公文写作步骤

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横坐标代表商务文书 的撰写者与目标读者立场 的一致程度,即双方是否 相互认可。
1、把握依据:游说 矩阵
把握商务文书的总体 风格时,可以依据游说矩 阵。
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三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据:游说 矩阵
如图所示,在游说助 阵中,纵坐标表示资源的 充足程度,即沟通内容是 否在目标读者的资源及能 力范围之内,是否强人所 难;
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三、如何确定文章的总体风格
1、把握依据:游说 矩阵
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一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 要想写好这个商务文书,总经理秘书需要把被动目 标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参 加会议”这件事情,原因是总经理的交代,如果秘书没有 到齐,就意味着自己组织工作失败。 换言之,总经理秘书希望在总经理面前表现良好, 就需要确保会议顺利组织成功,而组织成功的标志之一就 是人员到齐,所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与 会的确认回复,这就成功地把被动目标转化为主动目标。
在撰写商务文书时,考虑的行动主体是收取商务文书的
一方。因此,撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”,
目标读者的实际行动才是 “主动目标” 。很多人撰写商务
文书时往往陷入一个误区——把自己的被动目标当作主动目
标,也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务,
而忽略接收文书方的感受。
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一、如何制定正确的行动目标
会给目标读者受到重视的感觉;一般的电子邮件和便签则属于
非正式的商务文书。
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二、如何确定文章的正式程度
2、正式程度的表现 商务文书的正式程度表现在三个方面: (2)称谓 称谓就是指对目标读者的称呼。 (3)语气 语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气,有 轻松愉快和凝重严肃之分。
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一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮 件为例。 某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书 开会,要求秘书在确定时间和地点之后,发一封邮 件告知所有秘书。
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一、如何制定正确的行动目标
2、避免误区的案例 这封邮件就是一个商务文书。 在撰写邮件的过程中,总经理秘书的行动目标 是“让所有秘书都参加会议”,因此邮件中仅仅明 确会议的时间和地点还不够,这样不能确保所有秘 书都按照要求参加会议,而应该进一步要求所有秘 书在会议前一个星期确认是否参加会议。
判断题 商务文书撰写者越了解目标读者,撰写的商务 文书就应该越正式。此种说法:
A、正确 B、错误 参考答案:错误
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判断题 宣传册、电子邮件、便签都属于非正式的商务文 书,此种说法:
A、正确 B、错误 参考答案:错误
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判断题 列大纲既费时又费力,而且不能表现在正文中, 所以在撰写商务文书时没有必要做。此种说法:
A、正确 B、错误 参考答案:错误
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一、制定行动目标 二、确定文章正式程度 三、确定文章总体风格 四、确定文章层次结构 五、列出文章大纲 六、撰写文章初稿
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一、如何制定正确的行动目标
撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书
后采取什么行动。
1、制定目标的误区
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二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析(2):
普通员工,写给行政部经理的投诉。
分析正式程度:
你跟对方熟悉吗?
不熟悉
对方的地位比你低吗? 不低
传递的是好消息吗?
投诉
因此,在写的时候,要注意措辞,要求写的内容好很正
式、用词讲究,但并不是要求写特别严厉指责类型的词汇。
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三、如何确定文章的总体风格
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二、如何确定文章的正式程度
2、正式程பைடு நூலகம்的表现
商务文书的正式程度表现在三个方面:
(1)形式
形式是指商务文书采用的媒介形式,如电子邮件、书信或
便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的
具体内容。按照正式程度划分,宣传册、政府公文、带抬头的
信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书,
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二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据:正式指数 判断商务文书的正式程度,可以依据正式指数。 正式指数主要由三个问题来确定:
撰写者本身是否了解目标读者? 目标读者的地位比撰写者低吗? 商务文书的内容是好消息吗?
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二、如何确定文章的正式程度
1、判断依据:正式指数 商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况,在 1—10分之间予以打分。 例如,特别了解目标读者的为10份,比较了解的为7 分,不了解的或者很不了解的为1-3分;给下属写文书为10 分,给平级写为5分,给上级写为1分;内容为好消息的为 10分,坏消息的为1分。 三个问题的得分之和越低,商务文书越正式。
1、制定目标的误区 认识到这个误区的存在,就要想办法将被动目标转变 为主动目标。 这就需要思考一个问题:作为商务文书的撰写者,我 们在乎什么?换言之,我们从撰写商务文书、正确传递信息、 获得对方行动响应的过程中,能够收获什么? 只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持 一致,才能有效地把被动目标转化为主动目标。
二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析(1):
如果你是总经理的秘书
总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情,总
经理要求你发一封邮件给所有秘书,
分析一下这个邮件的正式程度:
你跟对方熟悉吗?
8-10
对方的地位比你低吗? 9-10
传递的是好消息吗?
10
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二、如何确定文章的正式程度
3、案例分析(1): 如果你是总经理的秘书 总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情,总经理 要求你发一封邮件给所有秘书, 分析一下这个邮件的正式程度: 答案应该是26-30分 目标是让这些秘书都能参加, 采用媒介为,电子邮件 口吻语气:比较轻快,不必非常正式
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2020/11/6
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判断题 撰写商务文书的第一步是确定文章的整体风格。 这种说法:
A、正确 B、错误 参考答案:错误
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判断题 撰写商务文书时不仅要照顾撰写者的意图,更 要考虑读者的实际行动。此种说法:
A、正确 B、错误 参考答案:正确
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