制度和档案的建立与管理

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消防维保制度和档案的建立与管理方案

消防维保制度和档案的建立与管理方案一、概述消防维保制度的建立和档案的管理对于保障消防安全至关重要。

本方案以消防维保制度的建立和档案的管理为主题，旨在明确相关流程和责任，确保消防设备的正常运行和维护，并确保档案的准确、完整、安全的保存。

二、消防维保制度建立1. 编制制度文件制定适用于本单位的消防维保制度，并交由相关部门负责人审核和签发。

制度文件应包括：制度制定目的、适用范围、相关责任人、制度执行流程、维保要求等内容。

2. 职责明确明确各级责任部门与人员的职责，确保每个环节得到有效的执行。

各级责任部门应负责设备的巡检、维修、保养和消防培训等工作。

3. 培训与考核对从事消防维保工作的人员进行培训，提高其相关知识和操作能力。

考核消防维保人员的工作情况，对不达标的人员进行奖惩和培训。

三、消防档案管理1. 消防设备档案建立对消防设备进行档案建立，建立档案包括但不限于以下内容：设备名称、型号、厂家、使用地点、检修记录、维保合同、维修记录等。

档案应按照设备的分类进行归档，确保档案的完整性和可查阅性。

2. 档案保存与保密建立定期备份和存档的制度，确保档案安全。

档案应保存在安全、密封、防火的地点。

有关档案的查阅和管理仅限相关人员，保证档案的保密性。

3. 档案的更新和追溯及时更新和记录消防设备的维护和维修信息，确保档案信息的准确性。

定期追溯档案的内容，对不合格或过期的设备进行更新和维修。

四、消防维保记录管理1. 消防维保记录的建立建立消防维保记录表格，记录每次巡检、维护和保养的情况。

记录表格应包括记录日期、巡检内容、异常情况、处理措施和结果等信息。

2. 管理与验收对消防维保记录进行归档管理，并定期进行验收。

验收包括查看记录内容的准确性和完整性，并对异常情况的处理结果进行复核。

五、应急预案与演习1. 建立应急预案制定消防应急预案，明确各级责任部门的职责和应急处理流程。

预案中应包括应急联系人、应急设备、逃生通道、疏散路线等内容。

档案管理制度建立与管理

档案管理制度建立与管理一、档案管理制度的建立1.制定目标：明确档案管理的目标和任务，例如确保档案的完整、准确和及时，方便日常查询和利用等，这样有助于制定出相应的制度和规定。

2.形成工作团队：建立由档案管理员和相关部门负责人组成的工作团队，确保档案管理制度的内容全面、科学、合理。

3.调研和分析：通过调研了解现有档案管理情况，分析存在的问题和需求，为制定档案管理制度提供数据支持。

4.制定档案管理制度：结合调研和分析结果，制定档案管理制度，包括档案的分类、编号、归档程序、借阅审核流程、档案销毁等规定。

5.内部宣传和培训：向全体员工宣传和培训档案管理制度，确保每个员工清楚了解制度的内容和执行要求。

二、档案管理制度的管理1.日常监管：建立专门的档案管理机构，由专人负责日常档案管理工作，对档案管理制度的执行情况进行监督和检查，确保全体员工按制度要求进行操作。

2.配备相应设施和设备：确保档案管理工作所需的设施和设备齐全、完善，包括存储柜、防火系统、电脑等，并定期进行维护和保养。

3.文件流转控制：建立档案流转登记制度，确保档案的流转过程有记录可查，并设立相关审批程序，防止档案丢失或损坏。

4.审核档案利用：制定明确的档案借阅和利用规定，包括借阅申请、审批流程、使用时限等，确保档案的合法利用和安全归还。

5.定期检查和整理：定期对存放档案进行检查和整理，发现问题及时处理。

同时，定期备份电子档案，以防止因意外或故障导致的数据丢失。

6.档案销毁程序：设立档案销毁程序，包括销毁申请、销毁审批流程和销毁记录，确保档案的合规销毁，对于已经达到保存期限的档案，及时进行销毁处理。

7.档案培训和学习：定期组织档案管理人员进行培训和学习，提升其档案管理水平和专业知识，以适应不断变化的管理需求和技术要求。

最后，档案管理制度的建立与管理需要根据实际情况进行灵活调整和完善，保持与组织运行的一致性和有效性。

档案管理制度的建立

一、引言档案是记录历史、传承文化、服务社会的重要载体。

在我国，档案管理工作是国家和社会发展的重要基础。

为了加强档案管理，提高档案工作的科学化、规范化、制度化水平，本文将就档案管理制度的建立进行探讨。

二、档案管理制度的内涵档案管理制度是指在一定时期内，国家机关、企事业单位和社会团体为了确保档案的安全、完整、准确、高效，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面所制定的一系列规章制度。

档案管理制度包括以下几个方面：1. 档案收集制度：明确档案收集的范围、内容、方式、时间等要求。

2. 档案整理制度：规范档案的编号、分类、装订、归档等程序。

3. 档案保管制度：确保档案的安全、完整、准确，防止档案损毁、丢失、泄露。

4. 档案利用制度：明确档案的查阅、复制、借阅等规定，保障档案的合理利用。

5. 档案鉴定制度：对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限。

6. 档案销毁制度：对丧失保存价值的档案进行销毁，确保档案的清洁。

三、档案管理制度建立的原则1. 完整性原则：档案管理制度应涵盖档案工作的各个方面，确保档案的全面、系统管理。

2. 合法性原则：档案管理制度应符合国家法律法规，尊重档案的合法权益。

3. 科学性原则：档案管理制度应遵循档案工作的客观规律，提高档案管理的效率。

4. 可操作性原则：档案管理制度应具体、明确、易于操作，便于执行。

5. 适应性原则：档案管理制度应适应档案工作的发展，具有一定的前瞻性和灵活性。

四、档案管理制度建立的具体措施1. 制定档案管理制度：根据档案工作的实际情况，制定档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面的具体制度。

2. 完善档案管理制度体系：建立健全档案管理制度的层次结构，形成上下衔接、相互配套的制度体系。

3. 加强档案管理制度的宣传和培训：通过多种渠道宣传档案管理制度，提高档案工作人员的法制观念和业务素质。

4. 强化档案管理制度的执行：加大对档案管理制度的监督力度，确保制度的有效实施。

档案管理制度建立与管理

档案管理制度建立与管理一、引言随着信息化时代的到来，大量的档案信息已经从传统纸质文件转化为电子数据，档案管理的工作也迎来了新的挑战和机遇。

良好的档案管理制度能够有效地保护和利用档案信息资源，保障国家和社会的长期利益。

本文将从档案管理制度的建立和管理两个方面展开讨论，探讨档案管理制度建立与管理的重要性、原则及流程，以及档案管理制度的实施和监督等问题。

二、档案管理制度建立的重要性1. 保障权益：档案管理制度建立的首要目的就是保护档案信息资源，确保档案的真实性、完整性和可靠性。

只有建立健全的档案管理制度，才能确保档案信息资源不受破坏或篡改，保障权益的合法性。

2. 提高效率：档案管理制度建立能够帮助机构和企业建立更加完善的档案管理体系，提高档案管理的效率和效益。

通过规范的管理流程和操作规定，能够提高档案信息的查找、存储、传输和利用的效率。

3. 降低风险：缺乏健全的档案管理制度容易导致档案信息泄露、丢失、损坏等情况，增加了机构和企业的风险。

因此，建立完善的档案管理制度可以降低档案管理风险，保障档案信息的安全性和可靠性。

4. 促进信息共享：档案管理制度的建立能够促进档案信息的共享和交流，为组织内部的决策提供依据和支持，也有利于与外部相关部门和公众之间的信息交流和协作。

三、档案管理制度建立与管理的原则1. 法律依据：档案管理制度的建立和管理应该依据相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。

