edoc2文档管理解决方案

edoc2文档管理解决方案

随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。

文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。这些都是人们知识劳动的结晶。然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。

文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。

信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。

信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。

保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。

资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。

edoc2图文档解决方案

针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。

1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。

2.为解决用户对信息检索困难的问题，edoc2管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。此外，为了用户搜索信息更为方便，提供了强大的搜索工具，可以让用户从各个不同的搜索角度、搜索习惯出发，随时随处迅速地找到要找的信息。

3. 在edoc2管理系统中，建立了完善的权限机制，超过17种文件操作权限，保障了企业数据的安全性。技术文档、图纸是企业中核心的知识财产，通过edoc2软件系统的数据安全机制，实现全企业核心数据的“权限控制”、“流程管控”、“操作追踪”等多重安全特性，令企业管理者高枕无忧!

4.edoc2管理系统提出出了生命周期管理的概念，将每个文档都进行不同生命阶段去管理，而且，每个阶段，都提供了严紧的管控方法：在文档设计修改阶段，系统通过文档模板保证每个用户建立业务文档的规范性，版本管理可以让企业技术文档的版本管理得井井有条，企业编码器可以快速准确地生成符合ISO标准的文档编码、物料编码等，审核自动归档的方式来实现文控电子管理化的效果。在文档归档阶段，系统通过变更操作来保护数据进更改过程中的安全性以及影响范围。

实现效果

通过edoc2管理系统中的图文档管理功能的应用，打造出一个图文档数据集中管理的企业级平台，为企业提供准确的设计数据来源，让企业数据能在安全的前提下，实现最大程度的共享和便捷的协同应用，建立企业级的知识库。利用三品图文档全生命周期管理的理念，让企业文档的规范统一，文控管理工作进入一个自动化时代。