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费用报销制度及流程

CW2009021401

公司实行成本导向、成本预算、成本审核的制度：

1.公司的费用主要包括：业务招待费、市内交通费、办公费用、差旅费、广告费、员工费

用、固定资产购置费、车辆费用、职工福利费、装卸费、运杂费、快递费及其他费用。

2.业务招待费：是指因工作需要招待客户及有关部门人员而发生的费用。具体包括以下方

面内容：

2.1招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用，宴请客人的用餐、食品、酒水、赠送客人

礼品等费用。接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由行政中心负责购买、保管、发放及费用控制，不得超出财务中心下达的费用预算限额。

2.2以公司名义制作的纪念品、礼品，部门经理需先提交《制作礼品申请单》，交总经理

审核后交财务中心核价后方可制作。制作回来后的纪念品、礼品统一由行政中心负责管理，各部门需领用时，按行政中心有关规定办理领用手续，未经同意私人不可以私取公司的纪念品、礼品（如手提袋，画册等），一经发现将按礼品价格的5倍赔偿。

2.3需要与客户到外面用餐的，经总经理批准后方可进行，否则不予报销。如果为预先知

道的情况，必须事先书面填写《招待费审批单》，注明“事由、招待对象、时间、参加人数”等明细情况，并经总经理签名同意后交财务中心留底；如果为临时发生紧急情况的须事先打电话经总经理同意，后补《招待费审批单》。对于未事先申请或突破申请标准的宴请，不予报销。

2.4招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待人、事由等。需送礼品的经总经理同意行

政中心统一采购，不得私自赠送礼品。

2.5流程：填写《招待费审批单》→部门经理审批→总经理审批→审批通过后填《借支单》

审批→招待费进行后填《费用报销单》→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→出

纳付款。

3.市内交通费：在市内办理公司业务的时发生的乘车费用。具体包括以下方面内容：3.1员工公务乘车一般只能乘坐市内公共汽车，报销时报销单据需将乘车路线列写清楚，

并将车票粘贴好附在报销单据后（如：工厂2元三元里3元工厂）；

3.2特殊情况下需要乘坐出租车的，须事先取得总经理同意批准，否则不给予报销。所有

因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。

3.3一般情况下，都不可以乘坐摩托车，如果因拿货物或走路超过半小时以上必须乘坐摩

托车的须得到部门经理同意方可乘坐。

3.4所有乘车都必须据实报销，一经发现虚报或不按要求执行的一律不给予报销。

3.5流程：填写费用报销单→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→出纳付款。

4.办公费用：包括通讯费、办公用品设备、房屋租金、水电杂费、安保费等。

4.1通讯费是指因业务需要对某些部门员工给予每月手机话费固定补贴而产生的费用，所

有话费的补贴都需由总经理核定并书面通知方为有效，超出补贴部分的话费由领用人自行承担，遇特殊情况需提高额度，应填特批单，经总经理批准。凡加入公司内部集群网短号的号码，公司均给予市内包月的5元/月补贴，省内包月的10元/月补贴，在结算工资时给付。

4.2办公费是指办公用品和其他办公物料（如电脑耗材料等）的支出。各部门申请领用办

公用品时需向行中心提出，购置由行政中心统一填制《请购单》，需注明用途、数量、金额等送交财务中心审批，财务中心查明是否可调节使用，再确定是否购买，审批后交总经理同意后再交行政中心购买，未经审批，擅自购买者不得报销。具体的领用，由行政中心进行控制和管理，财务中心监控分析。

4.3笔等办公用品实行以旧换新制度。

4.4安保费是指为了安全、消防、保险等工作所发生的支出。

4.5流程：行政中心填制《请购单》→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→行政中

心购买后填《费用报销单》→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→出纳减借支付款

5.差旅费：是指员工因公务需要到外市或外省进行业务考查或洽谈而发生的各种费用。包括交通费、住宿费、伙食补贴及话费补贴等。

5.1对于到外省或外市需要在外地住宿的出差具体差旅费报销参照《关于差旅制度》。

5.2对于去外市的当天即可来回的出差（即不需要在外地住宿的），公司将对其餐费给予每人每餐补贴10元，电话费每天补贴5元（外省10元/天）。

5.3对于因公在本市范围内外出的员工（只针对公司包吃住的员工）不能准时回公司就餐

的，可每次每人每餐补贴7元。可享受报销时间限定条件是：午餐为12：30以后，晚餐为18：00以后仍在出差途中。采购、QC需每天在财务中心登记出回公司时间，餐费在发工资时统一发放。

5.4员工不可因贪心公司的补贴而有意耽搁时间回公司，一经发现将给予50元的处罚。5.5两人（同性）同时在同一地点出差的，住宿费按一人报销。

5.6出差期间需要与客户用餐的，应先电话经总经理同意后方可进行，否则不予报销。出

差期间员工报销与客户外出用餐的，当天的伙食补贴应相应减扣。

5.7出差一般只可以乘坐：不超硬卧火车、不超二等舱轮船、不超大巴标准汽车。特殊情

况下如需乘坐飞机的亦必须为折扣机票，如乘坐飞机的要在填写《出差申报表》的同时填写《购买机票申请单》并写明事由，经部门经理核实、总经理确认签名后方可乘坐飞机，否则不管什么原因一概不给予报销。

5.8出差人员应妥善保管自己的票据，如有丢失，一律不予报销。

5.9流程：填写《出差申报表》→部门经理审批→总经理审批→审批通过后填《借支单》审

批→招待费进行后填《费用报销单》→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→出纳抵减借支付款。

6. 广告费是指因宣传企业和产品形象而支付给媒体的各种宣传、策划及展示费用等。具体

内容包括：

6.1需要进行广告宣传前，首先要填写《广告策划书》，注明“事由，预算广告项目明细，

预算金额”等列清楚，办理完审批手续后方可填具“借支单”借支。

6.2如果广告费超出预算金额1000元以上的，需重申提出超支申请，经总经理审批后方可

进行，否则不给予报销。

6.3广告费现金支出的必须在完成本次广告后5天内报销。

6.4流程填写《广告策划书》→部门经理审批→财务中心审批→总经理审批→审批后填《借

支单》审批→招待费进行后填《费用报销单》→部门经理审批→财务中心审批→总经理