2. 制度完整：档案管理制度应该是完整的，包括档案采集、整理、存储、传输、利用和销毁等全过程。

3. 协调性：档案管理制度与其他管理制度应该相互协调，确保档案信息资源的利用效率和信息的流通畅通。

4. 公开透明：档案管理制度的建立应该公开透明，便于内外部人员了解和掌握相应的档案管理规定和流程。

5. 持续改进：档案管理制度应该是持续改进的，能够根据实际情况和发展需要不断完善和调整。

四、档案管理制度建立的流程1. 制定档案管理制度的必要性调研：首先机构和企业需要进行档案管理制度的需求分析，了解当前档案管理的现状和存在的问题，为制定档案管理制度提供依据和方向。

公司档案建立与管理制度

公司档案建立与管理制度在现代企业管理中，档案不再仅仅是纸质文件的堆砌，而是包括了电子文档、图像、邮件等多种格式的信息载体。

因此，制定一套全面的档案建立与管理制度显得尤为重要。

该制度应当包含以下几个关键部分：一、档案分类与编码系统建立一个清晰的档案分类系统至关重要。

这需要根据公司的业务特点和管理需求，将档案分为财务、人事、法律合同、项目管理等几大类，并在每类下设立子类别。

为了方便检索，每个类别和子类别都应有统一的编码规则。

二、档案收集与归档程序档案的收集应覆盖从创建到废弃的整个生命周期。

所有新产生的文档必须按照既定流程进行分类、编号和归档。

对于重要文件，还需制定备份策略，以防数据丢失或损坏。

三、档案存储与保密措施考虑到信息安全和保密要求，公司需对不同等级的档案采取不同的存储和保密措施。

这包括但不限于物理安全如锁定的文件柜，以及电子安全如密码保护和防火墙。

四、档案访问与使用规定档案的使用应严格遵循权限管理原则。

只有授权的员工才能访问特定的档案，且其行为应被记录以供审计之用。

五、档案维护与更新周期定期对档案进行检查和维护，确保所有信息的时效性和准确性。

过期或无用的档案应按照规定的程序进行销毁或转移。

六、档案灾难恢复计划针对可能出现的自然灾害、火灾或其他意外情况，公司需制定详细的档案灾难恢复计划，以最小化潜在损失。

七、员工培训与责任为确保档案管理制度的有效执行，所有员工都应接受相应的培训，了解档案管理的重要性及其具体操作流程。

同时，明确每位员工的档案管理责任，确保个人对其处理的文档负责。

建立建全档案管理制度

一、引言档案是记录和反映国家机关、企事业单位和社会组织活动的重要载体，是历史见证和社会记忆的重要组成部分。

建立健全档案管理制度，对于保障档案的完整、准确、安全和有效利用具有重要意义。

本文旨在探讨如何建立和完善档案管理制度，以提升档案管理工作的规范化、科学化和现代化水平。

二、档案管理制度概述1. 档案管理制度定义档案管理制度是指国家机关、企事业单位和社会组织为规范档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，而制定的一系列规定和措施。

2. 档案管理制度内容（1）档案收集制度：明确档案收集的范围、标准、渠道和程序，确保档案收集的全面性和准确性。

（2）档案整理制度：规定档案的分类、编号、编目、归档等要求，提高档案整理的科学性和规范化。

（3）档案保管制度：明确档案的存放、保护、修复和销毁等要求，确保档案的长期保存和安全。

（4）档案利用制度：规范档案的查阅、复制、借阅等程序，保障档案的合理利用。

（5）档案安全制度：制定档案安全保卫、保密、应急预案等措施，防止档案丢失、损坏和泄密。

三、建立和完善档案管理制度的措施1. 完善档案管理组织体系（1）设立档案管理部门：明确档案管理部门的职责和权限，确保档案管理工作有专门机构负责。

（2）加强档案管理队伍建设：培养一支专业、高效的档案管理队伍，提高档案管理人员的素质。

2. 制定档案管理规章制度（1）明确档案管理职责：规定各级领导和各部门在档案管理中的职责，确保档案管理工作落到实处。

（2）制定档案管理制度：根据国家有关法律法规，结合本单位实际情况，制定档案收集、整理、保管、利用、安全等方面的具体制度。

3. 加强档案信息化建设（1）推进档案数字化：将纸质档案数字化，实现档案的电子化管理，提高档案利用效率。

（2）建设档案信息平台：搭建档案信息共享平台，实现档案资源的互联互通，方便用户查询和利用。

4. 强化档案安全保卫工作（1）落实档案安全责任制：明确档案安全责任，加强档案安全检查，确保档案安全。

档案建立管理制度

档案建立管理制度一、引言档案是组织活动中产生的各类书面文件和电子数据的载体，对于组织的高效运作和信息管理具有重要意义。

档案管理制度是指为了规范档案的建立、保管、利用和销毁而对档案管理工作进行规范、指导和监督的制度。

本文旨在建立一套完善的档案管理制度，提高组织的档案管理水平，确保档案的安全和有效利用。

二、档案建立管理制度的必要性1. 组织档案的合理建立对于组织的正常运作和发展至关重要。

只有建立了完善的档案管理制度，才能确保档案的合理建立和有效运用。

2. 档案是组织的重要资产，必须得到正确保护和管理，避免因档案管理不善而给组织带来潜在的风险。

3. 档案管理制度的建立可以规范档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，使组织更具竞争力。

三、档案建立管理制度的基本原则1. 法制原则：遵守相关法律法规，确保档案管理工作的合法合规。

2. 科学性原则：根据档案管理的科学理论和方法，制定科学的管理制度。

3. 统一性原则：建立统一的档案管理制度，确保所有档案管理工作都按照统一的规范进行。

4. 安全保密原则：保护档案的安全、完整性和保密性，防止档案被泄露、篡改或丢失。

5. 利用原则：合理利用档案信息，提高信息资源的价值，为组织决策提供支持和参考。

四、档案建立管理制度的内容1. 档案管理机构的设置和职责（1）建立档案管理部门或专门机构，负责统一管理组织的档案管理工作。

（2）制定档案管理工作计划和年度工作计划，明确各项工作任务和责任。

（3）负责档案资料的归档、整理、编目、加工、检索等工作。

（4）定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的有效实施。

2. 档案建立和归档（1）建立统一的档案管理规范和流程，规定档案的建立标准和要求。

（2）对各类档案进行分类、归档、编目和装订，确保档案的有序管理。

（3）建立档案档号制度，统一对档案进行编码，方便档案的检索和管理。

3. 档案保管和借阅（1）建立档案保管制度，规定档案的存放条件和保管期限。

档案建立和管理制度范文

档案建立和管理制度范文档案建立和管理制度范文一、档案建立制度范文1. 档案建立的目的和依据本单位建立档案的目的是为了保障信息的完整、准确和可信度，保护员工的合法权益，提高工作效率和服务质量。

