，所有文件都要进行电子化保存，确保文件的安全性和方便检索性。
2. 文件应按照文件类型、时效性等进行分类，给予不同级别的保管措施，确保信息的机密性和完整性。
3. 所有文件应具备明确的目录结构，方便文件检索和管理。
4. 对于重要的文件，应进行备份和多地存储，以防止因意外原因导致文件丢失。
二、文件的命名规范1. 文件的命名应简明扼要，准确反映文件的内容和属性，便于查找和识别。
2. 文件的命名不得使用含有敏感词汇和特殊符号的字符，以免引发不必要的纠纷和误解。
3. 文件的命名应统一规范，遵循公司的命名规定。
三、文件的流转与审批1. 对于需要流转和审批的文件，应填写相应的申请表或审批单，确保文件的流转及时且合规。
2. 文件的流转和审批应按照公司的相关规定和流程进行，不得擅自修改、删除或篡改文件内容。
3. 文件的流转和审批应尽量采用电子方式，以提高效率和便捷性。
四、文件的销毁与保密1. 对于过期、废弃或不再需要的文件，应按照公司的文件销毁规定进行处理，确保文件不被他人获取和利用。
2. 对于涉及公司商业机密或个人隐私的文件，应进行严格保密，不得泄露给他人或外部机构。
3. 对于需要销毁的文件，应选择安全可靠的销毁方式，如碎纸机或专业的文件破坏服务商。
五、文件管理的监督与考核1. 公司应设立文件管理部门或委派专人负责文件管理工作，定期对文件的归档、保管、流转等进行监督和检查。
2. 对于违反文件管理规定的行为，将依据公司的纪律处分规定进行相应处罚。
3. 文件管理工作将纳入公司考核体系，对文件管理成效进行评估和考核。
以上为公司的文件管理规定，希望全体员工能够严格遵守并认真执行，共同营造良好的文件管理环境，提高工作效率和保障公司信息的安全。
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关于公司文件管理规定档案管理制度一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。
各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)5、政府、项目批文、合同;6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);10、公司有效证照、证件、印章;11、具有法律效力及保存价值的文件;12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;15、其他有必要归档管理的资料。
包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到下述几点:(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示 (与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。
(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密二级。
档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。
公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元,500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元,1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
十一、附件:集团各分子公司各部门存档及备案范围关于管理部文件管理规定本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。
1、本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料。
2、责任部门及领导公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司总经理领导。
3、管理职能文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。
4、接收文件管理4.1凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收。
4.2接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，4.3文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。
4.4为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。
4.5收文处理程序4.5.1分类登记文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类要求为:中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。
登记后附上公司专用文件处理标签，完整填写有关内容(内容要求见专用标签)，交由公司办公室经理批转。
4.5.2批转由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理，签写批转意见后返回办公室。
4.5.3呈送主管领导由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。
4.5.4批示由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回办公室。
4.5.5登记批示内容由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。
4.5.6文件分类处理由办公室根据领导批示将文件分为三类:重要文件、一般文件、传阅文件，然后进行相应文件处理程序。
4.5.6.1重要文件处理程序重要文件进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制度》执行。
4.5.6.2一般文件处理程序4.5.6.2.1执行由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文件内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果返回办公室，并由办公室交总经理或主管副总经理。
4.5.6.2.2审查由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件要求及主管领导批示要求。
4.5.6.2.3存档由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。