公司文件管理规范

王88

目录

一、制定目的 (2)

二、适用范围 (2)

三、各部门职责 (2)

四、文件类型定义 (3)

五、文件格式及标准 (4)

5.1公文（包括公告和通知等） (4)

5.2红头文件 (5)

5.3质量体系文件 (6)

5.4管理性文件 (7)

5.5通用文件、表格文件 (8)

5.6合同性文件 (9)

六、文件管理 (11)

6.1文件记录编号、发放 (11)

6.2文件的归档 (11)

6.3外来文件接收与归档 (11)

七、其他规定 (11)

八、附文件模板 (11)

公司文件管理制度

一、制定目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制

度化，对公司文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的

工作流程和作业标准作出明确规定，便于文档的识别、追溯和控制，实

现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

二、适用范围

适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

三、各部门职责

3.1综合部负责公司公文、质量管理体系、管理制度、行政性文件、法

律法规文件、政府相关外来文件的收录、发布、归档等的管理，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

3.2采购部负责采购合同的归档、保管工作；销售部负责报价单及合

作客户相关资料的归档、保管工作；销售合同及其他行政类文件资料由综合部负责归档、保管；

3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责

文件的收录、发布、归档等的管理。

3.4综合部负责公司所有文件的统筹管理；

四、文件类型定义

4.1红头文件：针对公司党支部下发文件及其他特别需求的红头说明

文件：

4.2公文（企业通知、公告、通报、通告、决定、意见、请示、批复、

函等），其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时使用的文件。

公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；

4.3质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序

文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

4.4管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等。为

达到公司管理目标，明确制定的指导性文件，以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的。

4.5技术性文件：设计方案、研发文件、设计图纸、投标文件规范等。

（涉及文档类内容未清楚）

4.6通用文件、表格文件：是表达、解释工作结果和业务信息所运用

的数据传递形式，能够清晰简明地传递所需要表达的信息；

4.7保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息

的各类形式的公文、制度等文件，均属于保密文件；

4.8外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关

活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

五、文件格式及标准

5.1公文（包括公告和通知等）

5.1.1纸张要求: A4纸竖版页面边距上下2.5cm，左右2.5cm；

5.1.2页眉页脚页码要求：页眉靠左logo图片缩写，靠右边对齐，文件编号，

五号宋体；页脚页码无要求

5.1.3文件编号原则：

5.1.4主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中；

5.1.5正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符；

5.1.6段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；

5.1.7段落标题：

➢一级标题以汉字“一、”标注为加粗宋体四号字，加粗；

➢二级标题以汉字“1.”标注为宋体四号字，不加粗；

➢三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗；

5.1.8落款：四号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距靠右，含部门，日期；

5.2红头文件

5.2.1纸张要求: A4纸竖版页面边距上下2.5cm 左右2.5cm

5.2.2页眉页脚页码：无要求

5.2.3正文标头：公司名称，黑体，初号；文件编号，黑体小四字体；

5.2.4文件编号原则：

5.2.5正文标题：小一号宋体、首行缩进2个字符、1.5倍行距；

5.2.6正文内容：四号宋体、首行缩进2个字符；

5.2.7段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；

5.2.8段落标题：

➢一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；

➢二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；

➢三级标题以汉字“1.1.”标注为宋体小四号字，不加粗；

5.2.9落款：四号宋体、1.5倍行距靠右，行距固定值30磅，含部门，日期，

主题词，抄送等。

5.3质量体系文件

5.3.1纸张要求: A4纸竖版页面边距上下2.5cm 左右2.5cm。

5.3.2文件封面：插入封面

5.3.3文件目录：四号宋体、黑色

5.3.4页眉和页脚：

➢页眉格式：司标，靠左对齐，文件编号，宋体五号，靠右对齐。

➢页脚格式：“第 2 页/共 12页”,宋体五号, 靠右对齐；

5.3.5文件编号原则：

5.3.6主标题：一号宋体、加粗、字符间距固定值30磅，居中；

5.3.7正文内容：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符，加“颐影科技”水印；

5.3.8段落：行距固定值30磅，段前、段后0cm；

5.3.9段落标题：

➢一级标题以汉字“一、”标注为宋体小四号字，加粗；

➢二级标题以汉字“1.”标注为宋体小四号字，不加粗；