行政管理制度通用版

办公设备管理制度《xxxx公司办公设备管理制度》

第一章总则

第一条本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。

第二条本制度所指的“办公设备”包括：公司内部电话、电脑、打印机、传真机、照相机、投影仪等所有办公设备。

第三条公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。

第二章办公设备的采购

第四条办公设备采购管理职责

（1）公司行政部负责统一采购计划的制订和实施。

（2）公司财务部负责审核采购费用。

（3）公司总经理负责审批采购计划，采购合同以及采购费用。

第五条办公设备采购审批程序。

（1）根据本部门实际情况，设备需求部门填写《办公设备请购单》提交行政部。

（2）行政部每季度对申购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公司现有设备的使用情况制订采购计划，填写《办公设备采购审批表》，经行政部经理审核后提交财务部审核，最后报请总经理批准。

（3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。

第六条办公设备采购程序。

（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。

（2）采购经办人应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供应商进行议价。

（3）经办人填写《办公设备询议价情况报告表》，经行政部经理审核后，提交总经理审批。

（4）根据审批意见，经办人实施采购，必要时应与供应商签订《采购合同》。

第七条办公设备的验收入库工作程序。

（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需求部门应给与协助支持。

（2）检验人员在《办公设备验收单》上确认签字后，设备方可登记入库。

第八条设备采购费用付款程序。

（1）采取预付款方式时，经办人员需凭《办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》，填写《借款单》，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续。

（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭办公设备询议价情况报告表》或《采购合同》、《办公设备验收单》及购货发票，办理财务报销手续。

第九条设备采购管理办法。

（1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。

（2）公司主要设备的采购应有3-5家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。

（3）所采购设备单价超过3万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。

（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。

（5）行政部与供货商签订购买合同时，须对售后做出明确约定。设备验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。

（6）供货商提供报价的设备规格与《办公设备采购审批表》中所列的设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购买。

（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。

（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应及时通知需求部门，并积极与其协商处理。

（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。

第三章办公设备的使用及维修

第十条办公设备的使用与保养。

（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。

（2）使用设备前应认真阅读说明书，操作必须严格按照操作规范进行。

（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。

（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查

养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。

（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。

第十一条办公设备的维修。

（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修。因私自处理导致设备损毁的，由责任人承担相应的损失。

（2）行政部应对设备的维修情况作详细的记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。，并建立维修档案。

（3）行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各部门在使用设备过程中加以防范。

第十二条办公设备使用监督。

（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。

（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。

（3）行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。

第十三条办公设备的报废认定及处理。

（1）办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时，行政部应提交《办公用品报废清单》，由公司总经理签字审批。

（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账，同时，财务部负责对已报废的办公用品进行销账。

第四章办公设备的分类管理

第十四条电脑的使用管理

（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备以及各类应用软件。

（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台电脑实时操作、设置等管理。

（3）公司电脑使用实施“专人专管”的原则，即由每台电脑的使用者负责电脑日常操作及保养，使电脑及其附属设施始终处于整洁、良好的状态。

（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人不得擅自使用他人的电脑。

（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。

（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软件检查的U盘、移动硬盘、软件等，以防止病毒侵入。

（7）电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件，如黑客程序、网络代理服务器等。一经发现，网络管理员有权立即删除。

（8）严禁使用公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。

（9）行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。

（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。

（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。

第十五条电话的使用管理

（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自调换电话号码或私自拉线串号。