浅谈企业秘书的基本素质

一、企业秘书的含义

秘书是领导身边的参谋辅助者。企业秘书就是在企业中直接协助企业领导综合处理各种事务，为领导决策及实施提供服务的工作人员。

企业秘书工作是指企业秘书人员所从事的各项辅助管理与综合服务工作的总称，主要包括事务性工作、管理性工作、沟通支援性工作。企业秘书工作的性质与任务，决定了企业秘书工作的特点：一是从属性，秘书工作总是围绕领导工作而开展的。企业秘书在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示去办理下发的任务，秘书不能超越职权范围自作主张、自行其是。二是被动性，秘书工作是为了满足领导工作活动的需要而产生和展开的，受领导活动的制约和支配。三是事务性，秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。四是综合性，秘书工作的内容纷繁复杂，涉及到本单位的全部工作，企业秘书工作必须对各方面的情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。

但是，从目前企业秘书工作的现状来看，还存在一些滞后状况，主要表现在：一是有些企业秘书对庞大的法规体系不够熟悉，特别是对具体规定更是陌生；二是有些企业秘书缺乏从理论知识转化为实际操作相关的相关经验；三是部分企业秘书对办文、办会、办事的规范重视不够，办文、办会、办事不规范的现象已经普遍存在；四是部分企业秘书还没有明确把握好自己在新形势下的正确定位。

二、企业秘书素质在企业发展中的重要作用。

企业秘书的素质在处理日常事务以及提高企业管理水平方面发挥着重要的作用。企业秘书是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会上级的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。高素质的企业秘书队伍是提高领导工作质量和工作效率的重要依托。企业秘书部门是领导的综合办事机构，领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。企业秘书队伍素质的高低直接影响到整个企业的工作质量和效率。高素质的企业秘书在处理日常工作时，不但其工作的效率和质量都可以得到领导的认可，而且同时也使得领导在工作中更得心应手；对于企业来说，企业的管理水平也能得到提高。

如果企业秘书没有良好的素质，那么会对企业的日常事务和管理水平产生消极的影响。当前秘书人员存在的通病就是因循守旧、墨守成规，一味地凭借老经验、沿用老套路办事，思维单一化、模式化，摆脱不了传统模式的束缚和羁绊，这样的秘书人员往往开创不了工作的新局面，同样这种现象使得秘书在平时的工作中就会出现各种小错误，影响工作的效率和质量；同时也让领导在进行工作时也难以顺利完成，造成企业的管理水平得不到提高和改善，最后导致企业在新时代的步伐中发展总落后于其它企业。

三、企业秘书的基本素质

（一）知识能力素质

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对企业秘书人员知识要求越来越高，秘书人才逐步向“复合型”方向发展，同时知识体系趋于庞大和复杂。所以作

为企业秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识面和更新以前的知识结构。

1、基础知识和基础理论

基础知识和基层理论是秘书必备的本领和基本功，是秘书人员思维飞向更高的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”。目前，秘书人员必须更加注重习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，注重结合市场经济的具体实践，掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新问题。

2、专业知识和业务知识

由于企业秘书工作中出现行政弱化而商务型加强的新情况，这就要求秘书人员必须通晓本企业的业务、熟悉本企业的经营活动和发展战略，及时收集、处理与本企业生产、供应、销售、科技、资金、市场等相关的信息；同时也要通晓行政、财务、统计、管理、市场、营销等方面的知识，特别是随着市场经济体制的逐步完善，对秘书的专业知识和业务知识的要求也越来越高。

(二)文书处理的能力

文书工作是秘书工作中的重要组成部分，也是一项政治性、服务性、技术性很强的工作。文书工作对及时传达、贯彻企业的各项政策法令、互通情况、处理问题、交流经验和提高工作效率等都具有十分重要的意义。它对企业实施科学决策，强化各项管理，搞好生产经营，疏通业务关系，增强企业生机和活力等具有重要的地位和作用。一个企事业单位、一个部门的文书工作能否搞好，很大程度上取决于秘书的文书处理素质的高低。

科学的文书工作是实现企业管理科学化的一项基础性工作。那种认为文书工作人员是“收收发发，打打印印，有个人干就行，干好干坏无所谓”的看法是极其错误的。各种文件、信息、资料常常是非常重要的，有时甚至是一纸值千金的。由此可见，企业秘书的文书工作不单单的收收发发，写写编编，它与企业的兴衰也有着极为密切的关系。所以企业秘书人员必须具备一定的文书工作素质。

（三）沟通协调能力

沟通协调是各级秘书工作的一项重要职能。企业中存在各种纷繁复杂的关系，如果秘书良好的协调能力可以化解矛盾，增进企业的团结，同时也可以提高企业的凝聚力。

首先在上下级关系的协调方面。秘书处于承上启下、联系内外、沟通左右的地位。企业领导机构的各种指导精神是通过秘书传递的，据此企业提出的贯彻的办法，同样下属单位情况又需要秘书及时收集、了解和调查研究。然后秘书人员整理后向领导反馈，为领导作出科学的决策方法提供必要的信息依据。因此，沟通上下是秘书的职责所在。

其次在秘书与领导关系的协调方面，因为领导的职能是决策、宏观调控、指挥和管理，而秘书的职能是辅助决策、服务管理，所以，秘书首先要了解领导的性格、习惯和工作方法，自觉地站在领导的立场去思考问题，按照领导的意图办事，使领导在进行决策时取得最佳的效果。另外要与领导在工作上保持默契，取得领导的信任。

第三在部门成员之间的关系协调方面，一个企业总由若干人员组成领导班子，然而由于每位领导的分工和管理区域的不同，有时遇到工作繁忙时，他们外出的机会就比较多，在一起交流的机会就少了，所以各领导的工作进展情况往往