制度和档案的建立与管理

制度和档案的建立与管理

1项目管理运作制度

2档案资料建立与管理

科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

2.1需建立的档案、资料分类检索

2.1.1需委托方提供的技术资料

1)规划图

2)竣工图

3)总平面图

4)单体建筑、结构、设备竣工图

5)消防、附属工程及地下管网竣工图

6)地质勘测报告

7)开、竣工报告

8)图纸会审记录

9)工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

10)隐蔽工程验收签证

11)沉降观察记录

12)竣工验收证明书

13)钢材、水泥等主要材料的质量保证书

14)新材料、构配件的鉴定合格证书

15)水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

16)砂浆、混凝土试块试压报告

17)供水的试压报告

18)绿化工程竣工图纸及相关资料

19)其他技术资料

2.1.2物业服务中心需建立的资料

1)物业资料

基本资料

功能分区资料

设备资料、作业指导书

2)客户资料

内部办公人员名册（可不提供）

内部各部门分布资料

3)日常管理资料

保洁绿化管理记录

绿化消杀记录

保安管理记录

✧日常巡查记录

✧交接班记录

✧值班记录

✧物资搬运放行记录

✧紧急事件处理记录

✧车辆管理记录

✧夜间查岗记录

✧闭路监控系统录相带

车辆管理档案

✧车辆详细资料

✧停车场、地下车库使用公约

✧车辆出入及停放记录

临时装修管理档案（可视具体情况）

✧装修通知书（附图纸）

✧装修工程队安全责任书

✧临时施工人员登记表

✧施工单位营业执照复印件

维修服务档案

✧维修服务登记表

✧维修服务回访记录

设备管理档案

✧各类公用设施保养维修记录

✧各项机电设备保养维修及运行记录

✧设备分承包方维修保养记录

✧设备检查记录

文化活动档案

✧各项活动计划及实施记录

✧图片及录像

✧新闻媒介报道剪集

✧物业使用人反馈意见及各项建议 顾客意见调查、统计记录

✧服务质量回访记录

✧顾客投诉及处理记录

员工管理档案

✧员工个人详细资料

✧员工业绩考核记录

✧员工内务管理检查记录

培训档案

✧各项培训计划及实施记录

✧培训结果考核及跟查记录

✧军事训练及消防演习记录

行政文件

✧政府部门文件

✧与甲方往来函件

✧公司及集团公司文件

✧物业服务中心规章制度、通知、通报等文件

✧物业服务中心获得的荣誉

2.2档案、资料管理办法

档案资料管理运作流程图：

2.2.1档案资料收、发管理程序

物业服务中心重要资料

（如委托方提供的资料）接收

必须经过物业服务中心总经理

或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

物业服务中心日常管理文件（如物业服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续，并分卷立档。

2.2.2档案资料管理要求

采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，定期清除过期失效文件。

原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的文件。

档案的鉴定必须由物业服务中心总经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

档案组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，并按不同业务部门分柜保存。

专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。

档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，并放置适当的干燥剂用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

针对科交中心物业档案资料特点，制定严格的档案保密制度, 对档案资料的安全保密管理向业主负责。

以上物业服务中心的档案、资料管理方式，在确定合作关系后，将参照政府机关的有关规定予以改善，以期符合委托方的委托要求。

物业服务中心在项目物业管理期限后，如双方不再续约，将毫无保留地将完整的全套档案资料移交给委托方。