进货管理的三大流程

进货管理的三大流程

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∙作者：佚名文章来源：医药经济报点击数：342 更新时间：2008-5-19 ∙

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连锁药店的进货管理是一个很具流程化特点的工作，如果合理安排、规范作业，可以很好地促进连锁门店的销售业绩；反之，则会吞没一些好不容易才赚来的利润。一般来说，连锁药店的进货工作可划分为三大作业管理流程：进货管理、存货管理和滞销产品管理。笔者下面结合自己的工作实际，根据连锁药店的商品流动程序，主要针对进货管理谈谈看法。

根据实际进货的工作流程，连锁药店的进货工作可以分为补货、进货、退换货三大作业管理流程。

补货作业流程

补货作业是指门店依据商品的具体销售走势，在出现或即将出现商品脱销现象时制定的补货计划，也可以叫添货活动。补货作业的步骤一般有：存货检查、填写补货单、传真或通过自动订货系统向公司提出申请。

存货检查连锁药店店长应随时注意检查货柜及仓库里的存货，若有品种出现低于安全存量、脱货或遇到门店搞促销活动而使商品供不应求时，都必须考虑适量补货。同时，在进行存货检查时，还可顺便检查该商品的库存量是否过多，这样就可以早作应对处理。

适时补货连锁药店各门店的补货必须注意时效性，因为门店在营业时间不可能随时进行补货，而且分公司或办事处也不可能随时接受补货单而随时发货，一般都有固定的补货时间。如果过了某一补货时间就视为逾期，要次日才能安排补货。所以，门店店长要尽量避免因为补货流程操作失误而造成缺货，影响正常销售。

适量补货确定适当的补货量也是一个比较复杂的过程，要求门店相关人员必须考虑到以下因素：产品每日的销售量；补货申请至送达门店的前置时间；商品的最低安全存量；商品的规定补货单位等。在实际操作过程中，门店店长还要根据自己的经验和实际情况预测补货量。

进货作业流程

进货作业是连锁药店依照各门店的“补货单”由公司总部、分公司或办事处的配送中心将商品送达并且验收完成的过程。

通常，进货作业流程应注意以下事项：进货要严格遵守各分公司或办事处所规定的进货程序；各个门店应先办理退货手续，再办理进货手续，以免让需退换的商品占用门店的仓位；验收后有些商品可根据需要直接上柜，有些商品则应先存入内仓登记后再上柜；进货验收主要核对产品品名、数量、规格，要与“补货单”一致，拒收不符合要求的商品；还要注意有否赠品搭配，有的话要一并查收。

退换货作业流程

退换货作业可跟公司总部、分公司或办事处配送中心的进货作业流程相配合，利用进货回程顺便将退货带回。退换货的原因一般有：质量问题、订错货、送错货、顾客明显反感的产品或明显的滞销品等。在办理退换货作业时，要注意两点：一是退换商品要清点整理、妥善保存，一般应整齐摆放在商品存放区的一个指定地点；二是填写退换货单，注明数量、品名及退货原因。

1、从开始的挑选有资质的供应商，并且需确保品质达到要求。

2、降低采购的成本。

3、订单的追踪，以确保物料及时的到达公司，减少停工待料的现象。

4、缩短供货周期、降低库存。

5、对供应商考核。

说得再简单点：采购主要需做到“恰质、恰量、恰时”。

恰质：指的是恰当的质量，盲目的追求高品质只会提高成本。

恰量：指的是恰当的数量。在不影响生产的前提下，尽可能的减少库存。

恰时：指的是最恰当的到货时期，以提高物料的周转率。

采购员除了需对业务熟悉以外，还必须要具备很高的责任心，处处为公司着想,这样才算得上是一名合格的采购员。责任心是做好工作的前提！

进货的组织

“正确、及时、经济”，在满足商品可供率的同时力争把库存压缩到最低量是进货的基本要求。可分解为：

进货的计划性即从总体角度把握合适的量和结构。进货应顾及商家的容量限制，在计划控制下选择适合的商品结构、寻求合理经济的订货量，从而确立合适的库存总量和富有活力的商品构成。

品种的适销性 即以需定进，无论是新品还是补订的在销品都应有产出，要符合目标市场的需

要。通过市场凋研、销售预测(季节指数预测方法)了解市场，估算需求量，可增进商品的适销对路。

采购的及时性图书市场变化莫测，时不我待，图书进货必须注重时效，才能抢占先机、减少缺货损失。

操作的效率化即手段的先进性。经营品种达几十万种的大型书城，图书进货工作极度庞杂。如果不借助先进的技术手段，增强市场智能化分析和简化订货操作，容易挂一漏万，降低效率，同时使业务员淹没在机械化劳动中，束缚其市场开拓能力的发挥。

成本意识现代商品的价格因折扣、补助、付款方式、运输方式不同而可变性增强，采购成本的波动较大。进贷时要有成本意识，要综合衡量采购定货成本(折扣为主)和运输、储存等物流成本的关系，找到最佳收益点。

新品的进货组织

发现需求→描述需求(品质、数量、时间)→分析采购条件(供应商、价格等)→拟订并发出订单→订单跟踪或催货→接收验货→结帐→评估是进货的主要步骤。但买方市场形势下，书商与出版商为加快对目标市场的响应速度，推出了“主发”进货形式，由出版商根据合同约定自主向书商发货，大大提高了到货尤其是新品引进的时效。

新品是书店参与市场竞争、吸引读者的关键部分。“新、快、准”是进货准则，“新”是内容、“快”是速度、“准”是产出，三个字揭示了新品进货组织的两个着眼点。

以快取胜采取主发为主，自订为辅的方式可加快新品引进的速度，增强竞争能力。主发依供应商业绩给予不同比例，实力雄厚、品牌效益显著的大社名社比例可达100％，尽量要求主发书为该供应商在本地区的首发。但主发并不能取代业务人员在新品引进中的主动作用，采购员必须注意收集信息、捕捉市场热点，对市场成长性进行预测分析，以及时发现引进适销甚至畅销新品，减少时滞。

优胜劣汰去年1-10月某店退货新品有1487种，其中退货数量占收货数一半以上的467种，占31．41％，有十余个新品零销量，退货率100％。从中可看出，新品引进要经筛选，不仅内容要新更要符合本地市场需要，有产出。

采取主发的方式，原则上只确保新书第一时间到货。为控制主发新品的质量，可由书店根据本地市场特点、各供应商销售业绩及特色向供应商提供一份新书主发数量需求表。表中详列新书主发情形和相应数量，由供应商结合图书特点按要求发货，特殊品种另行联系。主发新书销售小于约定比例退货由对方负责，业务员对所管类别的新书主发质量有监督和调整的职责。考核供应商和业务员时要将供应商的执行情况纳入指标体系，以达到事前、事后督促供应商和业务员重视主发质量的目的。

新品在试销期中要密切监控，销售前景好的及时补订，试销期满依销售数量和进销比归入相应等级。销售不好的新品应分析原因，如果是书本身质量不高或已过时则清退，若是其他原因则加以改善，挖掘其潜力。