CX-02记录控制程序

记录控制程序版次：B/1

1 目的

编制本程序的目的在于确定公司质量/食品安全记录的内容及管理要求，使公司的质量/食品安全记录得到有效的控制，为证实产品符合规定要求和质量/食品安全体系有效性提供可靠的客观证据。

2 适用范围

本程序适用于公司质量/食品安全管理体系运行过程和质量/食品安全记录的管理。

3 职责

3.1 行政办公室负责公司质量/食品安全记录的的贮存、保管、处置和管理。

3.2 各相关单位负责本单位质量/食品安全记录的收集、标识、及归档工作。

4 质量/食品安全记录的总要求

4.1 质量/食品安全记录的种类

质量/食品安全记录以纸张（如书面报告、表格记录等）、软件（如磁带、磁盘）和照片（含胶片）三种媒体记载。

4.2 质量/食品安全记录控制流程

表格的编制——记录的填写——记录的使用——记录的标识——记录的收集和归档——记录的保存——记录的查阅——复制与提供——记录的销毁——表格的修订

4.3 记录表格的编制

公司各部门根据质量/食品安全管理体系要求，负责质量/食品安全记录标准表格的编制，按《文件控制程序》规定审查、批准。

行政办公室编制受控质量/食品安全记录清单，详细列出质量/食品安全记录名称、受控号、存档期等内容，并且每年组织对质量/食品安全记录表格的适用性和有效性评审一次，评审后应及时更新受控质量/食品安全记录清单。

4.4 记录的填写

质量/食品安全记录的填写应符合以下要求：

a、按要求如实填写、内容清晰完整；

b、质量/食品安全记录不准用铅笔填写，字迹必须工整，易于识别；

c、填报人、审核人按要求签署姓名；

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d、不得任意涂改。

4.5 记录的使用

使用过程中要保持清洁，不得污损、丢失。

各部门应对质量/食品安全记录提供的信息进行分析，分析的结果应向有关部门传递，以共同寻求改进的机会并不断进行改进。

4.6记录的标识

公司的质量/食品安全记录采用记录表格编号（控制号）加日期的方式进行标识。

供方提供的肉鸭质量/食品安全证明文件和资料作为质量/食品安全记录的一部分，不再另行编号。

顾客要求或合同规定时，按顾客要求或合同规定进行标识。

4.7 质量/食品安全记录收集和归档

各单位（负责人或指定人员）按“受控质量/食品安全记录清单”收集本部门产生的质量/食品安全记录，并在活动结束后或定期将质量/食品安全记录归档。

4.8 质量/食品安全记录的保存

各单位按“受控质量/食品安全记录清单”以及本程序规定对质量/食品安全记录进行贮存和保管。

4.9质量/食品安全记录的查阅

因工作需要，有关人员在质量/食品安全记录保管人员的同意下进行质量/食品安全记录的查阅；必要时，可办理借阅手续借出使用，但必须在使用完毕或在约定期限内归还。

4.10 质量/食品安全记录的复制与提供

a、需要人员提出申请并经所在部门主管同意；

b、记录的保管部门领导同意（涉及保密内容的必须经主管管理者代表批准）；

c、保管人员复制，并登记；

d、申请人员领用，并办理领用手续。

使用人员须对质量/食品安全记录的复制件妥善保存与使用，不得擅自转借或提供给他方。

合同或顾客有要求时，按合同或顾客要求和本程序规定复制、提供给顾客。

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4.11 质量/食品安全记录的销毁

超过规定存档期限的质量/食品安全记录即为失效的质量/食品安全记录。

失效的受控质量/食品安全记录由行政办公室列出失效质量/食品安全记录清单，交部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

4.12 质量/食品安全记录格式的修订

质量/食品安全记录需修订时，按本程序6.1条审查、批准后进行，并应保证：

a、更改后的质量/食品安全记录应保持原信息的连续性；

b、便于统计和使用，简便有效；

c、修订质量/食品安全记录后应注明生效日期。

5 质量/食品安全记录

记录清单