本制度依据《档案管理办法》和相关法律法规。

2. 档案的分类和编号（1）档案按照文件的性质、用途和管理层级进行分类，分为行政档案、业务档案和项目档案。

（2）档案的编号采用年份+顺序号的方式进行，例如2022年的第一份档案编号为20220001。

3. 档案的建立、归档和销毁（1）档案的建立：各部门负责将相关的文件保存并整理成档案材料，填写档案登记表，并送交档案管理部门。

（2）档案的归档：档案管理部门对收到的档案材料进行分门别类，编制档案目录并按照文件编号进行归档。

（3）档案的销毁：根据文件的保管期限，经过批准后，档案管理部门对过期的档案进行销毁，销毁过程要进行备案并留存相应的销毁证明。

4. 档案的查阅和借阅（1）档案查阅：员工可以向档案管理部门提出档案查阅申请，经批准后，可以前往档案管理室进行查阅操作。

查阅人员需要填写档案查阅登记表，并严格遵守档案管理规定。

（2）档案借阅：档案管理部门对于有特殊需要的员工，可以批准档案借阅申请。

借阅人员需要填写档案借阅登记表，明确借阅目的和借阅期限，并保证档案的安全性和完整性。

二、档案管理制度范文1. 档案管理部门的职责和权限（1）负责制定和修订档案管理制度，制定档案管理的具体操作规程。

（2）负责档案的接收、登记、归档、保管和利用工作，确保档案的安全和完整。

（3）制定针对性的档案检查计划，定期对各部门的档案工作进行检查和评估。

（4）负责档案的销毁和报废工作，制定档案销毁和报废的具体操作规程。

2. 档案管理人员的配备和培训（1）档案管理部门应当配备专职档案管理人员，确保档案管理工作的专业性和高效性。

（2）档案管理人员应当接受相关的培训，了解档案管理的法律法规和操作规程，并不断提升自己的专业水平。

管理制度和档案建立与管理

管理制度和档案建立与管理管理制度的重要性管理制度是企业运作的重要组成部分，它可以规范企业员工的行为，确保企业的正常运营，减少风险。

有良好的管理制度，企业可以更好地发展。

管理制度的建立需要考虑以下几个基本原则：1.法律合规性原则：制度必须符合国家法律法规；2.适当性原则：制度要考虑到企业实际情况，并根据实际情况进行调整和优化；3.可操作性原则：制度要具有可操作性，符合具体实践操作要求。

对于企业而言，建立良好的管理制度能够有效提高企业的内部管理水平、加强企业文化建设、规范企业经营行为、保障员工的权益和合法权益，提高企业的绩效与竞争力。

档案建立与管理档案管理是企业必备的基础工作之一，承载企业各项工作的基础信息。

如何从源头上规范档案建立和管理是企业文档管理的核心内容。

档案繁杂，如何有效地管理都是一个极具挑战的问题。

1.存储方式档案材料的存储方式对企业文档管理至关重要。

企业借助现代化的IT技术，将档案材料进行电子化存储，能够节省大量空间，减轻企业的压力。

由电子化带来的便利与效率提高不可估量。

2.公文管理公文作为一种重要文档，在日常工作中必不可少。

公文需编排整齐、枝繁叶茂，才方便操作。

公文管理需要通过规范文档来源、编排标准、内容填写等多方面进行规范。

3.审批流程的规范审批流程的规范也是一个重要的环节。

遵守规范流程有助于避免诸如文件丢失、审核周期过长等问题的发生。

如何建立一个高效的审批流程，能最大限度地提高审批工作的效率，降低出错率。

4.确认档案性质不同类型的档案有不同的管理要求，从源头开始，机构应该对每个档案做好基础信息的记录，并进行规范的分类标准。

有了分类标准以后，可以制定相应管理要求和措施。

同时，根据档案性质的不同，制定档案的保密性和使用权限。

总之，管理制度和档案建立与管理是企业内部管理的基础，对企业的发展具有重要的意义。

在实践过程中，要从实际出发，根据企业的法律合规性原则、适当性和可操作性原则，来建立完善的制度和方案。

档案制度建设管理情况汇报

档案制度建设管理情况汇报近年来，我单位高度重视档案管理工作，不断加强档案制度建设，积极推进档案管理工作的规范化、科学化和信息化。

现就我单位档案制度建设管理情况进行汇报如下：一、档案制度建设情况。

我单位建立了完善的档案管理制度体系，包括《档案管理办法》、《档案利用管理办法》、《档案保管管理办法》等，明确了档案管理的责任部门、管理流程、档案利用规定等内容，为档案管理工作提供了有力的制度保障。

二、档案管理工作情况。

我单位成立了档案管理工作领导小组，明确了各部门档案管理的具体责任人员，建立了档案管理工作台账，定期开展档案管理工作的检查和督导，确保了档案管理工作的有序开展。

三、档案管理信息化建设情况。

为提高档案管理工作效率，我单位积极推进档案管理信息化建设，建立了电子档案管理系统，实现了档案信息的数字化存储和检索，大大提高了档案管理工作的便捷性和准确性。

四、档案管理工作成效。

经过多年的努力，我单位档案管理工作取得了显著成效，档案管理工作得到了各级主管部门和领导的高度肯定，档案整理、归档、查询等工作均得到了规范化、标准化的有效管理。

五、档案管理工作存在的问题和建议。

在档案管理工作中，我们也发现了一些问题，主要包括档案管理人员素质不高、档案管理信息化水平有待提高、档案管理工作的宣传和培训不足等。

为此，我们建议加强档案管理人员的培训和学习，提升档案管理信息化水平，加强档案管理工作的宣传和推广，进一步完善档案管理制度，不断提升档案管理工作水平。

六、结语。

我单位将继续加大对档案管理工作的投入和支持，不断完善档案制度建设，加强档案管理工作的规范化和信息化建设，努力提高档案管理工作的科学化水平，为我单位的发展提供有力的档案保障。

以上就是我单位档案制度建设管理情况的汇报，请领导批示。

物业管理规章制度和档案建立与管理

千里之行，始于足下。

物业管理规章制度和档案建立与管理物业管理规章制度和档案建立与管理一、物业管理规章制度的建立与管理物业管理规章制度是为了保障小区业主和居民的利益，规范物业管理行为，加强管理效能而制定的一系列规定。

