会议筹划管理

显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
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主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
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安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
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一杯香茶可赢得交易机会
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角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
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会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
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签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
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游戏：会议排座
4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
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委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。
谢谢大家 9/14/2020 3:24 PM9/14/2020 3:24
PM2020/9/142020/9/14
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
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会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20/9/1 42020/ 9/14Sep tember 14, 2020
•
9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。2020 /9/142 020/9/1 42020/ 9/1420 20/9/14
• 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。
9/14/2020 3:24:08 PM2020/9/1420.9.14
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印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
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•
Hale Waihona Puke Baidu
1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。2020 /9/142 020/9/1 4Monday, September 14, 2020
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2、阅读一切好书如同和过去最杰出的 人谈话 。2020 /9/142 020/9/1 42020/ 9/149/ 14/2020 3:24:08 PM
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安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
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做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
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小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
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会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 的实施
出席人 盖章 特别事项
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
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上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
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上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
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给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
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给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
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6、意志坚强的人能把世界放在手中像 泥块一 样任意 揉捏。 2020年 9月14 日星期 一2020/ 9/1420 20/9/14 2020/9 /14
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7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年9 月2020/ 9/1420 20/9/14 2020/9 /149/1 4/2020
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3、越是没有本领的就越加自命不凡。 2020/9 /14202 0/9/142 020/9/ 14Sep-2 014-Se p-20
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4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的 错儿。 2020/9 /14202 0/9/142 020/9/ 14Monday, September 14, 2020
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5、知人者智，自知者明。胜人者有力 ，自胜 者强。 2020/9 /14202 0/9/142 020/9/ 142020 /9/149/ 14/202 0
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
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点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
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会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
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会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
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会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档