公文写作一般规则

公文写作一般规定

一、公文的种类

1、从公文的功能来划分：有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

2、从公文的源向来划分：有对外文件（发文）、收来文件（收文）、内部文件3种。

3、从公文的行文关系来划分：有上行文、平行文、下行文3种。

4、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：有秘密文件、普通文件、公布文件3种。

5、从公文内容的性质和特点来划分：

（1）指挥性公文有命令、指示、决定、意见、批复、通知等；

（2）规范性公文有条例、规定、办法、制度等；

（3）报请性公文有报告、请示等；

（4）知照性公文有公告、知照性通知、通报、函等；

（5）记录性公文有会议记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

二、公文字体格式

标题：二号宋体加粗

正文：三号仿宋

三、文字表述技巧

1、公文表述专用语：

开头用语：为、为了、根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹、兹有、兹将、兹介绍。

承启用语：根据·决定，现就·问题，提出如下意见。

引述用语：收悉、敬悉。

称谓用语：我（部）、贵（局）、本（部门）。

其他：特此报告、此复、特此函复、妥否，请批示。

2、结构表述技巧

（1）凤头：简洁、一目了然，点题、一针见血，技巧、有吸引力。

（2）猪肚：饱满、文字丰润，层次、叙论得当，平实、四平八稳。

（3）豹尾：呼应、突出主体，收束、紧凑有力，简洁。

四、报告的类型

1、汇报工作类：用于向上级机关汇报本单位综合性工作、阶段性工作或专题性工作的情况，以使上级机关了解工作中的成绩、经验和问题，取得上级机关的支持和指导。

工作汇报类正文开头部分：应简要说明工作的时间、依据、内容、成绩等，起到开宗明义的作用，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。

工作情况和成绩：把工作的基本情况和主要成绩或发生的事情一并报告，可按时间顺序即纵式结构写。

主要经验或教训：是报告的重点，一般采用分条开列的方法，把工作中行之有效的做法、措施加以归纳提高，总结出带有规律性的经验，以对其他单位的工作具有指导意义或参考价值。

存在的问题和不足：以一分为二的态度找出工作中存在的问题和不足，以便于在今后工作中加以防止和改进，文字上不必着墨过多。

今后工作的意见或打算：针对存在的问题和不足提出今后工作的意见或打算，一般情况下可以简单提出，不必展开叙述。

工作汇报要突出主题，段落清晰，按照重点工作

多讲，非重点少讲的原则来安排内容；按先主后次的顺序排列；语言应简洁；不要面面俱到。

2、反映情况类：用于向上级机关反映本单位的重要情况，如先进人物和先进事迹，群众意见和思想动态，意外事故和突发事件等，以使上级机关及时了解情况，作出决策。

3、答复询问类：用于答复上级机关的询问，以使上级机关了解有关情况，此类报告是根据上级机关作出的。

4、报送材料类：用于向上级机关报送文件、材料等。

5、意见类：主要把对今后工作的意见分条列项陈述清楚，对以前的工作情况可不做叙述。

6、检查类：应着重分析问题产生的原因，以便人们从中吸取教训，从而避免类似事情的发生。

写报告要以陈述为主，一般不做理论上的阐述，更不要说废话套话，要点要突出，尤其是综合报告，在写作时要分清主次，做到点面结合，突出主干。专题报告，要突出一个“专”字，自始至终要围绕一项工作、一件事情、一个问题，不要旁生枝节。

五、请示的类型

事项性请示：下级机关请求上级机关审核批准某

项或开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。

下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。

1、请示的要求

写请示，要充分陈述请示的原因，但不能用要挟的语言，请示的受文单位只应有一个。如果是受双重领导的单位，所写请示的受文单位要根据请示的内容来确定，需要哪个上级机关解决问题，受文单位就写哪个上级机关，对另一个上级机关，要以抄报的形式送达，不得多头请示。不得越级请示，因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄报所越过的上级机关，要坚持一文一事的原则，不能把同类事情，或几件事放在一份请示中写。

2、请示的写法

（1）标题：请示标题一般要写明“发文机关＋事由＋文种”，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。

（2）正文：原由、事项、结语。

原由：是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章，原由包括依据、情况、意义、作用等；

事项：包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性，事项要写具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，条理清楚，重点突出；

结语：以上请示，请批复、以上请示如无不妥，请批复等。

六、请示与报告的区别

报告对于上级没有肯定性的批复要求，而请示不同；报告是事中或事后行文，请示是事前行文；上级对下级呈送的报告，可做批示，也可不做，而请示不管上级是否同意，都需做出批示，而批示时使用的文体要用批复，而不是批示。

报告中不得夹带请示事项。