制定和管理物业管理规章制度，能够保证物业管理工作的顺当进行，并且为业主供应一个公正、公正、透亮的管理环境。

1.规章制度的制定物业管理公司应当依据小区的具体状况，制定相应的管理规定。

首先，要了解小区的基本状况，包括小区的居民构成、小区的公共设施、小区的物业管理组织等。

然后，依据小区的实际状况，制定相关的规章制度，包括小区的平安管理制度、小区的公共设施使用规定、小区的收费管理规定等。

最终，将制定好的规章制度经过业主委员会的争辩通过，形成正式的规定。

2.规章制度的宣扬与培训制定好的规章制度需要通过多种途径向业主和居民进行宣扬。

可以通过小区的公告栏、小区的微信群等方式，将规章制度的内容进行宣扬。

同时，还可以通过组织培训班的形式，向物业管理人员进行培训，提高物业管理人员对规章制度的理解和执行力量。

3.规章制度的执行与监督第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。

物业管理公司应当严格执行规章制度，确保规章制度的有效执行。

在日常工作中，物业管理人员要依据规章制度的要求，对小区的物业管理行为进行监督，并准时处理违规行为。

同时，业主委员会也要乐观参与到规章制度的执行与监督过程中，对制度执行状况进行监督，提出建议和意见。

二、档案建立与管理物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，通过建立和管理档案，可以更好地进行管理和决策。

1.档案建立的依据档案建立的依据主要是国家的法律法规以及小区的相关规章制度。

物业管理公司应当依据法律法规和规章制度的要求，对小区的相关信息进行收集和整理，形成相应的档案。

2.档案建立的内容档案的内容通常包括小区的规划设计图纸、建设工程的批准文件、住户管理档案、设备设施档案等。

其中，住户管理档案包括住户的身份证明、户籍信息、房产证信息等；设备设施档案包括小区的设备设施的购置和修理记录等。

档案管理制度怎么建立的

档案管理制度怎么建立的一、档案管理制度的制定（一）立法依据：档案管理制度的制定需要以国家法律法规为依据，保障档案管理制度的合法性和合规性。

相关法律法规包括《档案法》、《国家档案局关于档案管理制度（试行）的通知》等。

（二）制度设计：档案管理制度应当根据组织的特点和需求进行设计，可以参照国家标准或行业标准进行制定，确保各项制度符合国家法律法规的要求。

（三）制度落实：制定好的档案管理制度需要得到相关领导和员工的认可和执行，需要在组织内部进行宣传和培训，确保相关人员能够正确理解和遵守制度规定。

二、档案管理组织机构设置（一）建立档案管理部门：组织需要专门的档案管理部门或机构来负责档案的整理、保管、查询和利用等工作，建立专职的档案管理员团队。

（二）明确管理权限：在档案管理组织机构中，需要明确各级管理人员的权限和职责，确保档案管理工作有着明确的责任划分和协调配合。

（三）建立档案管理委员会：组织在进行重大档案管理政策制定和决策时，适当设立档案管理委员会，提高决策的科学性和合理性。

三、档案管理制度的信息化建设（一）建立档案管理信息系统：随着信息化的不断发展，档案管理也需要借助信息技术来提高管理效率和便捷性，建立档案管理信息系统可以促进档案管理工作的规范化和标准化。

（二）信息系统的安全保障：建立档案管理信息系统需要考虑到数据的安全性和可靠性，确保档案信息不会遭受损坏和泄密。

四、档案管理人员的培训与考核（一）培训档案管理人员：档案管理人员需要具备一定的专业知识和技能，组织应当加强对档案管理人员的培训和学习，提高他们的工作素质和水平。

（二）规范考核机制：建立档案管理人员的绩效考核制度，将档案管理工作纳入考核范围，鼓励和奖励表现突出的档案管理人员。

五、档案管理的监督和评估（一）建立监督机制：档案管理的监督和评估工作是保障档案工作正常运转和合规性的重要手段，需要建立相应的监督机构和机制。

（二）评估档案管理工作：定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时进行整改和改进，确保档案管理工作的高效性和合理性。

