函的使用

函的使用

公函的定义：

公函是社会组织之间进行横向公务信息沟通的常用方式，它像连接各类绀织的桥梁和纽带。秘书人员…定要学会利用公函实现信息联络，为组织建立起良好的协作关系。

公函的用途：

“不相隶属机关之间”不论级别高低，都没有指挥与服从、领导与被领导关系，而是平等协作关系，其相互行文均使用函。政府的专门职能部门，如财政、人事、卫生、统计、环保、劳动保障、市政管理等部门，都是各该项事业的专门管理机关，下级政府或同级部门要开展这些方函的工作，或涉及这些部门的职责范围时，必须请求它们批准才行。这时应当使用“函”请求批准，而不能使用“请示”。只有下级机关向七级机关请求批准时，才能使用“请示”行文。

公函有以下几个特点：

（1）适用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制，都可以用函行文。

（2）内容单纯具体。函的内容遵循一文-事的原则，不能一文多事。都要针对具体的人，具体的事，具体的时间，具体的事项等。

（3）文字表达简练。函的语言表达简洁精练，篇幅简短简明。

（4）行文格式规范。有些单位的公函格式失之随意，要知道公函属于国家法定公文文种，在格式上也有严格规范（如下面这个图所示）。

函的种类

根据发函的目的和内容，可以划分为商洽函、询问函、答复函，请求函、批准函等。

（1）商洽函：旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题。例如《X X局人事处关于商洽刘X X调动工作事宜的函》。

（2）询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。例如《X X市文化局关于询问网络工程师在职培训班事宜致X X高等职业技术学院的函》。

（3）答复函：即答复对方询问和商洽之事。例如《X X市和平区中学关于同意接待X X市卫生学校师生临时住宿的复函》。

（4）请求函：旨在向专门职能部门请求批准。例如《X X市林业局关于请求将红叶斋商店列为旅游定点商店的函》。

（5）批准函：用于批准有关机关的请求事项。例如《国务院关于同意沈阳海关升格为正厅（局）级直属海关的复函》。

从公函的行文关系来看，分为对外发函和复函两种类型。因此其结构模式也有差异。

函的种类举例

（一）

广东省人民政府关于商请联合主办

2001年全国产学研联合洽谈会暨展示会的函

国家经贸委、敉育部、中国科学院：

1999年9月，国家经贸委、教育部、中国科学院产学研联合办公室在我省

举办了首届全国产学研联办合洽谈会暨展示会，共有来自全国各省市的35个展团、496户重点大型企业，以及北京大学、清华大学等138所重点高等院校、130多个科研院所到会展示科枝成果，6万多人参加了大会。大会共签订产学研―合作合同1沾项，达成合作意向262项，涉及合同金额16.2亿元，会议取得了圆满成功。

深圳市作为我国最大的经济特区和全国首批三个技术创新试点城市之一，已连续10年举办了全国性的新技术新成果交流大会，具有丰富的办会经验。为进一步推动产学研联合和技术创新工作的开展，促进省市之间的合作与交流，特商请由国家经贸委、敉育部、中国科学院与我省人民政府于2001.年9月继续联合举办第二届全国产学研联合洽谈会暨展示会，由我省经济贸易委员会和深圳市人民政府承办。

请予支持。

广东省人民政府

二○○一年二月二十二日…点评‟

此文旨在商洽联合办会的有关事项。标题中写明商洽事项，给对方传达明确的信息。正文分为两个层次安排：首凡，以说明几家单位联合举办产学研洽谈会的收益为背景，说明继续举办洽谈会的必要性。其次，说明商洽事项，这是此函的主体内容。文中明确提出了洽谈会的目的以及要商洽的具体事项和本单位的意见，态度很明确。如果商洽事项涉及几个方面的问题，则要采取分条列项方式说明，以便对方考虑研究。结尾用语“请予支持”表达的是对收文单位的期待，语言语气得体。为了表达谦和的态度和语气，结语还可以用“如同意，请尽快复函为盼"或“如蒙慨允，请即复函”等结语。

（二）

国务院办公厅关于在我国境内

举办对外经济技术展览会审批程序有关事项的复函

国办函…2002‟93号

外经贸部：

你部《关于举办境内对外经济技术展览会审批程序有关问题的请示》（外经贸贸发…2002‟5215号）收悉。经国务院批准，现就有关事项函复如下：

一、为简化审批程序，提高工作效率，对国务院已批准的以国务院部门或省级人民政府名义主办的对外经济技术展览会，如需再次举办，国务院授权你部受理申请。对符合国家产业政策及当地产业特点、达到一定办展规模和办展水平；企业反映良好且取得较好社会经济效益的，由你部直接审批，并报因务院备案；经审核不宜或暂不宜再次举办的，由你部提出处理意见，报国务院审批后函复主办单位。你部要严格审核把关，切实负起责任。

二、有关在我国境内举办对外经济技术展览会的其他事项，仍按《国务院办公厅关于对在我国境内举办对外经济技术展览会加强管理的通知》（国办发…1997‟25号）的有关规定执行。

国务院办公厅

二〇〇二年十一月二十一日…点评‟

答复函的写作要突出针对性。首先要告知对方，说明来函收悉，然后使用“经研究（经批准），现答复如下：作为过渡，引出答复内容。其次，针对来函的内容，给予明确具体的答复。最后写上签复用语“特此函复”、“此复”等。

（三）

关于调整新护照收费标准的复函

XX部：

你部《关于调整新护照收费标准的函》（公境办…XXXX‟XX 号）收悉，经研究，函复如下：

为适应改革开放的形势，加强公民出国的审批和管理，对护照增加防伪措施是必要的。鉴于新版护照印制成本的增加，并考虑驻外使馆办理因私护照收费为每本100元等情况，同意从XXXX年8月15 日起，北京、上海、江苏、广东四省（市）新版因私护照收费标准调整为每本100元。

X X部

X X X X年X月X日

[点评]

此函是一份批准函。开头引述来文标题和发文字号作为发文理由，使用“经研究，函复如下”的转折语，引出主体内容，随后针对请求函的有关事项做出明确答复。正文言简意赅，态度明朗，是XX部对有关事项行使审批权的结果。

特别提示

函的种类较多，但是写法近似。例如，请求函、联系函、商洽函、询问函在整体格局上基本相同. 只是在表达行文目的和回函要求等方面要有适当变化，突出重点。

答复函与批准函类似。所不同的是，答复函主要告知对方询问或联系的事