基于SharePoint的一种企业在线文档管理解决方案设计

们使 用电子化 的半 自动化 管理 ，但是查 找的时候还 是不够方
便， 创建 过程 缺乏控制 ， 比如 我们要创建一 个需求分析 说明 的 文档 ， 我们让 文档模板分散在 各个开发 人员 的机 器 上，一 一 旦有 需要 更改文档模板 ， 去每台机器 上更 改 ， 要 这样对开发 人员来
理 系统易用性 也不是很好 ，比如说要 解决文档存 放在什么地 方， 怎么样 去查找 ， 怎么样 去审阅 ， 么样 去归档都是很麻烦 的 怎 事情 ，而儿我们使用 自己开发的文档 管理解 决方案 的时候 ， 一
说很麻烦 ； 另外 文档存储在各 个机器 上 ， 共享 和查找非 常不方
便， 导致 维护成本很 高。而且除此之外文档的格式有可能会多
旦某个文档 的流程 ， 或者 文档 的格式需 要进行修 改 ， 给开发 会 人员带来大量 的Ｊ作 ； 在传统文档管理方式下还存在 的问题是 文档的安全性达不到要求 ， 假如我们把所有的文档都存放在服
关键词 文档管珲 Ｓ ａｅｏｎ Ｓｒｅ ２０ ｈｒＰｉｔ ｅｖｒ ０ ７ 中图分类号 Ｔ ３ ３ Ｐ ９ 文 献标 识 码 Ａ
文章编号 １０ １— ２ ２ ０ １４ ５ ７
Ｄｅ ｉｎ ｏ ｈ ｌｔ ｎｏ ｎ Ｅｎｅ ｐ ｉｅ ｓｇ ｎｔｅ Ｓｏｕｉ ｆ ｔ ｒ ｒ ｏ ａ ｓ Ｏｎｉｅ Ｄｏ ｕ ｅ ｔ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｓ ｄ ｏ ａ ｅ ｉｔ ｌ ｃ ｍ ｎ ｎ Ｍａ ａ ｅ ｎ Ｂａ ｅ ｎＳｈ ｒ Ｐｏｎ
ｍａ ａ ｅ ｎ ｎｄ ｄ ｓｇ ｄ ａｄ ｔｉ ａ ｅｏ ｉ ｏ ｕ ｉｎ． ｎ ｇ ｍｅ ｔａ ｅ ｉｎｅ ｅ ａｌｃ ｓ ｆｔ ｓｓ ｌ ｔ ｈ ｏ
Ｋｅ ｗｏ ｄ ） ｃ ｍｅ ｔ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｈ ｒ Ｐ ｉ ｔ ｅ ｖ ｒ ０ ７ ｙ ｒ ｓ Ｉｏ ｕ ｎ Ｍａ ａ ｅ ｎ Ｓ ａ ｅ ｏ ｎ ｒ ｅ ２ ０ Ｓ
务器硬盘里 面 ， 么什么样 的人有权 限查看这些 的文档 ， 么 那 什
样化… 有 ＷＯ Ｄ文档 ， Ｅ Ｃ Ｌ的电子表格 ， ， Ｒ 有 ＸＥ 还会有 Ｐ Ｔ的 Ｐ
样 的人没有权 限查看这 些文档 ，或者说某 个人有权限在线 查 演示文稿 。文档 格式 的多样化使得定义的元数据会有很多种 ， 看 ，但 是 当他 下载下来 以后文档 却不能被打 印或 者不能被分
一
、
当前企 业文档 管理 中存在 的问题
一Leabharlann Baidu
个人修 改 ， 那个人 又重命 名为 ＷＯ Ｄ ３ 这样 就会有 大量重 Ｒ ，
很 日的很多企业 还是采用传统的 义档管理 ， 传统 文档 管理早 复的文档存放在两个人 的两 台机器上 ，找起文档来很麻烦 ， 难 找到这 两个人 中究竟谁的 文档是最新 的， 还有一种情况就是 期是纯粹 的纸介质 管理 ， 手写 的方式或 者打印出来放 在专门 用 此外 电子化的半 自动化管 的文档柜 中， 这种文档 管理 导致 文件查找非 常不方便 ， 后来 我 两个人 间时修 改文档容易产生冲突 ，
２１ ０ ０年 １ 月 总 第 １２期 ７
一
基 于 Ｓ ａｅ ｏｎ 的 ｈ ｒＰ ｉｔ 种企业在 线文档管理解决方案设计