管理规章制度和档案的建立与管理

第四章管理规章制度和档案的建立与管理提要：➢建立专业化制度,严格管理➢公众制度、内部管理岗位职责、员工考核制度及岗位工作标准、内部运作制度一、管理规章制度：建立完善的规章制度是提供专业化物业管理服务的重要基础;雅迪物业积累多年物业管理工作的丰富经验,建立了一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依,保证了物业管理各项工作的顺利进行;2000年,雅迪物业引入ISO9001质量保证体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用;武船重工公寓项目是一项高安全、高科技的现代物业,要求物业管理服务中具有完善可行的规章制度系统,满足武船重工公寓项目各项物业管理工作的使用要求;我公司以完善的规章制度和ISO9001体系为基础,按照全国城市物业管理示范大厦考评标准的总体要求,提炼、形成了科学技术厅大厦物业管理规章制度,主要包括公众制度、公共事务管理制度、行政性管理制度、大厦及机电管理制度、消防安全管理制度、岗位职责、员工量化考核制度、财务制度、保密制度;一公众制度公众制度将根据现场情况与甲方一同制定,并报业主单位审批同意后实施;如以下制度精神文明公约1.自觉遵守武船重工公寓项目各项管理规定,不损坏公物、不破坏绿化、不随地吐痰、不说脏说、不在公共场所打闹喧哗、不在公共场所吸烟、不乱扔垃圾、不高空抛物;维持皇明集团项目的良好工作秩序;2.从指定出入口进出武船重工公寓项目,衣冠不整者不得入内;3.严禁携带易燃易爆危险物品、易污染环境的物品、动物等物品进入武船重工公寓项目;4.保持武船重工公寓项目公共建筑物的整洁美观;5.爱护武船重工公寓项目财物,维护公共设施,共同创造一个环境优美、秩序良好、安全舒适的文化环境;治安管理规定1.管理处积极与当地公安等执法部门配合,加强保安人员与公安局人员的协调与沟通,在职责范围内严格把好安全关;2.大件物品外出凭相关部门指定人员签字,登记后放行;3.装修施工人员凭管理处发放的出入证进出皇明集团项目;4.在武船重工公寓项目内如遇紧急情况或发现可疑人员,请与管理处联系或直接告知当值保安员;并及时通报保卫部门,协同处理;5.加强治安防范管理,确保武船重工公寓项目秩序良好;6.严格依据国家法规,对武船重工公寓项目的消防、环保、治安等行使监督权,积极配合当地公安部门搞好安全管理;电梯管理规定1.电梯机房除本管理处电梯维修人员、消防人员外,其他人员不得擅自进入;2.运行中电梯若出现突然故障,乘客不必惊慌,更不应私自违章操作、开启或敲打梯门,应马上按响紧急对讲开关,通知有关人员,等候解救;3.搭乘电梯人数过多时,应分批搭乘,避免超载发生危险;4.用电梯搬运非常规物件时,事先申请,不得超重,防止造成事故,并注意不得损坏电梯;5.在电梯使用高锋期,应严格控制大件物品或数量较多的物品搬运;6.严禁在电梯内打闹、刻划、张贴及私自撕揭电梯年检合格证;7.注意电梯内部清洁卫生,勿将杂物丢弃在电梯门导轨槽内;8.发生火警或地震时,切勿搭乘电梯;9.小孩搭乘电梯,应有大人看护,以免发生意外;消防安全管理规定1.武船重工公寓项目的防火工作依据“预防为主,防消结合”的方针,本着自救的原则,依靠楼内业主实行综合治理,并接受市公安消防局的领导和监督;2.防火管理责任人直接由皇明集团项目管理处理经理直接负责;3.管理处应加强宣传消防法律、法规和防火安全知识工作,所有物业管理人员必须培训上岗,并对业主进行经常性的防火安全宣传活动;4.管理处制订防火管理制度,定期组织防火安全检查,及时掌握武船重工公寓项目物业的防火情况,协调有关方面采取相应措施,并监督实施;5.管理处负责组织业主开展防火自查,督促整改火险隐患;6.管理处定期对武船重工公寓项目的公共消防设施、器材进行检查、维修、保养,使其经常处于良好备用状态;7.管理处在进行公共消防设施检查、试验、维修、保养前将提前通知业主加强防范;8.任何情况下消防设施停水、停电不得过夜;特殊原因需要过夜,必须经有关主管部门同意,管理处及时通知业主加强防范;9.业主应支持和配合管理处组织的初期火灾扑救和安全疏散演练;10.严控装有危险品的车辆进入皇明集团项目车场停放,如属必须做好防范措施;11.管理处员工及武船重工公寓项目内所有人员有责任发现初期火灾后按程序进行处理,对情况严重难以扑灭的,应及时打“119”电话求救,并协助维持火场秩序,配合事故处理;12.武船重工公寓项目内业主应自觉遵守电器安全使用规定,严禁乱拉电气线路,严禁擅自拆、改、装电气设施和用具;13.业主进行室内装修、改造,必须严格遵守装修管理规定,防止发生火灾事故;14.楼梯、过道和安全出口等部位应保持畅通无阻,不得擅自封闭或堆放杂物;15.消防设施、器材不得挪作他用,严防损坏和丢失;一经发现,将对有关责任人作出严肃处理;16.管理处对违章用火、用电、电气焊或损坏消防设施器材的行为,将制止或向有关部门报告;17.管理处应积极配合当地消防部门做好消防安全工作;车辆管理规定为加强机动车辆的管理,维护交通秩序,预防交通事故和车辆失窃,特制订本规定,请共同遵守：1.进入公寓的一切车辆必须遵守本管理规定;2.车辆必须分类停放,存固定车位的车辆按指定位停放,保持通道畅通,3.进出公寓的车辆必须服从车辆管理员的统一指挥和管理;4.进入公寓的车辆必须减速缓驶,禁鸣喇叭,注意来往车辆及行人安全;5.车辆停好后,必须锁好门窗,凡是现金、重要文件、枪支弹药等贵重及危险物品,严禁在车辆内放置;6.出租车上落客后必须马上驶离;7.业主、客户搬运乔迁大件物品,事先到管理处办理手续;8.如不服从车管员正常管理或殴打值班人员,按治安管理处罚条例有关规定交公安部门处理;清洁卫生公约1.环境卫生由本公司按照国家和省市颁布的有关法令具体实施管理,并密切配合环卫、环保和卫生防疫部门协同工作;2.各单位垃圾请投入指定的垃圾桶内,不得乱掷、遗落或摆放在其它地方;3.严禁以下行为：•随地吐痰,随地丢果皮、烟头、杂物,随地倾倒垃圾；•乱堆乱放建筑材料和建筑垃圾及其它物品；•在墙壁上乱涂乱划；•损坏清洁设施;4.行人和车辆按规定道路通行,不得损坏绿化植物;5.绿化带有专人负责维护;6.人人有责任维护绿化设施的完整,不破坏花台及花木护栏;7.武船重工公寓项目范围内禁止下列破坏生态环境、妨害绿化的行为：•占用绿化区；•在绿化区内堆放物品；•在绿化地上倾倒垃圾、抛洒杂物；•在绿化带内骑车、踢球等活动;绿化、小品管理规定1.绿化带指武船重工公寓项目范围内花草、树木、园林建筑等,属楼宇公共设施组成部分,由雅迪物业具体实施养护和管理;2.行人和车辆按规定道路通行,不得损坏绿化植物;3.人人有责任维护绿化设施的完整,不破坏花台及花木护栏;4.