硕士研究生档案材料的归档要求
上海交通大学医学院研究生档案归档须知
从目录后的基本情况 开始编写第一页，粘 贴的纸条和表格同样 按照顺序编写页码， 方法参照实验原始记 录。 没有记录也没有 粘贴纸条的空白页无 需编写页号。
第一页
2021/4/9
15
毕业研究生来馆归档前准备工作 ——研究生前期培养材料
培养手册（学历研究生）
此页已 有记录 ，故本 身要编 一个页 号，粘 贴上的 两张纸 条，按 照顺序 继续编 写。
制定《归档须知》的目的是为了指导研究生归档准备工作，规范 归档材料，避免研究生在归档过程中重复作业，缩短研究生归档所需 时间，保证研究生归档工作的顺利进行。
2021/4/9
2
上海交通大学医学院研究生档案归档须知
一．毕业研究生来馆归档前准备工作 二．毕业研究生来馆归档事宜 三．注意事项
2021/4/9
如果此页没有任何 记录，只有粘贴的 纸条，那就只需编 写粘贴上的纸条。
2021/4/9
11
毕业研究生来馆归档前准备工作 ——实验原始记录
编写页码
如果实验数据全部记录在电脑中，则将数据统一打印 在A4纸上，整理编号，并由导师签字确认后，和科研 记录簿一起带到档案馆，统一装订。
2021/4/9
12
毕业研究生来馆归档前准备工作
培养材料
（同等学力等没有培养手册的研究生）
准备培养计划、开题报告、答辩决议书原件（需盖有培养单位 红章） ；
开题报告按照研究生院要求，包含开题申请表、设计任务书、 开题报告及记录；
按照上述顺序排序整理，逐页编写页码； 编号方法参照实验原始记录档前准备工作
答辩论文装订本和论文光盘
① 答辩论文装订本
最终印刷成册的论文一本。
② 论文光盘
研究生学籍档案管理制度
一、总则为了加强研究生学籍管理，规范学籍档案的收集、整理、归档和利用，确保学籍档案的完整、准确和保密，根据《普通高等学校学生管理规定》和国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、学籍档案的收集与整理1. 学籍档案的收集：学籍档案的收集工作由各学院（研究院）负责，主要包括以下内容：（1）新生录取通知书、学生证、身份证等证件复印件；（2）入学登记表、体检表、成绩单、毕业证书、学位证书等证明材料；（3）学籍变动材料，如休学、复学、转学、转专业、退学等；（4）奖励与处分材料；（5）其他与研究生学籍相关的材料。
2. 学籍档案的整理：学籍档案的整理工作由各学院（研究院）负责，主要包括以下内容：（1）按照时间顺序排列档案材料；（2）对档案材料进行分类、编目、装订；（3）编制学籍档案目录，方便查阅。
三、学籍档案的归档与保管1. 学籍档案的归档：学籍档案应在每年6月30日前归档至学校档案馆。
2. 学籍档案的保管：档案馆负责学籍档案的保管工作，确保档案的完整、安全。
（1）档案馆应建立健全学籍档案的保管制度，配备专门的档案柜、档案架等设施；（2）档案馆应定期对学籍档案进行检查、清理，确保档案的整洁、有序；（3）档案馆应加强对学籍档案的保密工作，防止档案的丢失、泄密。
四、学籍档案的利用1. 学籍档案的查阅：学籍档案的查阅工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。
2. 学籍档案的复制：学籍档案的复制工作由档案馆负责，需经本人或单位同意。
3. 学籍档案的借用：学籍档案的借用工作由档案馆负责，需经本人或单位同意，并办理相关手续。
五、奖惩与责任1. 对认真执行本制度，学籍档案管理规范的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成学籍档案损坏、丢失、泄密的单位和个人，追究其责任。
六、附则本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张
四、时间安排
研究生学位档案立卷工作于6月份开始，请各院部有关人员会后 到档案馆领取档案盒。9月份开始各院部到档案馆整理装订立卷。经 档案馆工作人员指导检查合格后，办理移交手续。本工作要求10月底 前完成。如有疑问，请与档案馆穆乃敏老师联系。
联系电话：86367019
2015届全日制应届毕业生合影照归档有关要求
danganguan@。
联系人：王馥琴
电话：86367019
三、网上归档
各学院（部）需将毕业照上传到学校档案软件管 理系统。
四、归档时间
要求各院部于6月底前向档案馆移交。
网上立卷归档具体步骤
点击此处
直接点击“确定”
输入姓名全拼
Aa123
工程硕士“15”
毕业照
