如何科学合理地组织招标现场踏勘工作

招标实务

如何科学合理地组织招标现场踏勘工作

□文/公诚管理咨询有限公司 侯静仪 李亮

招标项目现场的环境条件对投标人的报价及其技术管理方案有一定影响，潜在投标人需要通过踏勘项目现场了解有关情况，以便确定合理的投标方案，尤其是工程建设项目，一般都需要实地踏勘招标项目现场。《招标投标法》第二十一条规定，招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。而在实际工作中，各种项目情况不一，需要踏勘现场的项目比较多。因此现场踏勘的组织工作也应该因地制宜、实事求是。笔者尝试根据不同的项目性质提出相应的踏勘方案建议，并依据国家法律规定，分析科学合理地组织现场踏勘工作对于积极有效地推进招标投标活动的目标和意义。

现场踏勘的依据和目的

有的采购人认为组织现场踏勘容易给潜在投标人互通消息制造机会，导致围标串标，现场踏勘能避免则避免，如此一来可以减少工作量，减少成本，缩短招投标的时间。笔者认为根据不同的项目需求组织现场踏勘利大于弊。除了《招标投标法》第二十一条之外，《工程建设项目施工招标投标办法》第三十二条规定招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场，向其介绍工程场地和相关环境的有关情况。同时强调：潜在投标人依据招标人介绍情况作出的分析判断和投标决策，由投标人自行负责。招标人不得单独或者分别组织任何一个投标人进行现场踏勘。

笔者认为是否需要组织现场踏勘，由招标人根据项目情况决定。招标人科学合理的组织潜在投标人踏勘项目现场，目的是为了向潜在投标人介绍项目现场的情况，包括实施项目的地理位置、地形、地貌、地质、水文、气候情况、平面布局、交通、供水、供电、通讯、污水排放等。通过现场踏勘，使潜在投标人更直观的了解项目实际情况，以便进一步将招标文件、工程量清单、施工组织方案要求等与项目现场结合；进一步对可能影响投标报价及技术管理方案的现场条件进行全面了解分析，更准确地拟定报价及制定投标方案。

前面已述，由招标人根据项目情况决定是否需要组织现场踏勘，而在实际案例中，也确实不是所有项目都有必要组织现场踏勘。笔者认为组织现场踏勘对项目后期的组织实施、过程监管以及履约验收，具备必不可少的辅助作用。像工程设计、施工、监理和工程总承包以及特许经营之类的项目招标，最好组织现场踏勘。

现场踏勘的前期工作准备

为了利用现场踏勘的机会让潜在投标人获得更有利的信息，招标人在组织现场踏勘前，需做好总体部署、任务分工、时间安排、人员配备、设备配置等工作；同时结合踏勘现场情况，确定固定的踏勘路线，分专业、有针对性的制定项目踏勘计划，为项目现场踏勘工作的顺利开展做好充分的准备。

以学校建设工程设计项目为例，谈谈现场踏勘的前期工作：

1.踏勘资料准备。首先要熟悉招标文件的内容及对必要的资料进行收集与整理。如：准备现场踏勘告知书和任务书、准备学校建设地址的地形图、收集建设地址周边的市政规划信息、收集建设地址周边的交通信息、供电、供水、排污、环境保护、地质情况报告等。此外，准备项目现场踏勘必要的图纸、表格。如：发放给潜在投标人的地形图、潜在投标人的签到表、

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过程记录表格等。

2.踏勘工作人员安排。由项目负责人在踏勘现场介绍项目内容及项目相关信息。如：介绍项目概况、项目计划、项目的预期目标等。另做好专业技术人员的准备，拟定人员职责和分工，配备必要的设备。如：A队负责接待签到，B队负责录像录音及现场设备维护，C队负责安保及运输，D队负责现场纪律，E队负责后勤支撑等。

3.踏勘线路规划。招标人须提前在项目踏勘现场做好必要的标识，确定踏勘行走路线，做好沿途的安保措施。如：沿途做好指示牌，潜在危险的地方加护栏、贴警示牌，准备好安全帽、救生设备、应急措施等。

