P02文件控制程序(第二版)

文件控制程序

Q/ZYLJ/QMS-P02-2002

1 目的

为确保所有质量活动场所得到和使用文件的有效版本，对文件进行有效控制，防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于公司质量体系运行中所有与质量活动有关的文件管理。其他文件的控制也可以参照本程序执行。

3 术语

文件：本程序是指对工程（产品）质量和质量管理体系产生影响的信息及其承载媒体。媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。

受控：指从文件的编制（识别）、审批（发布）、发放、使用、标识、定期评审、修改、作废、销毁各环节都处于控制状态下。

4 相关文件

· Q/ZYLJ/QMS-P03-2002 质量记录控制程序

· Q/ZYLJ/QMS-P13-2002 顾客财产控制程序

5 支持性文件

· Q/ZYLJ-G03.01-2002 现场施工技术管理规定

· Q/ZYLJ-G03.02-2002 技术交底管理规定

· Q/ZYLJ-G03.03-2002 工艺文件执行监控办法

· Q/ZYLJ-G03.04-2002 关键、特殊工序界定与监控办法

· Q/ZYLJ-G03.05-2002 技术标准管理办法

· Q/ZYLJ-G01.01-2002 企业标准管理规定

· Q/LGS-G005-2000 企业技术标准体系表

· Q/ZYLJ-G03.06-2002 施工组织设计编制指南

· G06.WI06.01公司档案管理标准（第二版）

· Q/ZYLJ-G25.01-2002 公司文件编号办法（暂行）

· [2001]油六司办字第09号《公司商业秘密保护管理规定》

·中油六建办字[2002]10号《公文处理办法》

6 职责

6.1 公司办公室为文件控制的主责部门，负责制定公司文件控制程序，对文件进行总监控和检查，公司所属各单位、部门配合。同时负责对公司公文处理工作的统一管理。

6.2 技术监督部负责质量手册和程序文件的控制。

6.3 技术发展部负责技术标准和工艺文件（含外来工艺文件）的控制和归口管理。

6.4 与质量有关的法律法规由技术监督部负责跟踪、收集、识别，各部门负责本专业系统的法律法规的跟踪、收集、识别，并报技术监督部。

6.5 公司其它部门负责本部门业务（专业）文件（包括外来文件）的控制和管理。

6.6 公司档案室负责指导文件归档工作和归档文件的管理。

6.7 分公司综合办、项目部文控行管部负责本单位使用的文件的统一管理，各科室配合。

7 工作程序

7.1 文件控制流程图（见附图）

7.2 文件的分类

7.2.1 按质量体系文件层次分为：

a）质量手册（包括质量方针、目标）；

b) 程序文件；

b）支持性文件：企业标准、工艺文件、管理制度、质量记录等内部文件以及国家和行业标准规范，法律、法规，上级下发的与质量有关的管理性文件，设计技术文件，顾客图样等外来文件。

7.3 文件的编号

按照Q/ZYLS-G25.01-2002《公司文件编号办法》(暂行)规定进行编号。

7.4 文件的编制、审批和发布

7.4.1 质量手册和程序文件由技术监督部组织编写，质量手册由管理者代表审核，公司经理批准发布。单个程序文件由各部门负责人审核，公司主管领导批准，整个质量体系程序文件由公司经理批准发布。

7.4.2 支持性文件，由负责该业务的部门组织编制，部门负责人审核，公司各主管领导批准发布。若文件内容涉及其他部门职权范围，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见会签后方可行文；不能取得一致意见时，应列明各方理据，提出建设性意见，报请公司领导协调或裁定。

7.4.3 企业标准的编写、审批、发布按《企业标准管理规定》（Q/ZYLJ-G01.01-2002）执行。

7.4.4 工艺文件等技术文件的编写、审批、发布按《施工技术管理规定汇编》（Q/ZYLJ-G03.01～05-2002）执行。

7.4.5 公司红头文件由主办部门组织编写、复核、会签，经办公室审核后交公司主管领导批准发布

7.4.6 内部文件的编制，若涉及到需业主及监理单位审批时，应办理业主及监理单位的审批手续。

7.5 文件的发放、使用

7.5.1 公司对文件的发放范围严格控制，原则上文件只发到依据此文件进行工作或管

理的部门或人员。

7.5.2 公司内部使用的体系文件都属受控文件，公司内部文件由拟定文件的部门负责确定文件是否受控。公司提供给供方、顾客和主管部门等用于宣传的文件属非受控文件。分发号为文件受控的标志之一，非受控文件不给发分号。文件分发号采用三位阿拉伯数字“000、001、002”依次排列，分发号为“000”的及文件的原稿和审批手续保存在主办部门，其中以公司名义的红头文件由公司办公室统一发放，原稿及审批手续交公司办公室保存、归档。

7.5.3 各部门负责本部门主办文件的发放。分公司综合办、项目部文控行管部负责统一接收、发放本单位的文件。分公司、项目部接收到公司机关下发的受控文件，按原分发号发放，接收到的其他外来文件，应自行拟定分发号进行分发登记。

7.5.4 各单位（部门）领用文件后，填制“收文登记表”。如需继续往下发放的，做好发放登记。

7.5.5 外埠单位收发文件可以采取邮寄等方式，文件收发双方可通过电话、传真、电子邮件等形式反馈文件收发情况。文件发放单位（部门）应做好记录。

7.5.6 任何人不得擅自复印受控文件，如需复印的，公司文件需经主办部门负责人批准，重要的需经公司主管领导批准；分公司、项目部文件需经本单位主管领导批准。复印件的发放参照7.5.3、7.5.4、7.5.5条款办理。

7.5.7 关系到直接影响产品质量的一些重要文件如作业指导书、图纸、设计变更单、材料代用单等不能代领。文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，保持文件标识的清晰，防止污损、遗失；文件可以以纸张、软盘、光盘、磁带等形式保管和使用，有备份要求的应做好备份。

7.5.8 文件因破损严重而影响使用时，使用者应向原发文单位（部门）办理文件更换手续，交出破损文件，换发新的文件，换发的文件允许使用原文件的分发号。

7.5.9 为规范文件的保存和管理，每个部门、每个单位应将本部门、本单位使用的质量体系文件登记在《受控文件清单》中；持有质量体系文件的个人也应将持有的质量体系文件登记在《受控文件清单》中。

7.6 文件的评审与修改

7.6.1 当发生如下情况时，文件的编制部门（或主办部门）应对实施中的文件进行评审，以确定文件是否适用、过期，是否需要修改，并保存好文件评审的记录：

a）文件在使用过程中有不适用的地方；

b）与质量管理体系有关的国家及地方政府或行业法律法规、标准规范发生变化时； c）组织机构（包括主要人员变动）、业务范围和工作方式发生重大变更时。

7.6.2 文件修改的注意事项

a）必须满足法律、法规及ISO9001：2000标准要求；

b）修改后的文件应与公司其他现行文件不发生矛盾。