（二）排序：按照“卷内目录”的文件顺序进行排列。 （三）编页号：在卷内文件每一文字页的右上角，用铅笔编写流水 号。 （四）软件输入：添加案卷、卷内文件目录，根据档案馆给予各学 院的分类权限进行输入。卷内文件目录应打印。页号栏要求填写每份文 件的起止页号。 （五）装盒：盒子由各院部按学生人数领取。盒上用铅笔注明研究 生详细信息（每盒两人材料，院部专业名称、姓名、学号）。
（四）照片双归档具体规格要求如下： 1、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（ 1 寸）； 2、硕士生论文答辩照片三张，包括导师与学生合照、学生与全
体答辩委员合照、学生本人答辩正面照； 3、以上照片用信封装好，同时提供电子版，实行双归档。
三、立卷流程
（一）文件组卷：硕士学籍、学位综合档案按人组卷，一人一卷。 一般每卷不超过 200 页。
一、归档范围
应归档的合影照包括年级合影(不要压膜)、专业合影、班级合影、 研究生答Байду номын сангаас照等，根据实际情况宁多勿少，尽可能收集齐全。
各单位新生档案合档及提交时刻安排研究生
各单位新生档案合档及提交时刻安排研究生对于研究生的新生档案合档和提交时刻安排，需要考虑以下几个方面：招生单位、学生个人、学校要求等。
下面将详细介绍这些方面的内容。
一、招生单位1.招生计划确定后，招生单位需要及时通知新生准备提交档案材料的事宜，包括要求提交的具体文件和提交时间。
2.招生单位可以与学校档案管理部门协商，确定提交档案的具体安排。
二、学生个人1.研究生在收到招生通知书后，应及时关注招生单位发出的档案提交通知，并了解具体要求和时间节点。
2.学生要按时准备好相关的档案材料，核对清楚，确保有必要的证明文件和复印件。
三、学校要求1.学校档案管理部门要按照相关要求，制定合理的时间安排或时间节点，确保新生档案的合档和整理工作有序进行。
2.学校档案管理部门可以将档案合档和提交时刻与学校其他相关工作结合起来，做到高效和节约。
3.学校可以对整个档案合档和提交过程进行监督，确保材料的真实性和完整性，防止违规。
四、具体安排1.招生通知书发出后，招生单位可以给予新生一定的准备时间，以方便他们准备好相关的档案材料。
2.学校可以提前将档案合档和提交的要求和时间节点发给新生和招生单位，以便他们有充足的准备时间。
3.学校档案管理部门可以在确定的时间段内，按批次进行档案合档和提交工作，确保工作的有序进行。
五、总结总的来说，研究生的新生档案合档和提交时刻需要招生单位、学生个人和学校共同合作，确保工作的顺利进行。
各单位要及时传达相关要求和时间安排，学生要按时准备好档案材料，学校要制定合理的时间节点和安排，同时提供必要的指导和支持。
只有各方通力合作，才能保证新生档案合档和提交工作的顺利进行，为研究生的学习和生活提供良好的基础。
河海大学纸质归档说明归档说明
学术型全日制硕士研究生归档说明纸质归档时档案盒封面填写如下（档案盒脊一定要用铅笔书写）纸质归档时档案盒内需要提交如下材料：编号时，从目录后的第一项“学习计划表”开始编写第一页，除空白页外都需要编号，在右上角用铅笔标号，按照目录中的顺序依次标号。
注意，申请表和决议书只有A4的是标号，16K的版本是放在档案盒外，一起交给华熙老师。
另外，决议书中的表决票每张都需要标号！1、学位信息表（不编号）进入河海大学研究生院系统，点击右下角的学位信息上报系统，按照一级学科授予学位！信息录入完成后，将形成的PDF打印出来。
签字（姓名、日期）。
2、河海大学研究生业务档案情况表（不编号）河海大学研究生业务档案情况表3、研究生业务档案卷内目录（不编号）研究生业务档案卷内目录4、硕士研究生学习计划（开始编号）这个是在研究生开学的时候发的，自己填写完整后，找导师和系主任两人签字。
5、硕士研究生学位论文文献阅读写好后交导师签字6、开题报告开题报告中的每个日期必须按照实际情况填写完整同行专家签名需要五位副教授以上职称的老师签字，可以包括自己的导师。
7、中期检查表填写完整后交导师签字，日期填好。
8、自己的毕业论文一本（除档案盒外还需交3本论文）论文的封面上的内容需要填写完整，提交日期，答辩日期，评阅人等。
论文独创性声明中签字！9、答辩申请书两份（日期先后顺序要注意，从前到后时间由早到晚）自己的照片需要贴好独创性声明签好自己名字。
日期。
导师评语处，导师签字。
预答辩主持人的签字日期与预答辩时间相同。
修改复审处的签字日期在预答辩后的5-7天。
六、论文评阅人及答辩委员会名单审批表中的评阅人和答辩委员会成员需要在答辩前填写好。
答辩委员会成员至少需要三位副教授职称以上的老师（不包括自己的导师），主席必须是教授职称。
最后一页要附上成绩单的原件。
