行政办公室运转手册

行政办公室运转手册

总

第一节行政办公室组织结构图

行政办公

室主任

总经理行

政

管

理

行

政

文

兼

职

公

司

兼

职

督

第二节行政办公室

行政办公室是酒店的行政管理中心，主要负责酒店与地方政府、新闻机构的对外联络；文件的领取、登记、送酒店高级管理层传阅、发送；政务的协调、督导。

一、岗位工作说明

（一）总经理

【工作关系】

直接上级：公司董事会

直接下级：各部门经理

内部联系：酒店各部门

外部联系：中央、省、市各有关部门

【岗位描述】

在公司董事会领导下，认真执行国家的法律、法规，全心全意依靠广大员工办好企业，努力完成各项经营、管理指标，不断提高企业的经济效益和社会效益。

【工作内容】

1.主持召开经营管理会议，研究部署落实董事会经营管理目标的具体措施。

2.制定有关经营管理的规章制度，明确部门的责任，并对其工作进行部署、检查，作出相应指令。

3.对机构设置、岗位设置、人员编制等重要问题提出方案交驻店董事会议研究。

4.研究并掌握市场的变化和发展情况，制定价格体系，适时提出阶段性工作重点，报驻店董事会议研究批准后，指挥实施。

5.有重点的定期巡视公共场所及各部门工作情况，检查服务质量，及时发现问题、解决问题，并将巡视结果传达有关部门。

6.经董事长授权，代公司对外谈判、签署合同。

7.指导培训工作，为提高酒店整体服务质量和员工素质多培养人才。

8.主持召开晨会和部门经理会。

9.以身作则，关心员工，奖罚分明，提高酒店的凝聚力，处理好人事关系，协调各部门之间的联系。

10.加强酒店的安全管理和设备维修保养工作。

11.对在经营管理中遇到的重大问题既是向董事长或执行董事报告。

（二）行政办公室主任

【工作关系】

直接上级：总经理

直接下级：秘书、行政管理员、行政文员

内部联系：酒店各部门

外部联系：中央、省、市各有关部门

【岗位描述】

对办公室的工作负全责，确保酒店高级管理层的指令畅通和办公室各项工作有条不紊的进行。

【工作内容】

1.做好上传下达，左右协调工作。既是向各部门传达酒店高级管理层的指示和要求，并抓好催办；同时向酒店高级管理层反映各部门的意见和建议，搞好信息反馈。

2.做好信息搜集、分析和调查研究工作，积极提出改进工作的意见和建议，为酒店高级管理层提供决策依据，当好领导的参谋和助手。

3.根据酒店高级管理层的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。

4.组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。

5.主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写《经营月报》，适时向酒店董事会成员和各方股东通报情况。

6.根据酒店安排和高级管理层的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向酒店高级管理层汇报。

7.负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，做好监督、检查、考核工作。

8.检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。

9.负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。

10.组织所属人员做好企业内刊的编辑、行政管理和卫生防疫等工作。

11.完成领导交办的其他工作。

【任职资格】

性别：男女不限

工作经验：

（1）具有五年以上行政管理工作经验。

（2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心。

（3）熟悉酒店管理和接待服务工作。

（4）掌握国家、地方的政策、法规。

（5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文和报告。

（6）具有一定的组织协调和整体控制能力。

体能要求：身体健康，无传染性疾病。

（1）掌握酒店管理专业知识。

（2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识。

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。

（二）总经理秘书

【工作关系】

直接上级：行政办公室主任

内部联系：酒店各部门

外部联系：市各有关部门

【岗位描述】

为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。

【工作内容】

1.记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。

2.按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并复核校对无误后交总经理签署、发出。

3.拆阅和处理总经理的信函、文电，并进行分类整理。

4.对总经理阅示后的内、外部文件及时上传下达并定期归类整理、装订成册。

5.参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。

6.及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。

7.加强与各部门的联系，掌握经管服务情况，以便迅速答复总经理查阅。

8.汇集各部门的营业报表汇集报总经理审阅。

9.完成总经理、行政办公室主任临时交办的其他工作。

【任职资格】

性别：男女不限

学历：大专以上

工作经验：

（1）具有一年以上酒店管理工作经验。

（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件。

（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系。

（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况。

（5）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。