提升企业档案服务能力的思考

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办公室业务2012・8
文/江西大唐国际新余发电有限责任公司总经理工作部彭玉萍
提升企业档案服务能力的思考
【摘要】企业档案是企业各项管理工作的基础。

如何去提升企业档案服务能力，笔者认为，档案工作者应围绕企业中心工作，把握企业发展脉搏，与时俱进，在扎实知识功底，创新思维方式，掌握现代技术，夯实档案基础上下功夫。

【关键词】企业档案；服务；能力
档案服务是档案工作的本质体现，档案服务能力是档案工作者的核心能力，是档案工作者面临的一项重要任务。

如何去提升企业档案服务能力，笔者认为，档案工作者应围绕企业中心工作，把握企业发展脉搏，与时俱进，在扎实知识功底，创新思维方式，掌握现代技术，夯实档案基础上下功夫。

一、扎实知识功底，强化服务能力
不同的企业中心工作有所侧重，火电企业不是产品单位，更注重的是企业安全生产、设备更新技术改造、环保建设、经济指标控制等方面工作，档案工作者应围绕企业中心工作开展服务活动。

第一，清楚认识企业生存和发展的新变化及企业对档案工作的新要求，及时捕捉企业信息，增强解决问题和处理问题的能力。

第二，应熟悉企业的生产过程，了解各设备名称及作用，熟知各部门职能及管理体制，一是可以全面系统地收集生产技术改造、设备检修、企业管理等方面档案，二是可以正确分类归档，划分保管期限，三是可以系统整理档案，不至于将一组有机联系的档案分割，便于以后档案的查找和利用。

如利用者想查找机组由200MW 扩容为220MW 后上级部门的批复，提供的检索信息是"扩容""220"，通过检索没有查询到所要档案，但这个文件确实存在，档案人员通过对生产过程的了解，以及掌握的技术知识，查询"铭牌"后检索成功。

可见，档案人员知识越全面，服务能力则越强。

二、创新思维方式，拓展服务能力
创新是个永恒的主题，创新是企业生存和发展的灵魂。

档案工作者首先应
具有创新思维，才可能有创新服务方式，
创新思维是一个人创新能力和综合素质的表现，要善于在实践中总结经验，摒弃不适应企业发展的旧的传统观念，打破旧的习惯思维的束缚，走出档案室，走进技术管理人员当中，了解他们在做什么、想什么、需要什么，倾听他们对档案工作的意见和建议，在实践中，他们会发现档案工作的不完善之处，这些有价值的意见和建议对于档案工作创新具有重要意义。

其次，要树立全新的档案工作理念，了解企业的生产经营状况、发展方向，变被动服务为主动服务。

如2012年1月1日起，国家实施新《火电厂大气污染物排放标准》，对脱硫规定和污染物排放更加严格，企业要生存和发展，就必须高度重视环保工作，污染物排放必须达到国家标准，这也是企业的中心工作，档案人员应围绕这个中心，全力以赴收集整理好脱硫、烟气在线、生产运行情况等相关环保资料，为机组顺利通过有效性审核提供依据性材料。

三、掌握现代技术，增强服务能力
现代技术的发展推动了社会不断进
步，现代技术已渗透社会各领域。

近几年来,我国计算机网络技术发展迅速,运用计算机进行档案自动化管理要求更高，目前，缺乏一支既熟悉档案知识,又精通计算机业务的专业队伍。

在档案部门，懂档案专业知识的人多,而懂得计算机专业知识的人员缺很少；而懂得计算机专业知识的人员又很少懂得档案业务知识。

如档案管理软件系统的开发运用，为档案工作的发展带来机遇，而档案管理软件开发人员对档案专业知识匮乏，开发出的软件系统会有很多缺陷，不能完全满足档案工作的需要；而档案人员因不懂计算机技术、网络技术、信息技术等现代技术知识，不能很好运用档案管理软件来管理档案，有些甚至将档案管理软件搁置一边，继续采用传统的手工操作，这样即不利于档案工作的发展，也不利于档案的利用，就更谈不上服务企业，也给自己的工作增添困难。

现代化
的档案管理呼吁既懂档案管理,又掌握现代技术的复合型人才。

一是企业要重视对档案人员的培养，定期进行培训和在职教育，激励他们岗位成才，掌握现代科学技术，增强服务能力；二是档案专业人员要注重自身素质的提高，不但要学好档案专业知识，还应掌握计算机、办公自动化、信息网络技术等技能，要学以致用，不断创新技术手段，推进档案现代化建设，增强服务能力。

四、夯实档案基础，提升服务能力
丰富的室藏档案，是档案服务的物质基础，没有档案拿什么去服务，因此，档案的收集整理至关重要。

非文件性材料，如工作总结、合同协议、招投标文件，职工名册、工资年报，检修工作总结、设备异动报告等，一般分散在生产技术和管理人员手中，收集起来较困难，往往在人员岗位变动或调动时，资料容易丢失，造成工作被动局面。

要扭转这种被动局面，就要创新工作方法，增强责任感和服务意识。

做到档案收集齐全完整，不断拓展新领域、丰富新内容，保证档案质量。

一是建立健全制度，用制度规范行为。

二要大力宣传档案法律法规，让档案意识深入人心。

三是档案服务要贯穿始终，不只是提供档案利用。

四是收集手段要多样化，从服务对象角度考虑问题。

如在收集设备开箱资料时，资料只有一套，技术人员需要掌握设备性能、操作规范等，希望资料留在自己手中用起来方便；而档案人员按归档要求，需要收集归档，放档案室统一保存，矛盾如何解决？档案人员则立即复印一份资料给技术人员，原件放档案室保存，这样即不影响生产，资料又得以收集。

其他资料收集也是这样，可以让技术人员手中的资料原件归档，复制一份给他们备查。

参考文献：
[1]王巍，服务与创新引导企业档案工作不断向前发展，办公室业务，2011（10）.[2]王宏，浅谈企业档案管理的发展趋势，办公室业务，2011（S1）.。