武船重工公寓项目范围内禁止下列破坏生态环境、妨害绿化的行为：•占用绿化区/攀折花木,毁坏涂抹园林；•在绿化区内堆放物品；•在绿化地上倾倒垃圾、抛洒杂物；在绿化带内骑车、踢球等活动; 二内部制度1、内部岗位职责管理处经理岗位职责1.管理处经理直接对公司和物业委托方负责,全面负责武船重工公寓项目的物业管理服务工作;2.根据国家及地方相关法律法规和物业管理委托合同,制定物业管理方案并组织实施;3.建立富有活力的高效管理机构,导入ISO9001质量保证体系,并根据实际运作情况不断调整完善;4.根据公司和项目委托方授权,组织、审查、签订对外的各项经济合同;5.严格按财务预算,控制成本支出；审批资金收支及负责实施;6.抽查上下班情况是否正常,审核员工考勤表;如发现与运作记录表格有出入者,即与责任人核实;7.收取及审阅武船重工协力公寓项目的巡视报告与每天的投诉记录,督促处理;8.定期对武船重工协力公寓项目的管理、保安、维修、清洁绿化进行监察协调；并与相关各方保持沟通,以检讨及改善皇明集团项目的管理水平;9.如遇突发事件事项,全权处理善后工作;10.监管基层各级管理骨干及管理员的工作;11.定期检查所属部门之固定资产,并对有疑问者进行审核;12.主持所管辖职工工作会议,每周不少于一次;出席会议的成员包括各部门主任及骨干;13.负责与客户的沟通与协调;14.完场公司交办的其他任务事务部主管岗位职责1.监管人事运作,并协助管理处经理定期审定员工之表现及提出人事建议;2.定期检讨员工编制、入职标准及待遇是否符合国家的劳动法规的要求;3.制定培训计划并负责组织实施;4.定期根据值班记录及业主意见考核员工服务状况;5.督查事务部会务接待、领导办公区服务、前台、文印刷财务、后勤、仓管等方面的工作;7.负责按有关规定和要求,及时纠正处理服务过程中发生的不合格现象;综合管理员兼质量管理员岗位职责1.负责管理处员工考勤报送;2. 负责所辖区的日常事务的处理,质量体系的建立,并对日常的服务质量进行检查、记录,对整改进行跟踪及资料归档;3.监察管理费及租金的收取,协调业主与管理处之间的费用收缴关系,监察管理费的收取,费用的收取与登记4.负责收集整理管理处各种档案资料,按照规定进行整理保存;5.负责档案资料的申报及销毁工作;6.管理处库房管理;7负责清洁、绿化室内花卉摆放、消杀、管道疏通项目分包方的监督管理;8.完成管理处交办的其它工作;客户中心服务员岗位职责1.负责接受客户的投诉及申请服务并转给执行部门,对维修服务记录单位回收统计上报;2.负责客户服务数据的统计与上报3.负责客户需求的统计与上报4.负责客户档案的建立于更新5.负责日常客户服务回访与客户意见调查6.完成管理处交办的其它工作其他客服人员含会务、迎宾、讲解、接待、文印等岗位职责1、按照本职工作要求做好会务服务、接待、迎宾、讲解、纯净水制作、派送等各项服务2、负责对领导办公室、接待室、会议室及其它的重点区域的服务及接待工作3、负责客户的临时需求服务;4、负责管理处日常事务的协助5、完成管理处交办的其它工作6.负责根据单位的需求提供加班服务,包括平时及节假日,必须服从工作安排,做到随叫随到工程部主管岗位职责1.负责提交整个物业之保养、修缮及改造工程之计划;2.负责整个工程部员工的监管工作;3.准备及检讨工程的招标文件,设定标准及规格,分析回标及作出建议;4.就用户的投诉及重要的维修保养工程作出调查及提交报告;5.抽查维修服务的派工单及回访记录;6.抽查设备设施运行、保养及维修记录;7.安排及跟进后续物业之接收工作;8.起草及监督一切工程合约及价格;9.定期巡视物业的设备设施及本体;10.完成领导指派的其他任务;值班员岗位职责1.负责对各武船重工公寓项目机电设备的运行值班,处理一般性故障,参与、协助设施设备的维修保养工作,对发生的问题及时向组长或主任汇报;2.值班人员必须熟悉皇明集团项目的供水、供电、电梯、空调等设施、设备的情况,掌握相关设备的操作程序和应急处理措施;3.定时巡视设备房和设备的运行情况,认真做好巡查记录和值班记录;4.保持值班室、设备房的清洁以及物品的有序摆放;5.负责设备房的安全管理工作,禁止非工作人员进入,禁止各种违反设备房管理规定的行为;6.遇到突然停电或发生其它突发性事故时,应从容镇定,按规程操作,及时排除故障,或采取应急措施,迅速通知相关人员处理;7.加强防范意识,做好设备房的防水、防火、防小动物的安全管理工作;8.协同供电局抄表员确认用电、用水、用气总量,并进行月度分析对比,及时发现问题,杜绝浪费;9.完成上级交办的各项临时任务;维修人员岗位职责1.执行管理处制定的有关技术规范、规定,熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修保养方法,做一名合格的维修人员;2.按时完成机电设施、设备的各项维修、保养工作,并认真做好有关记录;3.严格遵守安全操作规程,防止发生安全事故;4.发生突发情况时,应迅速赶往现场,及时采取应急措施,保证设施、设备的正常运转;5.定期对设施设备进行全面巡视、检查,发现问题及时处理;6.负责计量器具的检测工作;7.负责向用户提供经管理处批准的有偿维修服务;8.完成上级交办的各项临时任务;安全管理部主管岗位职责1.主持全队工作,坚决执行主任指令,带领全队人员依据各自职责,认真做好安全保卫工作;2.熟悉治安各岗位职责、任务、工作要求、考核标准,掌握治安区内的保安工作规律及特点,加强重点岗位的安全防范;3.制定保安各岗位排班计划并落实实施;4.做好保安队的月工作安排包括训练、学习安排;5.经常检查各岗位工作情况,零点之后的夜间查岗每周不少于2次;6.每周召开班务会1次,每半月召开队务会1次;7.及时做好保安员的岗位培训、军事训练及日常考核工作;8.带领保安队配合其它管理服务工作,制止、纠正各类违章行为;9.负责全队队员的内务管理和考勤工作;10.完成上级交办的其他临时任务;安全及车场管理员岗位职责1.熟悉和掌握皇明集团项目基本情况;2.熟悉皇明集团项目内各项设备,学会使用消防等有关器材;3.开展常规训练,增强防卫能力;4.掌握一般救护知识,有紧急应急能力;5.负责重要接待任务的保卫协防工作;6.负责武船重工公寓项目内消防设施、设备、器材的检查管理工作;7.坚持24小时值班,严格办理交接班手续,并作好值班记录;8.对进出武船重工公寓项目的外来人员实行有效监控,发现隐患及时排除,及时汇报;9.管好车辆的进出、停放,维护武船重工协力治安秩序及安全;10.发生应急事件,迅速赶到现场,果断采取措施,及时报告领导,配合处理善后事宜;11.完成领导指派的其他任务;巡逻岗岗位职责1.熟悉巡逻区内各类设备、物品的位置,发现设备、物品有移动等可疑情况,应立即查明报告;2.检查电线线路目视检查,禁止手动检查和水管管道有无损坏,发现漏水电时,应采取措施并及时上报;同时,巡查包括灯具、消防设施等在内的各类公用设施;3.