10、论文评阅书评阅书在盲审返还后，需要填写完整自己的姓名，导师姓名。
11、决议书A4的那份是需要贴表决票的16k的那份无表决票12、发表论文（必须复印封面、目录、论文）13、论文修改说明必须注明是否修改导师签字，日期。
研究生新生档案归档材料及整理要求
研究生新生档案归档材料及整理要求
一、归档材料
研究生新生档案归档材料一览表
注：
1、博士报考材料包括：
①博士入学考试报名信息简表；
②政治审查表；
③推荐书2份（须推荐专家亲笔填写签名，并附推荐人的正高级职称证书复印件）；
④攻读博士学位阶段拟开展的研究计划。
负责移交的老师可向各学院研究生管理办公室负责招生的老师索取。
2、推免的硕士研究生还应有“硕士研究生推免登记表”。
二、整理要求
1、下载并打印本单位的“博士/硕士新生档案移交目录”（点击“学院”项的三角符号可选择单位）。
2、检查每个学生具体归档材料，并在移交目录上的对应材料栏内打“√”，后将每个学生的归档材料归集（夹）在一起，。
3、按移交目录序号在归档材料上标注相应的序号，并按移交目录序号排序。
（请用粗笔在原档案袋上标序号；而在无袋子装的归档材料上标序号时，只能用铅笔书写，勿用其他种类笔）。
三、其他
1、未报到学生的新生档案不予接收。
2、移交目录之外，若有新增已报到的学生档案数据，请各学院依序添加，并在移交目录上进行标注。
3、各学院新生档案的“入学前档案”中若只有“党员材料”，“入学前档案”栏不打“√”，且在备注中予以说明。
4、请学院严格按照归档要求收齐材料，并做好移交目录，档案馆不再另行通知催收。
对归档要求有不明的，请电询档案馆。
硕士毕业生档案管理制度
第一章总则第一条为进一步加强硕士毕业生档案管理工作，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，保障毕业生档案的真实性、严肃性，完善学校档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在毕业生管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，制定本制度。
第二条硕士毕业生档案是学生在校期间形成的，反映其学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭背景等个人档案材料。
它是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条本制度适用于我校各专业层次硕士研究生。
第二章档案管理机构及职责第四条学校设立档案管理中心，负责全校硕士毕业生档案的集中管理。
第五条档案管理中心的主要职责：1. 制定和完善硕士毕业生档案管理制度；2. 负责接收、整理、保管、查阅和转递硕士毕业生档案；3. 定期对硕士毕业生档案进行清理、检查和维护；4. 组织开展档案管理人员的培训工作；5. 为毕业生提供档案查询和咨询服务。
第三章档案管理原则第六条硕士毕业生档案管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改；2. 完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏；3. 安全性原则：确保档案安全，防止丢失、损坏；4. 规范性原则：档案管理应遵循国家有关档案管理的法律法规和标准。
第四章档案收集与归档第七条硕士毕业生档案的收集范围包括：1. 学生个人基本信息；2. 学生学业成绩单；3. 学生获奖情况；4. 学生论文、科研成果；5. 学生在校期间的思想政治表现；6. 学生体检报告；7. 学生就业推荐材料；8. 其他需要归档的材料。
第八条硕士毕业生档案的归档程序：1. 学生毕业前，所在学院将整理好的档案材料提交给档案管理中心；2. 档案管理中心对档案材料进行审核、整理、立卷；3. 档案材料归档后，及时编制档案目录，并登记在册。
研究生院档案材料归档范围和保管期限参照表
1
研究生培养计划
永久
2
研究生课程建设要求及安排、课表
长期
3
典型教案、重要备课记录
长期
4
研究生社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期
6．学位（JX16）
序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关研究生学位工作的文件材料（材料一般从党办机要室归档）
长期
2
本校研究生学位评定条例、办法，授予博士学位、硕士学位决定（编有学校文号的学校文件从校办归档
长期
2
全日制博士、硕士毕业生名册
永久
3
全日制博士、硕士毕业生相片册
