电子档案收集整理30页PPT文档

3、电子文件存储方法
• 以“合同工程”项目档案为单位 进行组盘。规定一张光盘只刻录一个 合同工程的电子文件，当一张光盘刻 录一个合同项目容量不够时，可刻录 在两张以上的光盘上。但不要把两个 合同工程电子文件存储同一光盘。
4、电子文件的移交和接收
• 移交电子档案时，接收方要对电子文件的真 实性、完整性、有效性等方面的检验，经检验符 合要求，方可办理交接手续，双方签字盖章。在 完成电子文件数据集载体归档移交后，原电子文 件形成单位或部门应保留时间至少1年。
• （2）声像档案的作用
• 作为档案保存下来的声像记录材料，主要作 用是为宣传报道服务、广泛交流信息、为科学研 究服务、艺术欣赏价值。
• （3）声像材料：声像材料分为企业管理声 像材料和工程建设现场声像材料。
• 2、工程现场声像材料
声像档案是指在工程建设过程中产 生的、反映各级领导人的视察活动，重要 会议（工作会、专题会、表彰会），工程 建设形象，重要进度节点、重要部位、重 大工作成果，以及工程建设过程中发生的 重大事故、典型设备损坏事故及自然灾害 等，反映建设工程的原始地貌、奠基仪式、 建设过程、竣工落成、交付使用等重要活 动中所形成的声像档案。
• 四、常见电子文件类型
• 1、字（表）文件：指采用计算机文字处理技术 形成的文字文件、表格文件等。
• 2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设 备录入的静态图像文件，如照片等。
• 3、图形文件：指采用计算机辅助设计（如CAD绘 图）或绘图产生的静态图形文件，归档时应注意 其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关 软件及各种数据信息。
二、电子文件的形成与积累
• 项目文件大多是在计算机上形成的， 这为项目档案实现“双轨制”归档奠 定了基础，实行电子文件归档，首先 要注意平时对电子文件的收集，没有 电子版本的文件材料，如部分竣工图、 收文等应采取将纸质档案电子化的方 法进行归档。
三、电子文件归档要求
• 1、电子文件存储载体 • 电子文件的归档就是将把符合归档条件的
• 1、电子文件的分类
电子文件按“项目——阶段”分类。即 对施工阶段文件材料的电子文件以“合同工程 项目”为单位对其电子文件材料进行分类整理。
2、电子文件的整理
• 这里重点介绍施工阶段电子文件的整理 方法。
• 1、整理方法 归档电子文件以“件”为基本单位进行
整理。 • 2、保管期限的划定
电子文件保管期限与纸质文件的一致。 当盘内电子文件保管期限不同时，保管期 限从长。
• 1、有利于照片材料联系
指要保持同一类、同一组照片间的联 系，把相同或相近的照片组为一卷，把不 同的照片分开；要保持照片与其它文件材 料的联系，主要是通过互见号说明，保持 照片与其反映的会议、活动、工程项目、 设备仪器等文件材料的有机联系。
• 2、有利于照片档案保管
照片与底片的保管要求不同，故应分别 组卷。底片与照片的装具、固定方式、冲 洗去尘等方面都应适合其保管条件；照片 材料与其底片的装具均应尽量遮住光线， 以防紫外线等对照片造成损害。
• 电子文件的归档采取逻辑归档（在线式）和 物理归档（卸载式）两种方式，归档电子文件 收集齐全后，先实行逻辑归档，再实行物理归 档，物理归档需对电子文件进行整理。
• 1、逻辑归档：电子文件材料收集完成后，文 件形成单位应定期把经过鉴定符合归档条件的 电子文件向建设管理单位档案部门移交。
• 2、物理归档：电子文件的形成单位在完成电 子文件的逻辑归档后，按照档案管理要求的格 式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。文 件形成单位应定期完成电子文件的物理归档。
六、电子档案的编目
电 子 档 案 内 封 面
电 子 文 件 卷 内 目 录
电 子 文 件 卷 内 备 考 表
电 子 档 案 移 交 登 记
• 声像档案材料的收集与整编
一、声像档案
• 1、声像档案
• （1）声像档案
• 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个 人在各种社会活动中直接形成的、具有保存价值 的，以磁性材料、感光材料为主要载体的，以声 像为主要反映方式的历史记录。
电子文件，按照档案管理要求的格式存储到 可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的 载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。
• 2、电子文件归档套数 • 由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，
故至少应归档2套（需异地保存时归档3套）。 一套用作封存，另一套用作提供利用（第三 套作异地保存）。
3、电子文件归档方式
二、照片材料的分类
• 1、企业管理照片材料的分类按照“年 度——问ຫໍສະໝຸດ Baidu（或事由）”进行分类立 卷。
• 2、工程建设照片材料的分类 • 工程建设现场照片材料按“合同
项目——阶段”分类。以合同结合项 目，以单位工程或分部工程进行分类， 并按其分类进行照片档号分配。
三、照片材料的整理
• 照片材料整理原则是有利于保持照片 材料之间的有机联系、有利于照片材料的 保管和提供利用。该原则包括三层含义：
• 对准备移交的电子文件载体及其技术环境进 行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
• 建设单位应按照电子文件归档要求及检验项 目对归档电子文件逐一检查验收。对检验不合格 者，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检 验。检验合格后，移交双方应将检验结果分别由 移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、 接收检验登记表》的相应栏目。
• 4、影像文件：指使用动画软件生成的二维、三 维动画或使用视频设备（如数码摄像机等）录入 获得并经计算机处理的动态图像文件。如：演示、 动画文件等。
五、电子文件的分类与整理
水电工程项目档案按阶段分为立项、设计、 施工、竣工验收四个阶段，因此，需对各阶段 形成的电子文件进行分类整理。这里介绍施工 阶段电子文件的分类、整理与移交。
一、电子文件归档的必要性
随着计算机技术和网络的飞速发展， 人类社会进入了信息时代，企事业单位和 党政机关部门等对信息的利用和依赖逐步 加强。
项目档案的归档要求采用“双轨制”， 因此，除了完成纸质档案的归档以外，还 需完成电子文件的归档，检查电子文件的 归档情况，同时要求电子档案的利用情况， 是否能为工程建设、电厂生产、运行、管 理服务。