巡逻中闻到异味,听到可疑声响,需立即查明情况并报告;4.注意观察来往人员的情况及其携带的物品,发现可疑人员要选择适当的位置加以监视并及时报告;5.发现偷盗、流氓等违法犯罪分子,应即刻擒获;6.发现打架、吵架、斗殴等行为时,要予以制止;7.发现火警时,立即组织扑灭,并迅速报警;8.发现可疑物品,要立即作安全处理,并报告有关部门;9.及时制止物业范围内践踏草地、乱散发广告、捡垃圾等闲杂违章人员的不良行为;10.在指定时间、指定巡更点巡逻打卡考勤;11.完成领导指派的其他任务;义务消防员岗位职责1.武船重工协力公寓项目管理处每一位员工都是义务消防员,必须履行消防员职责;2.认真学习有关消防知识,掌握各种消防器材操作技术及使用方法;3.积极做好消防宣传教育工作;4.做好消防器材、设备的检查每月一次,保证设备处于完好状态,一旦发生火警可以及时投入使用;5.任何时候,一旦发生火警事故,都必须投入现场抢救工作,不得借故逃避事后查明借故逃逸者给予严肃处理直至除名;2、各岗位工作标准三公共事务管理制度物业接管验收管理制度➢验收前的准备工作物业接管验收是由开发商和承建商向物业管理公司进行的楼宇物业验收和移交工作;物业管理公司应组织项目专业人员组成验收小组参与验收工作;验收小组根据开发商提供的图纸,按设计和施工要求编制验收计划,按国家建筑安装工程质量检验评定标准,根据项目设计要点、竣工图、设备清单、所有设施设备出厂合格证书、设备调试运行记录、试验报告等进行验收;验收的实施验收小组在验收过程中,可先按专业分工及标准、计划、设备清单进行单项验收,然后再进行综合验收；实物的验收,主要应核查设备和主要部件的规格、型号、制造厂,并清点数量、安装位置等;验收后的处理工作验收小组专业人员根据分工写出单项的验收报告,验收小组负责人根据全部单项验收报告,写出物业的综合性验收评定意见书,呈交武船重工公寓项目;对不合格的设备、设施写出书面报告,上报武船重工公寓项目;管理处负责人代表物业管理接收单位同物业的交接单位进行正式移交,并办理有关手续;验收小组要填写物业竣工资料验收记录,填写物业的交接记录;管理处办理正式物业验收移交手续,会同业主单位签字生效,将全部档案资料移交给管理处存档;a)验收后不合格的处理工作对在验收中未达到要求的设备,整改落实实施后,验收小组进行检查、验证并在整改报告中记录结果;b)设备验收验收的条件是设计图纸与设备的规格型号、数量符合；主要设备、设施的安装位置与安装质量符合；设备或系统的技术性能应与设计要求符合,检查结果记录在验收交接记录表中;对移交的竣工图,在验收交接记录中记录;对物业的其它配套系统、设施进行验收,验收结果也记录在验收交接记录表中;公用设施维护管理制度1.管理处负责武船重工公寓项目内公用设施、设备的日常管理、检查维护,确保设施、设备处于良好运行状态;2.公用设施、设备标识系统规范完整、准确无误;3.武船重工公寓项目内疏散指示器、安全出口不得损坏;4.武船重工公寓项目内的设备、设施损坏,须及时修理和更换;5.市政公用设施、设备如发生损坏,立即通知市属有关部门维修或更换;6.任何单位和个人不得损坏或挪用公用设施、设备;(一)临时用电、用水管理规定1.临时用电计划申请•施工前,施工单位或根据施工项目和用电量大小,向管理处递交“临时用电计划申请表”;•“临时用电计划申请表”中,应列明所使用电动设备的名称、功率和数量;•管理处派技术人员对其机械电气设备进行检查核实;•申请人或单位必须提供操作人员的上岗证复印件,每人一证;操作人员无证的,管理处一律不予批准申请;2.临时用电管理规定•凡施工所使用的电动设备、工具及电线等器材,必须符合国家有关产品质量规定和安全要求;•在管理处技术人员指定的地点接线,并安装漏电保护开关、电度表、施工配电盘箱;•电动工具、临时照明线路应使用合格插头、插座;3.临时用电施工限制：•不影响皇明集团项目内机电设备的正常运作;•不超出供电负荷量允许范围;•噪音很大的电动工具,严格按规定时间进行操作,不影响业主单位的正常工作;4.禁止以下行为：•乱拉乱接电线;•超出设计负荷的临时用电,未经申请用电计划的用电;•直接将电线插入插座的用电行为;5.管理处管理权限•有权劝阻或制止违章操作;•有权对业主单位进行巡视检查;•有权对所使用的电动设备工具随时进行检查;•对不听劝阻的违章施工行为,可停止供电,以防止事故发生;6.临时用水管理•施工前,施工单位或业主单位根据施工项目和用水量,向管理处预先申请临时用水;•使用人需安装水表,并接入管理处指定的用水接口;•禁止任何乱接水的行为,不听劝阻管理处可采取停水措施;投诉处理和分析制度1.凡职工对管理处管理、服务方面的投诉,不论采取何种方式如信函、电话或面谈,均需进行接待、记录,然后按照投诉内容通报给各相关责任部门,各责任部门应做好相应记录;2.各责任部门接到投诉后,在预定时间内向业主答复采取何种补救处理措施,答复时间最长不超过两天;3.各责任部门按照业主投诉的内容,安排相应人员解决问题,并将结果反馈给值班监控室;4.对重大问题的投诉,各责任部门不能处理的或需统一协调的问题,直接报管理处经理;由管理处经理作出处理决定;5.客户服务中心应通过电话或采用其它形式跟踪投诉处理结果,未解决的,责成有关部门迅速处理;6.对业主的投诉,应即时作出分析总结,对反复出现的问题,应组织有关部门进行深入探讨并找出解决办法,防止重复发生类似问题;意见调查和回访制度1.管理处每年至少进行一次业主意见调查;业主意见调查应列明业主对以下方面的满意程度：•供电管理•供水管理•消防管理•保安管理•清洁管理•绿化管理•公共设施维护管理•公用设备维护管理•维修服务•服务态度2.管理处对回收的意见表进行统计分析,并将结果按调查表的回收份数、总的满意率以及分项满意率、业主对物业管理的意见共性的意见等统计后书面报告管理处经理;3.对存在的问题,管理处经理提出整改意见,责成有关部门限期解决;4.对业主的误解,应进行必要的耐心解释;5.业主意见调查结果及整改方案应向业主公布,接受监督;6.相关职能部门应定期对业主进行回访;7.回访时,虚心听取意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,做好回访记录;8.回访中,对业主单位的询问、意见,不能当即答复的,应告知预约时间答复;维修管理制度1.客户服务中心接到业主维修的诉求后,必须在5分钟内安排相关维修技术人员到现场实施维修;2.维修工到现场后,要做到：•自觉维护管理处及业主的权益,不做损害管理处名誉的事情；•不能不懂装懂,遇到疑难问题要如实、详细地向工程部汇报并请求支援解决;3.维修工进入现场维修时,应主动征询业主意见,尽量恢复维修前的原貌原样,如有改动,应征询业主的同意方可进行;4.维修工进入现场维修时,应进行仔细检测,判断出发生故障的原因;严禁盲目安装或乱拆乱装,造成不必要的返工;。