长期
4
博士、硕士毕业生就业协议书
永久
5
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
（四）科研类（KY）
序号
类 目 名 称
保管期限
1
本校各类研究生课题的申报、检查、结题等材料
长期
（五）声像类(SX)
序号
类 目 名 称
保管期限
1
反映本单位主要职能活动过程中所拍摄的对日后有保存利用价值的照片、设计制作的宣传画册、展板等
保管期限
1
上级下达的有关研究生教学工作的文件材料（材料一般从党办机要室归档）
长期
2
研究生教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法（编有学校文号的学校文件从校办归档）
永久
3
有关研究生教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
长期
4
研究生学院年度工作计划、总结
长期
5
研究生教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
3．招生（JX13）
研究生学位档案归档目录及整理要求
研究生学位档案归档目录及整理要求
一、归档目录
依照研究生培养类型进行分类，每份研究生学位档案材料包含1-13
二、整理要求
（1）所有材料严格按上表中档案目录顺序排列摆放。
（2）基本信息和相关内容务必填写完整，尤其注意学号、姓名、专业、导师姓名等基本信息。
所有该签字、盖章、贴照片、填日期处切勿漏填。
注意签字必须手签，不能用复印件或扫描版。
（3）学位评定材料三（学位申请及评定书）中答辩委员会意见要注明“通过论文答辩”和“建议授予**学硕士学位”；学院学位评定分委员会意见一定要注明“建议授予**学硕士学位”；院学位评定分会成员中出席会议的人数一定要超过总人数的2/3。
（4）博士研究生需提供一份送审申请表（可不签字），标注符合相应送审要求的小论文，并附上相关证明材料原件。
（5）非中文学位论文的中文摘要博士需要达到8000字、硕士需要达到3000字，未达字数者也可另外加附一份满足字数的中文摘要。
（6）学位论文中的原创性声明和授权书，学生和导师都要签字（注意：签字必须手签，不能是复印件和扫描件）。
（7）学位论文封面、扉页上不能有“保密”字样，独创性申明上不能在“保密”处划勾或填写“__年后解密”。
高等学校文件材料归档范围
5
编辑出版部门管理形成的文件材料
CB12-15(出版物项目)归档范围 包括出版物的编审、出版等方面的全套 材料。
10、外事类（WS）
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、 出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办
JJ12(工程项目)归档范围：
序号
1
材料名称
2
3 4 5 6
7
8
项目可行性研究 项目设计基础文件 项目设计文件 项目管理文件 项目施工文件 项目竣工验收文件 财务管理文件 监理文件材料
基建类材料归档应注意：
1、 若项目为国家重大建设项目需要按照 《国家重大建设项目文件归档要求与档案 整理规范》（ DA/T 28-2002）执行。
6、基本建设类 8、产品生产类 10、外事类
7、仪器设备类 9、出版物类 11、财会类
• 1、党群类（DQ）
主要包括学校党委、工会、团委、民主 党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪 要；各党群部门的工作计划、总结；上级机 关与学校关于党群管理的文件材料。
依据高校档案实体分类法，党群类 （DQ）可以划分为7个二级类目。
KY12(科研项目)归档范围
序号 1 2 3 4 5 项目阶段
科研准备阶段 研究实验阶段
总结鉴定阶段
申报奖励阶段
推广应用阶段
6、基本建设类(JJ)
按国家档案局、原国家计委发布的《基 本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发 [1988]4号)执行。
基建档案主要是在基本建设管理和基本
建设工程项目活动过程中形成的文件材料。
实体分类号 CB11 CB12 CB13 CB14 类目
研究生论文归档须知
研究生论文归档须知一研究生论文归档细则研究生毕业论文是我校教学档案的重要组成部分，必须按归档制度和要求整理归档，由校科技档案室集中统一管理。
根据《中华人民共和国档案法》、国家教委办公厅发布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规文件，结合我校的实际情况特定本细则。
