会议组织与策划方案(PPT37页)

3 会场布置
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1、场地选择
根据5W2H明确会议的场地要求
城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境……
根据场地要求和预算列出备选方案
场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐
了解周边环境
如：客户距离，交通环境，娱乐条件
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课桌
课桌
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4、第三方沟通
对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 …
关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点
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充分合作
酒店能提供哪些免费服务？
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会议中可能出现的问题
原因 时间 地点
具体表现举例 会议时间过长，没有休息，会议疲劳。 场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心
参与者选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人
主持人
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑 ，无法达到会议意图。
参会者 参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断
通知的常见附件
会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式
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3、会场布置
场型的确认 资料的准备和确认
打印文件、PPT等
设备的准备和确认
投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…
其他物品的准备和确认
横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇
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几种常见的场型
A.鱼骨型
B．课桌式
□ C．U字形
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会议的准备和确认
XX会议 工作准备单
一、请确认准负备责人以：下教学酒用店品联系人： 时间： 负责人 地点：
会议组织与策划
问题：
1、我们平时主要组织哪些会议？ 2、我们组织会议的目的是什么？Baidu Nhomakorabea
会议中，谁最重要？
主持人
发言人
组织者
参与人
目标
从会议组织者的角度了解会议的基本流程 明确会议组织中的注意事项和基本原则 分享以往会议组织中的得与失
“为更好的组织会议做好准备！！”
Contents
1 会议的基本流程 2 会议组织的注意事项 3 会议组织的基本原则 4 突发事件预防与处理
到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌制作？ 场地布置
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5、进程控制
纪律： 设定违规的规则
时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间
午餐确认： 留位确认、时间确认
物品随检： 麦克、纸笔、茶水…
关于参会者反应 对内容、对环境（如空调冷热）
资料 资料数据不准确，内容不详细，资料不够用
会议主题 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明 确，致使会议毫无意义、宣告失败。
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3、会后总结跟进
① 安排参会者相互交流的场所和机会 ② 了解参会者的意见和建议（内容/组织） ③ 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中
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2、会议通知
通知的基本内容：5W2H 表明后勤的关联信息：
食宿安排、交通、后勤联系人
与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒
准备工作、日程等
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2、会议通知
通知的形式：
邮件 电话 短信 Outlook
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6、VIP安排
会议要求确认
鲜花 茶点
喜好确认
（如会议纪要、会议简报） ④ 根进会议决议的根进执行结果 ⑤ 反省会议组织中的收获与不足
-优点？问题？原因？改善？
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二、会议组织的注意事项
6 VIP安排
5 第三方沟通
1 场地选
择
2 会议通知
注意事项
4 进程控
制
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物
预防：不足、丢失、损坏
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2、会中执行
① 根据会议计划完成分配的职责； ② 了解会议需求及时提供方便； ③ 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处； ④ 认真记录会议内容，以备执行； ⑤ 相互协助、配合解决突发事件。
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一、会议的基本流程
会前
会中
会后
准备
执行
总结/跟进
1、会前准备
“有备无患！！”
会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安 排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。
无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
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确认会议的基本信息 “5W2H”
What
—— 会议主题
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制定会议计划
会议议程计划：
主题、主持人、地点、发言人、时间、嘉宾
会议准备计划：
事项、要求、负责人、完成时间
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提出预防措施
人
预防：迟到、缺席
财
预防：不足，丢失
讲师台1个 白板、白板笔（黑红蓝三色各2） 翻纸板、白板纸40张 无线麦克风2支 投影仪 A4白纸 30 张 资料30套 桌牌 茶歇
酒店 酒店 酒店 酒店 酒店 酒店 人名 人名 酒店
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会场准备
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When —— 会议时间
Where —— 会议地点
Who
—— 参会人员
Why
—— 会议目标
How-how to do —— 会议形式
how much —— 会议预算
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1、会前准备
① 确认会议的基本信息 ② 制定会议计划 ③ 会场布置 ④ 提出预防措施