电子文件的法律效力及特点

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电子文件的法律效力

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。随着计算机应用的迅速普及，电子文件以其海量的存储、便捷的处理、快速的传递等优点，在现实生活中大量地取代了传统的纸质文件。但这些大量的电子文件，在给人们的生活和工作带来了巨大的变化的同时，也因其存在的一些缺陷而带来了诸多不容乐观、较为棘手的问题。而电子文件是否具有法律效力，其法律性由谁指定，怎样使电子文件具备法律效力，就成为当前档案和法律工作者共同关注的热点问题。笔者拟就“电子文件是否具有法律效力以及如何保证其法律效力”这一问题，作一些粗浅的探索。

一、合法性、有效性、真实性----电子文件具有法律效力的重要法理依据

一份材料（物体、文件、资料等）是否具有法律效力，主要取决于两个方面：一是该材料是否有证据能力；二是该材料是否有足够的证明力度。《中华人民共和国刑事诉讼法》第四十二条规定，证据必须经查证属实，才能作为定案根据。电子文件是否具有法律效力，取决于它是否具有确凿的凭证价值，是否具有证据的合法性、有效性、真实性等基本特点。对于这个问题，文书学及法学的基本理论都给予了肯定的回答。

（一）从文书学基本理论的角度分析电子文件的合法性、有效性和真实性

文书学理论认为：“公文，是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的，具有法定效用的文件。在实际工作中，常将单份或几份公文称为文件。”这一定义，从文书学法理上赋予了电子文件所具有的法律效力。

1、电子文件作者的合法性。电子文件的作者不外乎各类机关、团体、部队、学校、企业等组织单位及其负责人，此类组织无不是依法成立而具有独立行文权的合法组织；从权利、义务角度来讲，这些组织都是法人，具有完全的民事权利能力和独立承担民事义务的能力。文书学理论认为：“文件的作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机构与社会组织及其领导人。”因此，电子文件作者与传统纸质文件作者的特征是一致的，电子文件作者的合法性得以成立。

2、电子文件形式的有效性。与传统的纸质文件一样，电子文件也是在机关团体等组织的具体事务活动中形成的，记载、反映着一定的事务内容，其基本程序、目的用途、基本性质都与纸质文件相同，都形成于推动实际事务活动过程中，都代表作者意志推动实际事务活动，都是处理党和国家公务的工具。电子文件代表法定作者意图行使职权，并对受文者具有贯彻执行、回应答复或阅读处理的强制力。因此，电子文件与纸质文件一样，真实地反映了特定组织的工作活动，具有法定权威和现实执行效用。

3、电子文件内容的真实性。文件具有特定的文件、特殊的语言体式、规范的结构和格式及特定的处理程序，这是保证文件内容真实性、有效性、准确性、完整性的重要条件。电子文件的撰制、传递、处理、审核、发出无不遵循这些规范、格式，从形式、程序上保证了自身内容的严肃性、真实性。

（二）从法学基本理论的角度分析电子文件的合法性、有效性和真实性

从法学角度讲，电子文件能否具有法律效力，关键在于它能否为了事实提供法律证据，这也是电子文件能否具有法律效力的基础。根据我国现行法律的规定，证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实，它具有客观性（也称真实性）、相关性、合法性三个基本特征。显然，电子文件在法理上同样具备法律证据的上述三个基本特征。

1、电子文件具有客观存在的真实性。证据的客观存在真实性，是指它所反映的内容是法律关系发生、变更或消灭而进行的活动所产生的客观事实。作为证据的事实，是不依赖于人们的主观意志而客观存在的；不论司法人员是否发现或已否收集，它们都客观地存在着。电子文件的真实性源于它的原始记录性，电子文件是国家机关、社会组织和个人在其社会实践活动中，客观生成的产物。这些信息的生成都有特定的时间、条件、环境和职能，这些信息一旦记录到磁盘、光

盘等载体上而形成电子文件，就成为行为主体活动的真实印记。虽然这一记录的形成和形式是主观的、有意识的，但文件记录所反映的客观世界的方面、领域、层次、记录的方式却是不以人的意志为转移的。因此，电子文件具有客观存在的真实性。

2、电子文件具有客观事实的相关性。电子文件作为人类社会实践活动的一种新型记录，必然与社会各项事务息息相关，它是社会各种活动的直接记载，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，它能够直接或间接地为各种活动提供与之相关的原始证明。

3、电子文件具有客观证据的合法性。我国的刑事诉讼法与民事诉讼法均对可采纳的证据种类进行了限定。1982年10月1日起试行的《中华人民共和国民事诉讼法》的第六章第五十五条规定了七种法定的可采纳的证据：“证据有下列几种：（一）书证；（二）物证；（三）视听资料；（四）证人证言；（五）当事人的陈述；（六）鉴定结论；（七）勘验笔录。”1996年3月修订的《中华人民共和国刑事诉讼法》就证据的类型作为类似的规定，其中“视听资料”是指能显示出图形、声像、符号、数字、影像等的材料。而电子文件可以在计算机终端上显示出它所储存的图形、数字、符号、影像等，因而被列入我国七种法定的证据这一－视听资料之中。1999年实施的《中华人民共和国合同法》也已明确规定了商务活动中电子文本的有效性。而去年8

月28日十届全国人大常委会第十一次会议表决通过《电子签名法》，则首次赋予电子签名与文本签名具有同等法律效力，同时承认电子文件与纸质文书具有同等法律效力，并明确了电子认证服务市场准入制度。可见，我国法律在证据采纳方面的规定，并将未将电子文件的证据能力排斥在外，也就是说，在法律面前，电子文件与传统文件是平等的，均具有合法性。

综上所述，从文书学意义上讲，纸质文件所具有合法性、有效性、真实性特点，电子文件理论上同样具备；而从法学意义上讲，证据的法律效力建立在电子文件所具有的客观性、相关性、合法性三个基本特征上，这也就构成了电子文件法律效力的基本理论依据。显然，电子文件的法律效力有着坚实的文书学、法学法理基础。

二、非直观性、可分离性、依赖性----电子文件具有法律效力的现实障碍

任何事物都具有两面性，电子文件也不例外。虽然在法理上电子文件具有无可辩驳的法律效力，虽然电子文件具有传统纸质文件不可比拟的快捷性、可塑性等优点，但在实际生活和工作中，电子文件因其在技术上或法律上存在的一些缺陷，影响了对其法律效力的确认。

1、电子文件的非直观性。电子文件离开计算机操作系统就无法识读，人无法从光盘、磁盘等电子信息载体上直接阅读电子文件所记录的信息内容，只有对之加以逻辑控制，通过编译、翻译程序的帮助下才能使电子信息转换为人们可以识别的文字图形音像资料等，才具有识读性。而不论是电子文件的二进制代码序列，还是逻辑控制，仍然是“看不见、摸不着”的。缺乏直观性成为电子文件法律效力确认的一个障碍。

2、电子文件信息、载体的可分离性。传统文件的承载体与信息内容合二为、浑然一体。而电子文件则不同，文件的存在形式具有双重性，在相对静止状态下，它与它的承载物合为一体，成为物理生命，信息“踏雪无痕”地附着于载体之上；在信息交换处于运动状态时，它通过特定的编码格式构成“信息生命”，磁性载体与可擦写光盘载体在记录信息时所起的化学变化具有可逆性。这种信息与载体的可分离性，突出表现在：①电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。②电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。③电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信