一. 研究生毕业论文的归档范围及保管期限二.研究生学位论及评审材料的整理与归档要求1.从目录后第一页按顺序编页号，无论单面或双面纸只要有书写文字或图件、照片、表格均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
2.论文复印件应贴照片。
3.照相底片应与论文所附照片相对应，即论文中每张照片都相应有一张底片归档。
4.各种材料大小均为16张，图件必须注明图名、图号、比例尺、作者、时间，并按16开叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
5.研究生在毕业答辩中形成的科技文件材料由研究生院每年年底向科技档案室移交。
6.研究生毕业论文及其它归档材料，由研究生本人直接向科技档案室移交。
7.研究生在归档前应填写“研究生论文移交目录”一式两份，并由导师审查其归档材料是否齐全，然后签名。
没导师签名，科技档案室不予验收。
8.研究生在毕业答辩完毕后(一个星期内)即应整理归档。
经科技档案室验收合格后，并在离校单上加盖科技档案室专用章。
凡归档不齐全者科技档案室不予盖章，毕业生不予离校，研究生院不予发学位证书。
科技档案室2001年4月10日研究生论文移交目录注：1.“时间”一栏填论文封面上的时间；2.“起止页号”指论文的起止页号；3.如有技术保密和密级的论文请在研究生院领“密级审定表”，由研究生院上报校保密委员会审批。
科技档案室将根据保密委员会的审批结果进行保管和借阅；4.如无国家密级和技术密级请在相应的栏目中填写“无”；5.“导师签名”和“研究生签名”一栏中应用钢笔签名不得打印。
学位论文档案上网著录单著录单填写要求：1.按著录单上所设项目认真填写，内容准确。
档案归档说明
法学院毕业生档案归档说明1、【档案顺序】档案袋中文件与登记顺序一致，档案顺序按学号顺序整理2、【装袋顺序】本科生档案内容按照初中、高中、本科阶段装袋，研究生按初中、高中、本科、硕士、工作阶段装袋。
3、【装袋内容】本科阶段内容一般为高考招生信息档案、本科中文成绩单、健康登记表等。
若为中共党员，还应当有相关的入党材料。
档案材料顺序要与目录清单材料顺序一致。
一份档案中确保是同一个人的档案材料，不可加入其他人材料，空白表格和空袋子不用注入。
4、【目录清单和抬头名称】移交学生档案时不可过于笼统，如（档案一袋、正卷、副卷）归档材料名称要按照档案材料名称如实填写，学校名称可以简写，其余内容不能自己定名。
5、【党员材料】要按照入党志愿书、入党申请书、转正申请书、政审材料（函调信）、自传、思想汇报的顺序装袋。
如果只是入党积极分子，最后没有发展成功，则有关材料如入党申请书、思想汇报、党校结业证书等材料都无需装袋，而应还给学生本人。
6、【高中档案】依据生源地不同，每个省份的材料不一样，如山东学生都有高中学生综合素质评价，按照顺序和抬头名称依次登记。
封皮上没有写“册”字的，要写成册，正附卷的也要逐一登记。
7、【研究生档案】至少有三份材料，北航研究生学年评定登记表、北航研究生登记表、北航体检表，按顺序依次装袋。
如果工作阶段有材料的，再按名称加入相关材料。
其他说明：1、所有复印件（只要没盖章的）都放在最后，无需登记。
2、只要写比较重要和有用的材料，如核查单、转递通知单之类的，无需写在目录中。
3、目录阶段根据实际情况自由加减行，如果有初中团员档案或者团员证的，在高中阶段之前添加初中材料一行。
4、工作阶段材料的填写用于参加过工作被录取的硕士生，如果档案已经按照干部档案进行整理装订的，请勿打乱。
5、表格尽量打印在一张A4纸上，方便签字或盖章。
若内容较多，则正反面打印或者分两页打印。
6、表格一式两份，档案人员经检查清点合格后，双方履行签字（盖章）手续，并各执一份存查。
硕士博士学位论文轮转登记手册2、专硕(规培)-上海交通大学医学院
档案馆 二〇一九年三月
1
目录
一、归档学生类别及内容
1、三年制、硕博连读研究生 2、专硕（规培）、专博（规培）研究生 3、同等学力研究生
二、归档材料编写页码
1、科研记录簿 2、学位培养手册及答辩决议书
三、学位论文及光盘 四、上海交通大学医学院研究生归档系统操作流程 （归档系统请登录网址: https://） 五、归档注意事项 六、归档时间及地点
18
三、学位论文及光盘
学位论文： 论文装订本内“学位论文原创性声明” 及“学位论文版权使用授权书”两页 需论文作者和指导教师签名。
论文光盘： 光盘中刻录答辩论文； 用中号信封（约23CM*16CM）装光盘； 信封上写明姓名、学号、专业和论文题 目； 信封不要封口，也不要粘在论文本上。
