公司文件审核管理办法

文件审核管理办法

一、总则

为更好的提升我公司文件质量，规范文件格式，加强文件的可操作性，使文件审核过程规范化、制度化，有效的促进工作开展，严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失，特制定本办法。

二、适用范围

（一）文件适用范围

本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司（以下统称为“公司”）所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。

1、业务文件

业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应向委托方提交的一切技术成果，其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料。

2、行政文件

行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所起草的文件，其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关

部门的相关文件、人员劳动合同等文件。

3、其他文件

其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件以外的文件。

（二）人员适用范围

本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。

三、审核流程

项目的基本审核流程按审核级别划分如下：

1、总经理

2、副总经理

3、部门经理

4、部门主管

5、起草人/责任人

（一）业务文件

审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。

（二）行政文件

1、合同类文件

具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件，文本起草人审核完毕后，

报上级分管领导处，涉及款项较大的，需上报总经理处审核。填写文件审核登记表（附件二），审核无误后申请盖章并执行。

2、申报类文件

具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申报等文件，文本起草人审核无误后，上报分管副总经理处审核，填写文件审核登记表（附件二），终审人员签字确认后方可申请盖章并执行。

3、公司管理性文件

具体包括公司内部发布的各种制度、通知、任命等文件，起草人审核无误后，上报总经理处审核，填写文件审核登记表（附件二），审核通过后申请盖章并执行。

（三）其他文件

具体包括员工个人需要等特殊情况所需公司出具的各类证明等材料，文件起草人审核无误后，上报分管领导处审核，审核通过后申请盖章并执行。

四、审核标准

审核标准以不出现文字性错误为基本原则。其中包括以下几点：

1、所有文件中不得出现错别字，语句不通，标点误用的情况，技术信息数据等必须准确无误。

2、文件编制人员要对自己的劳动成果负责，所提交审核的资料必须是可审核状态，没有重大偏差、无技术信息数据错误。

3、提交所有文件必须符合国家法律法规和技术标准。

4、严格遵守审核流程。

五、质量控制

对文件审核的质量要进行严格的控制，做到遵循审核流程、严控审核标准。按照两者结合的过程，将质量控制标准规定如下：

1、审核按照审核流程规定级别逐步上报审核，越级审核的，需要在申请加盖公章时说明具体情况，经领导认可登记后准许执行；

2、审核人员对文件的审核要认真、严谨，对文件形成的审核意见需有理有据，并严格填写文件审核登记表（附件二），审核人员对自身提出的审核意见负有解释权，并对其未来所引起的后果负责；

3、文件盖章执行后若仍出现可预见性文字书写、表述错误的，所有审核人员均负有连带责任，公司将给予罚款处理，罚款金额如下：

（1）审核程序为五级审核的，罚款金额按照从高到低分别为500元、300元、200元、100元、50元；

（2）审核程序为四级审核的，罚款金额按照从高到低分别为300元、200元、100元、50元；

（3）审核程序为三级审核的，罚款金额按照从高到低分别为200元、100元、50元；

（4）审核程序为二级审核的，罚款金额按照从高到低分别为100元、50元。

给公司造成经济损失的，按照损失额的大小，按一定比例罚款如下：

（1）审核程序为五级审核的，罚款比例按照从高到低分别为50%、20%、15%、10%、5%；

（2）审核程序为四级审核的，罚款金额按照从高到低分别为40%、25%、20%、15%；

（3）审核程序为三级审核的，罚款金额按照从高到低分别为50%、30%、20%；

（4）审核程序为二级审核的，罚款金额按照从高到低分别为60%、40%。

造成经济损失额较大的，公司视情况上会研究是否给予从重处罚。

5、审核程序从高到低如下图：

一级审核：起草人/责任人

二级审核：起草人/责任人部门主管

三级审核：起草人/责任人部门主管部门经理

四级审核：起草人/责任人部门主管部门经理副总经理

五级审核：起草人/责任人部门主管部门经理副总经理总经理

六、附则

本办法自发布之日起执行，最终解释权归人事行政中心所有。