采购管理制度与操作流程

采购管理制度及操作流程

一、制定目的及范围

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。

本制度涉及的采购类别包括：项目采购（材料采购、工程采购）、年度采购、零星采购、应急采购。

本制度涉及的采购物品包括：单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。

本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场

部、办公室、财务部。

二、采购原则

1、采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办

人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合

考虑质量、价格因素，择优选取。

3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均

应开具发票。

4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。

5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一

人。

三、采购流程

1一般采购流程

1.1 采购申请

1.1.1 采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以

免重复采购。

1.1.2 采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需

求日期及注意事项填写“申购单”。其中工程项目采购应提交工程预

算，按采购原则进行采购。

1.1.3 紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，

以便各部门加快流转，及时处理。

1.1.4 若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。

1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由

申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，

由申购人填写“采购物资流转单”。

1.3 询价

1.3.1 各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及

价格，财务部提供历史价格加以比对。

1.3.2 采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、

是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提

供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。同时，采购人应在“采购物资流转单”上注明所采购

物资的商品名称、规格、型号等基本信息。

1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行

核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。

1.5审批：采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各

级负责人审批后，方能进行采购。

1.6采购实施与验收入库

1.6.1“采购物资流转单”经各级负责人审批签字且经财务部备

案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。

1.6.2 采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并

以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖

合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。

1.6.3 所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，

按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需

立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解

除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及

时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，

应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。

1.6.4 所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后 1

个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任

由采购人承担。

1.6.5 采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责

人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。

1.6.6 采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资

采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。

2特殊采购流程

2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门

应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单”交至办公室，由

办公室在月底统一购买。

2.2零星采购

零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少

配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的

特点。

2.2.1 各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征

求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持“必需、质量、价格”的

原则进行采购。

2.2.2 采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有

品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原

则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，应要求开

具收款收据。

2.2.3 零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购

后，应填写“物资采购流转单”，按照一般采购程序完成流转后，将

“物资采购流转单”、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，

财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。

2.2.4 零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物

资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。

2.2.5 因场地调查、施工等工程需要而进行的零星采购，应在完

成采购后纳入工程预算。因其他原因发生的零星采购，需要入库的，

应在采购完成后补办入库手续，由仓库管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。

2.3应急采购

应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。应急采购由公司应急处置小组进行。

2.3.1 在接到应急处置任务后，应急处置小组负责人发现需要紧

急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向上一级负责人汇报，得到上一级负责人同意后方可进行采购。

2.3.2 应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，

兼顾价格和质量。

2.3.3 应急采购结束后，应急处置小组负责人应编制应补填“采

购物资流转单”，按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库

手续，取得入库单。若应急采购无法开具发票或收款收据的，应急处

置小组负责人应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，

报上一级负责人审批、签字。

2.3.4 应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付。采购完成后，

应在日内将“采购物资流转单”、入库单、发票、收款收据（说明）