19
四、上海交通大学医学院研究生归档系统操作流程
4
一、归档学生类别及内容
3、同等学力研究生
① 科研记录簿 ② 培养计划/ ③ 开题相关表格 ④ 答辩决议书 ⑤ 硕士/博士
课题计划
原件（盖章） 学位论文
⑥
学位论文光盘（装在 中号信封内）
⑦
上海交通大学医学院研究生档案信息表和卷内目录 （请
到上海交通大学医学院研究生归档系统下载（ https://），
2、学位培养手册及答辩决议书（硕博连读博士）
归档内容及排列顺序： 1、硕士培养手册 2、博士培养手册 3、答辩决议书原件
1、从硕士培养手册封面开始编写
第一页。
2、培养手册中无书写内容的印刷
页无需编写页码。 3、博士培养手册封面需编写页码， 接硕士培养手册编码的最后一页。 4、答辩决议书原件（培养单位盖 章），接博士培养手册编码的最后 一页编写页码。
毕业生档案归档内容范围
附件4. 毕业生档案归档内容范围一、（本科）毕业生档案归档内容范围1. (大学)学生登记表由辅导员组织学生填写完相关内容，并加盖学院公章。
2．毕业生登记表按项目要求填写完毕后，由各学院到学校办公室加盖学校公章，否则不能生效。
3．本科成绩单由各学院教务秘书提供，必须将以下5个印章加盖齐全方能生效：⑴教务秘书章⑵院长章⑶学院公章⑷授予学位章（横戳）⑸是否同意毕业章（横戳）4．教育实习或专业实习成绩单必须有实习单位印章方能生效。
5．就业通知书到就业指导服务中心取。
注意白联必须装在本人档案里。
6.党籍材料。
党籍材料分党员和积极分子两部分。
党员（已转正）需装以下材料:⑴入党志愿书⑵入党申请书（最原始的一份）⑶支部综合考察材料⑷预备党员考核表⑸入党转正申请书（正式党员必有，预备党员没有）⑹政审（外调）材料（有，就装）⑺思想汇报1—2份预备党员、积极分子需装以下材料:⑴积极分子登记表⑵政审（外调）材料（有，就装）⑶党校学员登记表⑷团组织推优表（有，就装）⑸入党申请书一份（原始的）⑹思想汇报1—2份7．奖励材料到学生处管理科取。
8．（健康检查）体检表到校医院保健科取。
9．教师资格认定申请表（有则装）10.二学历材料二、（研究生）毕业生档案装档内容范围1．研究生成绩单2．毕业研究生登记表3．思想鉴定4．就业通知书到就业指导服务中心取。
注意白联必须装在本人档案里。
5．党籍材料党籍材料分党员和积极分子两部分：党员（已转正）需装以下材料:⑴入党志愿书⑵入党申请书（最原始的一份）⑶支部综合考察材料⑷预备党员考核表(正式党员不装)⑸入党转正申请书（正式党员必有，预备党员没有）⑹政审（外调）材料（有，就装）⑺思想汇报1—2份预备党员、积极分子需装以下材料:⑴积极分子登记表⑵政审（外调）材料（有，就装）⑶党校学员登记表⑷团组织推优表（有，就装）⑸入党申请书一份（原始的）⑹思想汇报1—2份6．奖励材料7.（健康检查）体检表到校医院保健科取8．教师资格认定申请表（有则装）9、学位审批表到研究生院学位办取。
吉林大学档案网上归档工作规范
吉林大学档案网上归档工作规范————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期:吉林大学档案网上归档工作规范档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。
为建立健全我校统一的档案检索体系，深入开发、利用档案信息资源,充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用,特制定本规范。
规范共包括：档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。
第一部分档案网上著录规则1 范围1.1 本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。
１.2本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。
2 著录格式2.1 文件、案卷所属类别著录格式一级目录二级目录三级目录２.２案卷级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间接收人移交时间移交人输入员2.3文件级著录格式信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号实体分类号案卷／盒号及馆编件号保管期限密级正题名副题名附注第一责任者其他责任者页数规格起止时间归档单位存址主题词出版项奖励名称获奖等级获奖时间文号、图号载体文本文种归档份数电子文件编号输入员３著录项目3．１类目项为了便于对系统中大量的档案数据进行管理,系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。