刘 闽碧
（ 建 中医学院 公共管理 系 福 州 ３０ ０ ） 福 ５ １８
摘 要 本文针对现有企、 文档管理 ｌ存在 的问题 和需求 ， ｆ ｝ ｛ 设计 了一种基 于网络 的 、 分布式 的文 档在线管理方 案 以微 软新 产品 Ｓ ａ Ｐ ｉｔ ｅｖｒ ０ ７为该解决方案的设计平台 ， ｈｒ ｏ ｒｅ ０ ｅ ｎＳ ２ 研究 了 Ｓ ａｅｏｎ Ｓｒｅ ０７为 文档 管理 提供的几个重要的功能并在此基础上 ｈｒＰｉｔ ｅ ｒ ０ ｖ ２ 设计了 ・ 际的案例 。 个实
Ａｂ ｔ ｃ Ｔ ｉ ａｔ ｌ ｐ ｏ ｏ ｅ ｏ ｕｉ ｎ ｔ ｈ ｏ ｕ ｎ ｎ ｇ ｍｅ ｔｐ ｏ ｌ ｍｓ ｔ ａ ｘ ｓ ｄ ｉ ｈ ｎ ｅ ｐ ｉ ，ｔ ｉ ｓ ｒ ｔ ｈ ｓ ｒ ｃｅ ｒ ｐ ｓ ｄ ａ ｓ ｌ ｔ ｏ ｔｅ ｄ ｃ ｍｅ ｔｍａ ａ ｅ ｎ ｒｂ ｅ ｈ ｔｅ ｉｔ ｎ ｔ ｅ ｅ ｔｒ ｒｓ ｈ ｓ ａ ｉ ｏ ｅ ｅ ｓ ｌ ｔ ｎ ｉ ｅ — ａ ｅ ｎ ｉ ｒ ｕ ｅ ｎ ｉ ｅ ｄ ｃ ｍｅ ｔｍａ ａ ｅ ｎ ｈ ｔｄ ｓｇ ｅ ｎ ｔ ｅ Ｍｉ ｒ ｓ ｆ ｎ ｗ ｐ ｏ ｕ ｔ ｏｕ ｉ ｓ ａ Ｗ ｂ — ｓ ｄ ａ ｄ ｄ ｓ ｉ ｔｄ ｏ ｌ ｏ ｕ ｎ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｔａ ｅ ｉ ｎ ｄ ｏ ｈ ｃ ｏ ｏ ｔ ｅ ｒ ｄ ｃ ｏ ｂ ｔｂ ｎ Ｓ ａ ｅ ｏ ｎ ｅ ｖ ｒ２ ０ ． ｈ ｓａ ｔ ｌ ｃ ｓ ｄ ｏ ｅ ｍａｎ ｆ ｎ ｔ ｎ ｔ ａ ｈ ｒ Ｐ ｉ ｔ ｅ ｖ ｒ２ ０ ａ ｒ ｖｄ ｄ ｉ ｏ ｕ ｎ ｈ ｒ Ｐ ｉ ｔ ｌ ｅ ０ ７Ｔ ｉ ｒｉ ｅｆ ｕ ｅ ｎ ｔ ｉ ｃ ｉ ｔ ａ ｅ ｏｎ ｒ ｅ ０ ７ ｈ ｄ ｐ ｏ ｉｅ ｄ ｃ ｍｅ ｔ Ｓ ’ ｃ ｏ ｈ ｕ ｏ ｈ Ｓ Ｓ ｎ
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因为我们在传统 的文档管理 里面可能会按 照元数据 给文档进 发 ， 这个问题传统 文档管理很难控制 。总之传统 的文档管理存 行 一些 分类 ， 比如我们 的文档需要 面向不同 的客 户 ， 些是 面 在着对文档 的创建过 程缺乏控制 ， 有 文档存储混乱导致维护成本 向产 品销售的 ， 还有是 面向产品开发 的 ， 就会产生一 些元数 很高 ， 这 文档格式 的多样化 导致检索 和元数据管理 困难 ， 文档流 据， 在传统 的文档 管理 方式 里面 ， 这些元数据很难得到控制 ； 另 程不规 范 ， 系统 易用性 不佳 及封闭 的架 构难 以扩展 ， 档的安 文 外传统文档管理存在文档流程不规范 的问题 ， 个文档流程 全性达不到要求 等缺 陷［ 如某 ２ １ 。 可能是协作 的 ， 需要几 个人 同时修改一篇 文档 ， 先是某个人 写 本 文 在上 述 已有 的文 档 管理 背 景 下应 用 Ｍｃ ｓ ｔ ｆ ｅ ｉｏ ｆＯｆ ｒ ｏ ｉ ｃ 篇文档 之后 叫 ＷＯ Ｄ １ 下一步要 另外 一个人 去修 改 ， Ｒ ， 这个 Ｓ ａｅ ｏ ｔ ｅｖｒ ０ ７设 计 了企 业 的文档在线 管理解 决方 案 ， ｈｒＰ ｉ ｒ ０ ｎＳ ｅ ２