物业制度和档案的建立与管理

物业制度和档案的建立与管理第一节物业档案资料的建立与管理制度档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。

根据某物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。

所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。

一、档案资料的建立（一）档案的建立与收集1、设立档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

2、坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。

3、办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。

4、后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。

从建筑物本体修缮到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

（二）档案资料的整理与分类整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。

1、档案资料的整理1）、各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；2）、各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据；3）、应该充分利用原有资料作为整理的基础；4）、档案的整理必须保持文件之间的历史联系；5）、档案的整理必须便于保管和利用；6）、收集后的所有信息，统一由档案管理员集中整理。

2、档案资料的分类凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。

1）、移交资料2）、日常物业管理档案资料附表一：建筑整体移交验收表(三)档案管理体系二、档案管理制度档案管理制度是项目的特点为基础，根据国家、本市有关物业管理法规，提炼形成物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

人员档案的建立和管理制度

人员档案的建立和管理制度一、人员档案的建立1.档案的内容：(1)基本档案：包括员工的个人信息、合同签订情况、身份证明、家庭信息、婚姻状况等。

(2)任职资格证书：包括学历证书、职业资格证书等。

(3)考核评价：包括年度绩效考核、奖惩记录等。

(4)离职档案：包括离职审批表、离职原因、离职证明等。

2.建立流程：(1)入职登记：员工入职时应当填写完整的入职登记表，包括个人基本信息、身份证明、联系方式、家庭信息等，由人力资源部门进行审核和归档。

(2)资料收集：员工应按规定提交相关的任职资格证书、履历表等，由人力资源部门进行整理和核对。

(3)分类存储：档案应按照员工的个人信息、工作经历、考核评价等内容进行分类存储，确保档案的完整性和可查性。

二、人员档案的管理1.管理责任：(1)人力资源部门负责整个档案的管理工作，包括档案的建立、存储、保管和更新等。

(2)各部门主管负责本部门员工档案的审核和更新工作，确保档案内容的真实性和完整性。

2.保密措施：(1)档案的存储应当设置专门的档案室，采取物理锁、电子锁等措施确保档案的安全。

(2)对于敏感信息，如员工的个人隐私、薪酬信息等，应设置访问权限，只有特定人员才能查阅和操作。

3.更新维护：(1)档案应定期进行更新和维护，确保信息的及时性和准确性。

(2)员工信息变动时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，由人力资源部门进行档案的更新。

三、人员档案的保密1.保密意识：(1)全体员工应具备保密意识，严格遵守档案保密规定，不得私自查阅、复制或外传档案信息。

(2)管理人员应加强对员工档案保密意识的培训和宣传，确保员工了解相关规定并严格执行。

2.系统控制：(1)建立档案信息系统，对档案的访问和使用进行严格控制，确保信息的安全性和完整性。

(2)对档案信息的变更和查阅操作进行日志记录，进行行为审计，发现异常及时进行处理。

四、人员档案的查询1.查询权限：(1)员工本人具有对自己档案信息的查询权限，可以向人力资源部门提出查询申请，并按规定的程序进行查询。

人员档案的建立及管理制度

一、引言人员档案是企事业单位对员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等资料的集中记录，是企业管理的基础性工作之一。

建立健全人员档案管理制度，有助于提高企业人力资源管理效率，保障员工合法权益，促进企业健康发展。

以下是对人员档案的建立及管理制度的阐述。

二、人员档案的建立1. 资料收集（1）新员工入职时，收集身份证、学历证书、资格证书等个人基本信息；（2）定期收集员工工作经历、考核结果、培训记录等资料；（3）收集员工个人奖惩情况、调动情况、离职情况等相关资料。

2. 资料整理（1）按照员工个人基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等分类整理；（2）对收集到的资料进行审核，确保真实、准确、完整；（3）将整理好的资料归档，建立电子档案和纸质档案。

三、人员档案管理制度1. 保密制度（1）档案管理人员必须遵守保密规定，不得泄露员工个人信息；（2）档案室应设置安全措施，防止档案丢失、损坏或被盗。

2. 查阅制度（1）员工本人有权查阅本人档案；（2）单位领导、人力资源部门等相关人员因工作需要，可查阅员工档案，但需履行审批手续；（3）查阅档案时，应做好登记工作，确保档案安全。

3. 保管制度（1）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案完整、安全；（2）对破损、霉变的档案，应及时修复、整理；（3）对过期档案，应按规定进行销毁。

4. 转移制度（1）员工调动、离职时，其档案应随员工一并转移；（2）转移档案时，应确保档案完整、安全，并做好登记工作。

5. 档案更新制度（1）员工基本信息、工作经历、培训记录、考核结果等发生变更时，应及时更新档案；（2）档案管理人员应定期检查档案更新情况，确保档案信息的准确性。

四、总结人员档案的建立及管理制度是企业人力资源管理的重要组成部分。

通过建立健全人员档案管理制度，有助于提高企业人力资源管理效率，保障员工合法权益，促进企业健康发展。

各单位应高度重视人员档案管理工作，不断完善档案管理制度，确保人员档案的真实、准确、完整和安全。

档案建立与管理制度

档案建立与管理制度一、档案建立1. 档案目录为了便于管理和检索，每个部门应建立档案目录。

档案目录应包括档案的名称、存放位置、文件编号、起止日期、备注等信息，以便于快速查找和归档。

2. 文件编号每份文件都应有独立的文件编号，以便于识别和检索。

文件编号应根据一定的规则进行编制，例如采用年度+序号的方式编制文件编号。

3. 档案分类档案应按照一定的分类标准进行分类，如按文件类型、文件主题、文件起止日期等进行分类。

分类应简明清晰，以便于档案的管理和检索。

4. 档案文件档案文件应包括文件原件和复印件。

文件原件应存放在档案库中，复印件可以分发给有需要的部门和人员。

档案文件应按照文件编号进行组织，以便于管理和检索。

5. 档案保管期限档案的保管期限应根据档案的重要性和使用频率进行确定。

对于长期保留的档案，应采取特殊的措施进行保护，以确保档案的完整性和安全性。

二、档案管理1. 档案检索档案管理系统应具有快速、准确的检索功能，以便于用户快速找到所需的档案。

检索功能应支持多种方式，如文件编号、文件名称、文件类型等。

2. 档案借阅对于需要借阅档案的部门和人员，应有明确的借阅流程和权限控制。

借阅档案时应填写借阅申请表，借阅期限应做好记录和跟踪。

3. 档案更新档案管理系统应具有档案更新功能，可以对档案进行修改、更新、存储等操作。

更新操作应有相应的权限控制，确保档案信息的准确性和完整性。

4. 档案保护为了保护档案的安全性和完整性，应采取一系列的措施，如定期备份数据、设立访问权限、加密数据传输等。

对于重要的档案，还应设立专门的保护措施，如防火防水等。

5. 档案销毁对于已经过期或无用的档案，应及时进行销毁。

销毁应按照规定的程序进行，如填写销毁申请表、组织销毁工作、提供销毁证明等。

三、档案管理制度1. 档案管理责任每个部门应有专门的档案管理人员负责档案的管理工作，确保档案的安全和完整性。

档案管理人员应具有相关的专业知识和技能，能够独立完成档案管理工作。

档案制度建设管理情况汇报

档案制度建设管理情况汇报近年来，我单位档案制度建设管理工作取得了长足的进步，为了更好地总结和汇报工作情况，特作如下汇报：一、档案制度建设情况。

我单位在档案制度建设方面，制定了《档案管理办法》、《档案利用管理办法》等相关制度文件，并不断完善和修订。

同时，加强了档案管理人员的培训，提高了档案管理水平，确保了档案的规范管理和有效利用。

二、档案管理工作情况。

在档案管理工作中，我单位加强了档案的分类、整理和归档工作，建立了完善的档案管理系统。

并且加强了档案的数字化建设，提高了档案管理的效率和便利性。

同时，加强了档案的安全保密工作，确保了档案的完整性和安全性。

三、档案利用情况。

为了更好地利用档案资源，我单位加强了档案利用的宣传和推广工作，鼓励各部门积极利用档案资源开展科研、教学和文化活动。

并且建立了档案利用的审核机制，确保了档案利用的合理性和规范性。

四、档案管理工作存在的问题和建议。

在档案管理工作中，我们也存在一些问题，比如档案管理人员队伍不够稳定、档案管理系统仍需进一步完善等。

针对这些问题，我们提出了一些建议，加强档案管理人员的培训和队伍建设，进一步完善档案管理系统，加强档案管理的监督和考核等。

五、档案管理工作展望。

展望未来，我们将继续加强档案制度建设管理工作，不断完善档案管理制度，加强档案管理人员的培训和队伍建设，推动档案数字化建设，提高档案管理的科学化和规范化水平。

同时，加强档案利用的宣传和推广工作，充分发挥档案资源的作用，为单位的发展提供有力支撑。

综上所述，我单位在档案制度建设管理方面取得了一定成绩，但也面临一些问题和挑战。

我们将以更加饱满的热情和更加务实的作风，不断加强档案管理工作，为单位的发展贡献更大的力量。