这个类就称之为类目。
３.１.1 一级目录一级目录著录年度号,使用阿拉伯数字。
3.１.2 二级目录二级目录著录分类号的第一、二级类目。
具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。
3.1．3 三级目录３.1.3．1 博士学位档案学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。
例如:“经济学院博士”。
上海交通大学研究生教育文书、教学档案立卷归档办法
上海交通大学研究生教育文书、教学档案立卷归档办法沪交研〔2015〕85号根据国家教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》、《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》及《上海交大教学档案工作管理办法实施细则》等文件有关规定，研究生院及全校各学院（系、所）教学文件材料处理部门均为立卷归档单位，负责本单位在教学管理过程中形成的具有保存、利用价值的教学文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。
各部门必须明确分工，协同配合，并做好电子文本归档和纸质文本归档的配套工作。
为做好这项工作，制定具体办法如下：一、归档范围详见《上海交通大学研究生教育文书、教学归档范围及保管期限表》。
二、归档要求1. 研究生院归档要求（1）凡具有保存、利用价值的教学文件材料必须做到完整、准确和系统，文件、材料按学科专业、性质、特点由各处室（文件材料的形成部门）收集后移交院内兼职档案员，由兼职档案员立卷并定时向档案馆移交。
（2）与研究生院工作有关的收、发文件，以及机关内部制定的文件等，由研究生院负责按文件的特征整理、立卷、归档。
（3）博士和硕士学位论文电子版由研究生上传至信息系统，学位办公室负责收集、整理并定期提交中国国家图书馆、中国科学技术信息研究所、校图书馆、校档案馆。
博士学位论文纸质版由各学院收集后交学位办，由学位办负责整理并定期寄至中国国家图书馆。
（4）博士、硕士研究生学习成绩登记总表由各学院（系、所）负责收集、整理，在研究生毕业后由研究生院定时统一向档案馆移交。
延期毕业学生的成绩登记总表在毕业后插卷，按进校时间分类移交。
（5）教学评估的汇总材料、评估结论由各学院（系、所）负责收集、整理后交研究生院，由研究生院负责立卷，并向档案馆移交。
（6）盲审意见书由学位办定期提交档案馆。
2. 各学院（系、所）归档要求。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
11 河南硕士研究生档案材料的归档要求
各：
按照研究生档案材料的归档要求，各需做好研究生档案材料的办理及移交工作，具体要求如下：
一、报送材料
1、学业情况表1份。
2、毕业证、学位证领取签名表复印件1份。
3、纸质版学位论文1本/人。
4、电子版学位论文。
5、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
6、其他由自定。
二、报送图书馆的存档材料（直接交图书馆）
1、电子版学位论文网上提交，见图书馆通知。
2、纸质版学位论文1本/人。
三、报送档案馆的存档材料（具体要求见档案馆通知）
个人档案：
1、纸质版学位论文1本/人。
2、录取登记表1份/人。
3、学籍表1份/人。
4、成绩单1份/人。
5、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
6、学位申请书1份/人。
7、答辩评议表1套（5份）/人。
8、学位论文评阅意见表原件1套（2份）/人。
9、学位基本信息采集信息表1份/人。
10、学位论文复制比检测报告首页1份/人。
集体档案：
11、学位证领取签名表1份。
12、毕业证领取签名表1份。
13、河南研究生授学位信息简表（年鉴）纸质版1份和电子版。
四、转入个人档案的材料
1、录取登记表1份/人。
2、学籍表1份/人。
3、成绩单1份/人。
4、学位论文评阅人与答辩委员会成员审核表1份/人。
5、学位申请书1份/人。
6、答辩评议表复印件1套/人。
7、学位论文评阅意见表复印件1套/人。
8、其他。
五、报送研究生院材料
1、纸质版学位论文1本/人。
2、电子版学位论文光盘（光盘以为单位，含河南研究生授学位信息简表（年鉴）电子版）。