让企业内容管理像搭积木一样简单(职场经验)

让企业内容管理像搭积木一样简单(职场经验)

研究显示，企业管理数字内容量几乎每18个月翻一番。而一家国际著名研究咨询机构的报告更指出，企业所产生的内容量每6～8个月便以双倍或更快的速率急增。呈爆炸性增长的内容信息深深困扰着企业，也使得企业内容管理（EnterpriseContentManagement，ECM）成为继ERP、CRM等应用系统之后，成为全球企业关注的焦点。然而，目前对于中国而言，企业内容管理还属新生概念。ECM企业内容管理迈向集成时代

企业内容管理相对于所谓“内容”，指的是企业和单位中广泛存在的各种结构化、非结构化的文件和数据。随着互联网和内联网的广泛发展，Web页面成为“内容”的主流。内容中蕴涵了丰富的信息，是企业的“知识”的重要组成部分。内容已经在逐步成为企业和单位的重要资产，管理好内容，利用好内容，将使得企业和单位在有形和无形中获得巨大的回报。内容服务或叫内容管理已经成为企业/政务信息化的重要组成部分，在电子商务/电子政务蓝图中占据了一席重要之地。

随着软件技术的发展，市场上出现了林林总总的内容管理产品，他们在各种层次上满足了客户对于内容管理的需求。不同的产品满足了内容管理不同环节的需要。

传统内容管理涵盖了内容的创建、存储、发布、交付等过程，突出内容与形式分离，对应工作人员的分工。负责形式的人员如设计师通过内容管理系统提供的设计界面对内容的最终表现形式进行设计，通常体现为内容管理系统中的模板制作。而内容的创建人员则专注于内容本身，无需关心内容的形式。在内容管理系统内部，系统通过模板与数据的结合，从而自动完成了内容与形式的结合，将结合的结果发布出来，并交付给内容的消费者。传统的内容管理功能独立，从内容的进入，到内容的交付，一般都不与外界系统打交道，就像独行侠一样，在企业中只能起到有限的作用。但是随着企业和单位的信息化建设，各种信息系统的实施和部署，企业和单位中的各种数据和信息到处分布，如果应用间没有集成，势必造成数据的重复，同时不能充分利用数据，各种业务流程也无法整合。工作人员不得不在多个应用间切换，将数据反复录入到多个应用里。因此，人们提出了“企业应用集成（EAI）”的概念，并发展了专门的工具应用用于辅助企业进行应用间的集成。在内容管理领域，也相应地进入了“内容集成（ContentIntegration）”的时代。

让企业内容管理像搭积木一样简单

步入集成时代的企业内容管理堪称中国信息化发展的加速器，如何为企业所用？EMC软件事业部大中国区技术经理李卫平认为：经过20多年的发展，ERP经过几个这样的波浪已经日益成熟，用户的需求也日趋明朗。企业可以看到，数据库做的是应用系统，不管是ERP、人事、财务，还是经销、管理人员这方面的数据，用数据库管理起来非常清楚。但是有时候像合同管理这样的事情，ERP做起来可能就比较吃力。一个项目500份合同，有大量的文档在里面，不知道哪个合同是最新的，有些时候需要查询过去某份合同是如何签订的，条款是怎样的，用ERP也许可以找到，但是可能要花很多时间。这就形成了对内容管理的需求。因此不仅是软件厂商或者产品在推动，而是用户自发的有这样的需求。

国内的金融行业就是最典型的一个例子，内容管理在银行业被称为引向工作流，这是一种业务系统，而并非是一种锦上添花的系统。比如申请信用卡时，在整个申请表、照片等一系列的东西递进之后，审批过程需要非常清楚。此外，随着中国经济的飞速发展，国际贸易的规模越来越大。这些大量的国际结算都是通过影像来做的。通过影像来进行相关业务，如何签协议，如何展示产品的清单，产品的配置说明，到什么程度、付什么款，另外还包括票据的传递，这些都需要通过影像工作流系统来完成。

当ERP，CRM，SCM系统日益担当起管理企业业务流程的结构化数据的同时，企业却逐渐陷入于巨量增加的非结构化数据海洋中。文档，邮件，报表，网页，声音，影像，多媒体影像，扫描文件等非结构化数据或数字内容正在以每年200%的速度增加。而EMCDocumentum则以其稳定的企业级统一平台、灵活的面向应用的解决方案帮助企业实现了非结构化内容的全面管理和利用，并于近日推出了新一代企业内容管理解决方案，为集成时代的企业内容管理提供了更为便捷的途径。

企业内容管理的最初应用源于PC流行伊始时代，对于企业文档、图书馆、档案馆等纸质文档及内容向数字化文档及内容转化时产生的需求。十余年后的今天，内容的形势和实质仍在不断的发展和演进，企业内容管理的内涵和外延也就在不断的随之变化和完善。尽管目前企业内容管理在中国的发展还处于初级阶段，用户对ECM的认知较弱。但我们有理由相信，在业务需求和电子文档归档要求的驱动下，在厂商推出越来越多可以“像搭积木一样简单”的管理途径，中国企业内容管理的应用市场将在未来迅速增长，并极可能由此引发信息化的新热潮。