云文档管理解决方案

无限 扩容
企业本身不需要更多
存储设备，可以在云
里无限扩容而无需担 心硬件问题。
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云文档平台功能特点
✓细分权限：只读、打印、修改、再授权、 文档打开时间等多种权限选择
✓授权方式灵活：可对用户、用户组和群组 授权 ✓文档密级与人员级别对应：不同级别人员 只能制作、操作对应级别或低级别的文档
✓文档权限集中式管理，授权文档可分布存 放，也可强制上传集中存放
文档创建
文档模版 智能文档 XML元数据
文档检索
全文检索 属性检索 元数据管理
文档协作
多人文档在线编辑 Web讨论 版本控制 文档流程 签入签出 更新通知
多客户端共享
文档安全
分库管理 文件/文件夹级授权 限制打印/复制 文档有效时间 电子签章
其他
通知 日历 调查 统计报表
基础层
存储
文档 元数据 版本历史 回收站
3、员工成长导向性知识
为让员工更快了解公司/组织文化，理解业务的流程；对HR、行政、IT等业务流程进行梳理 ；建立业务模块的知识地图
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知识管理-组成
论坛
博客
经验总结
社区/团 队空间
文档中心 专家问答
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知识的生命周期
知识库管理的
生命周期覆盖
知识的采集、 创建 创建、加工、 加工
存储、发布以
云文档管理 解决方案
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大纲
• 1、云文档平台 • 2、文档安全管理---RMS • 3、文档管理的发展方向---知识管理
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1、SharePoint云文档
• 云文档平台介绍 • 云文档平台功能特点及架构 • 云文档平台的发展
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云平台介绍
数据中心
SharePoint云文档平 台
即时共享、安全存取 协同工作、不限平台
✓系统管理权、文档管理权和日志管理权“ 三权分立“，实现内部管理安全 ✓轻松集成微软AD 域身份认证方式 ✓日志审计和统计分析 ✓主动防御，主动授权加密 ✓灵活控制，权限授予与撤销随时调整 ✓安全性高．可扩展性和兼容性强
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云文档功能架构
应用层
文档存储
文件夹分类 树状浏览 多级历史版本 多维分类 回收站
内容被因为操作计算机病毒丢失或损坏。
受限制内容从已授权人的屏幕上被手动复制或 重新录入
受限制内容从已授权人的屏幕上被拍照。 限制内容被第三方屏幕捕获程序复制。
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RMS+云文档整合系统结构
Database
用户
文档拥有者
RMS server
MOSS Server
1.文档作者在MOSS服务器上 传文档
评估
及检索、分析
衡量
、等等，并随
之技术发展和 运用 业务创新，将 创新
不断演化
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捕获 累积
转移 传递
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知识管理-管理手段
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知识安全：支持模块级、目录级、文档级的权限控制及文档附件的下载、打印、拷贝权限 的控制，系统能自动计算每篇文章的访问认数和访问人员名单。
2、企业知识社区型知识管理
是基于鼓励员工主动参与的思想、借鉴互联网技术实现，主要是融和互联网的百科词条 wiki、问答、经验总结、blog、论坛帖子等Web 2.0应用机制构成企业社区帮助企业加强协 作、充分挖掘和分享显性和隐性知识，从而推动知识管理应用的深入。
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IRM 有助于以下情况： 阻止已授权人把受限制内容转发、 复制、 修
改、 打印、 发送传真，或剪切和粘贴内容等 未授权使用。
对发送到任何地方的内容进行限制。
有助于实施公司按控制策略使用和分发公司内 外的内容。
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IRM 不能防止以下情况：
内容被恶意程序如特洛伊木马，键盘记录器和 某些类型的间谍软件删除，被盗，或捕获和传 输。
安全性
标准安全性控制 强安全性控制 权限模版
平台层
分布式云服务器
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流程
图形化设计工具 流程引擎 监控工具 扩展接口
管理
站点管理 备份/恢复 审计日志
分布式云存储 虚拟化平台
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搜索
索引/搜索 任务调度
可扩展性
对象模型 Web Services 事件机制
认证服务
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云平台的优势
✓ 应用集成 深度集成企业应用，为业务用户提供一个统一视图，而不仅仅是一个链接
✓ 流程集成 深度集成企业核心流程，如HR,ERP, CRM等流程，支持主流的流程标准
✓ 数据集成 提供企业关键KPI的展示
✓ 协作应用 结合web2.0技术提供基于上下文的协作，充分利用现有企业各种资源，比如内容 ，人员，应用，数据，应用及流程
✓ 平台性 提供一个完整的技术平台以支撑后续企业业务的发展，应对各种应用场景，比如 应用整合，知识管理，企业社区，协作平台
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云平台特点
在任意位置、任何
时刻、不限终端使
用云平台，无需特 定场所办公
移动 办公
支持二次开发
，可以与企业 内部系统对接
二次 开发
支持Offcie文档的 全文检索，让企业 文档发挥更大作用
全文 检索
即时 共享
随时随地可以把数据分 享给同伴
多级 备份
云数据中心对数据
提供多级备份，保
证数据的绝对安全 。
2.文档作者授予文档使用者使 用权限
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3.文档使用者下载文档
AD server 4.文档使用者打开文档RMS客 户端应用程序验证用户合法性 和该用户的使用授权
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用户
文档使用者
Windows RMS Workflow
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RMS+云文档平台整合
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云文档的发展方向---知识管理
• 早期的知识管理其实就是文档管理，目前来 看知识管理的核心依然是文档管理，但是从 展现模式上已经比传统的文档管理有了很大 不同。
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企业知识分类
1、知识文档管理
是组织内部电子文档的主要存放地,通过系统提供的层级分类功能,管理和沉淀知识资源,支 持对显性知道的获取、归类、+搜索、提取、控制等，可以促进知识的共享。 分类管理：提供多种知识分类的自定义，可以从业务（研、产、销、行政等）、知识类型 （制度、经验）、部门等维度定义不同的分类，并支持任意层级的设置； 知识审批：可以设定某一类下的文档的审判流程；
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✓ 开放性 遵从主流技术标准，可以与其他系统无缝对接
百度文库✓ 高扩展性 后台数据扩展，应用扩展，界面扩展，系统扩展等
✓ 高性能 能够应对大容量数据，高并发要求
✓ 最新技术的融合 顺应当前web2.0以及社交化技术的发展潮流
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保护文档安全---RMS概述
信息权限管理 (IRM) 允许个人指定对数字信 息，如文档、 电子表格和窗体的访问权限。 这 有助于防止未经授权的人员对敏感信息的打印 、 转发，或复制。使用 IRM限制文档权限后, 无 论文档在哪里都会受到访问和使用的限制，因 为访问文档的权限是存储在文档的文件中的。