4.踏勘前告知工作。在开展项目现场踏勘前招标人应向潜在投标人发出项目现场踏勘告知书、任务书、地形图等，以便潜在投标人现场踏勘时查看地形图与项目现场情况是否吻合，有针对性地进行现场踏勘，更清楚地了解项目现场的实际情况。同时笔者建议招标人做现场踏勘温馨提醒注意事项。如：提醒到达地点时间、停车场地、交通条件、食宿条件，注意现场障碍物和安全隐患等。

现场踏勘的组织程序

为了避免个别带有围标串标意图的潜在投标人通过现场踏勘接触到其他潜在投标人，从而影响招投标工作的顺利进行，笔者建议现场踏勘的组织程序如下：

1.按招标文件约定的时间、地点召集全部潜在投标人，现场踏勘前作温馨提醒同时确定潜在投标人是否参与现场踏勘。《招标投标法实施条例》第二十八条规定，招标人不得组织单个或者部分潜在投标人踏勘项目现场。需要说明的是，潜在投标人收到有关踏勘现场的通知后自愿放弃踏勘现场的，不属于本条规定的招标人组织部分投标人踏勘现场。招标人组织全部潜在投标人实地踏勘项目现场的，应当采取相应的保密措施并对投标人提出相关保密要求，不得采用集中签到甚至点名等方式，防止潜在投标人在踏勘项目现场中暴露身份，影响投标竞争或相互沟通信息串通投标。现场接待潜在投标人的建议有：潜在投标人到达约定地点后，一家单位安排一名工作人员指引，单独签到；签到后给潜在投标人对应编号，提醒潜在投标人到了约定地点后全程录像录音沿途跟拍，严禁交头接耳互通消息，同时根据参与人数安排工作人员管理现场秩序。

2.招标人选择的约定地点应离踏勘现场较近的地方，节省时间、尽量不使用交通工具，待参与现场踏勘

的所有潜在投标人签到后，招标人组织潜在投标人前往

踏勘现场。工作人员按要求发放序号牌、安全帽，且在

规定的行走路线上进行现场踏勘。招标人安排工作人员

全程陪同，做好安全措施、保密措施，做好现场记录。

3.根据确定的踏勘路线，招标人向所有潜在投标

人主动介绍项目情况、施工条件、隐蔽工程、环境气

候等。现场踏勘途中，潜在投标人有疑问的可以随时

示意提出，工作人员做出回答的同时，现场做好记录。招标人认为有必要召开投标预备会的，也可以在招标

文件中规定：踏勘项目现场以招标人介绍为主，在踏

勘项目现场完成后召开投标预备会公开解答潜在投标

人提出的疑问，但应当以书面答复为准。项目现场踏

勘结束后，确认所有参加踏勘现场的潜在投标人安全

离场。潜在投标人离场时，可分时间点安排潜在投标

人单独离场。

4.项目现场踏勘完成或召开投标预备会后，招标

人将踏勘项目现场时潜在投标人提出的所有疑问进行

书面整理并答疑，同时可对招标文件不完整或有歧义

的内容进行修改或补充，并统一向所有潜在投标人发

送书面的澄清答疑。

现场踏勘的注意事项

1.《工程建设项目勘察设计招标投标办法》第

十七条对于潜在投标人在阅读招标文件和现场踏勘中

提出的疑问，招标人可以书面形式或召开投标预备会

的方式解答，但需同时将解答以书面方式通知所有招

标文件收受人。该解答的内容为招标文件的组成部分。组织全部潜在投标人踏勘项目现场的时间，应尽可能

安排在招标文件规定发出澄清文件的截止时间之前，以便在澄清文件中统一解答潜在投标人踏勘项目现场

时提出的疑问。

2.作为组织者，招标人或招标代理机构需做好事前、事中、事后的现场踏勘相关工作，应尽可能让潜

在投标人在现场全面了解项目情况，同时需考虑及提

醒踏勘现场附近的交通、食宿等条件。最需注意的是

保证参与项目现场踏勘的所有人员的人身、财产安全

以免带来不必要的风险。

（责编：冯君）

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