材料送样管理办法

工程材料样品送样确认管理程序

1 目的

为了确保工程材料使用的标准有效性，符合甲方、业主、设计等的要求，并为投标项目、工程施工等材料使用执行标准留下有效的依据，避免争议，特制定本办法。

2 范围

适用于本公司所有投标项目及工程施工项目所涉及工程材料样品送样的确认。

3 职责

3.1送样负责人：合同签订或任务书下达后由工程项目部负责人为送样负责人，其它则由业务

或相关经办人为送样负责人，其工作职责包括：

3.1.1负责组织及跟进采购部门进行收集或订购材料样品及组织生产部门进行加工制作，并

负责将材料样板送达甲方业主、设计、监理等负责人进行签字确认，负责结果的追踪；对所送材料样板对材料样板的准确性、符合性及结果追踪负直接责任；

3.1.2负责送样资料的整理及转移相关人员归档；

3.2经营部（预算）：负责材料样板送样前的确认和审批，对所送材料样板的准确性、成本的

符合性负直接责任；

3.3工程采购部：负责按要求对材料样品进行按时提供，并对材料样品的规格、数量、质量、

按时等负直接责任；对材料样品未指定供货单位的应负责根据公司经营要求对供货单位产品价格、付款方式、服务等提供供货单位选择建议和意见；

3.4生产车间：负责根据送样负责人所提供的材料样品按要求进行加工、制作，并对材料样板

的数量、完整性、质量的符合性负直接责任；

3.5工艺人员：必要时负责协助送样负责人对材料样品进行验证，并对材料样品的适用性、功

能性负责任；

3.6技术研发部：对确认后样板实物的完整性、保管与发放负直接责任。

3.7设计部：负责工程设计选用材料技术要求标准交底和提供工程所需的材料种类。

4工作流程图

工作流程 责任部门/人 相关表单

5 送样的申报与审批 5.1 送样的申报：

5.1.1对于在投标过程中、和签订施工合同前，如应甲方业主或设计等方的需要进行材料送

样的，由送样负责人根据甲方、或招标文件等要求填写‘材料送样明细内部审批表’报经营预算进行审批；

5.1.2对于公司已签订正式施工合同的所有工程项目的主要材料（即应包括：铝材、玻璃、

铝板、石材、钢材、胶、胶条、滑撑、滑轮、执手、合页、锁等），都必须按此规定进行材料的送板确认，并由送样负责人（即工程项目部）根据公司经营部预算下达的工程任务指令、工程所用材料清单、成本控制清单、正式有效的施工图、或甲方指定材料要求、以及合同招标文件等内容要求，填写‘材料送样明细内部审批表’报经营预算进行审批；

5.1.3送样负责人所填写的‘材料送样明细内部审批表’中的材料名称、规格型号、颜色、

生产厂家及供货单位、质量标准、价格等要符合经营预算的成本预算控制，以及甲方、业主、设计、监理等的要求；

5.1.4送样负责人在填写‘材料送样明细内部审批表’前，应同甲方、或业主、或设计、或

监理等方进行相应的有效沟通、并有基本的材料样品的共识和确认。

5.2送样的审批：

5.2.1经营部预审根据前期工程投标洽谈过程中、或合同签订后所下达的工程任务交底要求等

所确定的材料品牌、规格和质量要求等，审核本次送样材料是否与投标过程中、或甲方业主的要求、或工程任务交底要求中所选用的材料相一致、并且其成本控制是否符合公司要求；

5.2.2经过经营预审部门预算负责人签字、并由预审部经理审批后执行；

5.2.3对于送样后，如因甲方或业主、设计、监理等方没有确认、或部分没有确认而需重新

送样的，都必须按本管理办法重新申报、重新审批后方可实施执行；

6 材料样品的采购

6.1送样负责人根据经营预审部门经理及主管领导审批后的‘材料送样明细内部审批表’，并

填写‘内部工作联系函’给采购部门进行具体的材料样品的收集或订购；材料样品一般由厂家免费提供，若厂家需收费，由采购组负责申报，经经营部审核，公司领导审批同意后订购；材料样品来料后，可直接交送样负责人，采购组根据请购单办理入、出库手续。

6.2送样负责人应在‘内部工作联系函’内明确样品材料名称、规格型号、颜色、生产厂家及

供货单位、质量要求、价格、以及完成时间、所需提供的资料要求（注：如材质证明书、检验报告、合格证等）、样品数量（注：在送样之前必须了解好甲方业主等所需样板的数量、以及签字确认负责人的有效性）；

6.3材料样品全部到货后，应及时将实物交给送样负责人，并由送样负责人对所有材料样品进

行检验、核实、确定准确无误后方可移交给生产部门进行样板的制作。

7 材料样板的制作

7.1送样负责人根据经营预审部门经理及主管领导审批后的‘材料送样明细内部审批表’，并

填写‘内部工作联系函’、并同所有材料的样品一起交给生产部门负责人，提出样板制作的要求，并要明确完成时间、样板数量（注：至少需2套，即必须保证在原需求数量上多做一套以备公司留存）、具体制作要求（注：比如是否需标明生产厂家等）；

7.2制作标准要求：

7.2.1样板的底板材料采用6～8㎜厚的白色PVC硬胶板制作，材料样板规定分为大、小两种

不同的规格尺寸，即大号=800㎜长*600㎜宽、小号=600㎜长*500㎜宽,生产制作时根据材料样品的数量、规格大小等进行具体选用；

7.2.2根据材料样品的规格、数量等，确定PVC胶板所需开介的规格尺寸大小、以及样板的

数量（注：可能样品多而不能在一块样板上全部体现），同时要考虑样板方便提携；

7.2.3各种单个的材料样品必须用两道专门的胶扣进行可靠的固定在PVC胶板上，在布置材

料样品时，同时在每个样品的下方必须粘贴打印的标签，标签正上方写明工程名称，而下方写明材料样品的名称、规格型号、生产厂家和供货单位（注：根据具体要求而定，如业务投标时可能不需写明）、颜色色号、用途等，同时，该标签的最下方应留有足够的空白位置供甲方签名用；另外，在布置材料样品时，应考虑到整个样板的美观大方；

7.2.4在样板正上方中间位需开介一个120*25㎜左右的半圆形长孔，以便提携；然后在样板

的周围应按公司要求粘贴20㎜左右宽的蓝色胶带，并保持其接口美观，且保证整个样板板面的整齐、整洁、美观大方；

7.2.5在样板正上方的蓝色胶带下粘贴打印的“”的标识；

7.2.6在样板右上角粘贴工程材料样板审核标签，送样负责人须在标签上填写清楚工程名称；

工程名称下方表格供甲方确认样板后填写审核意见及签名确认。

7.2.7样板制作完成后，生产负责人应根据送样负责人的制作要求对整个样板进行全面的检

查确认，以及样板的整体质量是否符合公司要求等，合格后，然后移交送样负责人进行具体的送样；

7.2.8生产车间对材料样板制作完成、并经检验合格后，送样负责人应对整个样板进行拍照

留存，要求照片拍摄全面、清晰、并归类整理存档，然后将所有材料样板全部移交给送样负责人进行实际的样板送样。