论 IT 项目团队知识地图与职责分配矩阵的构建

构建以IT 项目团队知识地图与职责分配矩阵的实践

摘要：在IT 项目人力资源管理中，知识地图帮助企业动态确定组织中符合所需知识条件的人员，而职责分配矩阵则可以有效明确所确定的人员在项目中的职责。本文深入探讨了在IT 项目团队中知识地图的作用，分析知识地图的结构，并结合知识地图的构建，讨论其应用。更进一步，文章分别分析了三种不同类型的职责分配矩阵，对其各自特点、适用条件等展开讨论，以有利于IT 项目根据自身特点进行选择。最后，文章分析了知识地图和职责分配矩阵在一个IT 项目案例中的实际应用。

关键字：IT 项目；知识地图；职责分配矩阵

Abstract：In the field of human resources management in IT project, the Knowledge Map helps the enterprises to find out the proper employees dynamic ally, who are equipped with knowledge and experience required by certain task. On the other side, the Responsibility Assignment Matrix can effectively determine these employees’s pecific duties and responsibilities in the proje ct. This article analyzes in depth the role of the Knowledge Map, analyzing its structure, and discussing how to build and apply the Knowledge Map in the IT project team. Furthermore, in order to facilitate the choices of IT projects managers, this article studies three different types of Responsibility Assignment Matrix, including their diverse functions, characteristics, and application conditions. Finally, this article puts forward a case, which embodies the application of Knowledge Map and Responsibility Assignment Matrix.

Key Words：IT Project, Knowledge Map, Responsibility Assignment Matrix

1．引言

IT 项目实施过程中，借鉴和学习已有的知识经验是非常必要的。这些知识经验既包括技术方面的积累，例如以往系统的需求调研报告、规划分析报告、各种开发文档、通用功能代码、数据存储方案、客户服务常见问题等等；也包括项目管理方面的积累，例如获得之前相似规模、相同难度系统建设的进度规划、资源分配、成本控制等各种经验。显然，如何描述团队的什么成员掌握了哪些知识，并将这些知识能力与团队面临的任务相对应，科学的为合适的人员指派适当的工作，对于信息系统项目具有重要作用。知识地图和由此建立的职责分配矩阵，是目前解决此类问题的重要工具。

2．IT 项目团队的知识地图

知识地图（Knowledge Map,KM）是描述企业所拥有知识资产的指南，刻画了不同类别的各项知识在企业中所在位置或来源。一般而言，项目团队的知识地图中并不描述知识的具体内容，而主要包含了项目成员、知识类别、流程之间的关系，其功能在于当需要某项专业知识时，协助使用者快速而正确地找到所欲寻找知识的拥有者。

2.1 IT 项目知识地图的结构

如表1 所示，信息系统项目中一个典型的知识地图结构由项目知识点和项目成员两个坐标刻画，常见的知识点包括：需求分析、系统设计、代码编写、测试调试、硬件配置、网络规划、数据管理、实施规划、运行维护等。项目成员与项目知识点的联系，地图中从能力和兴趣两个方面进行描述。

根据项目成员对不同知识点的掌握程度，对成员的能力进行评价打分，然而成员在某一方面知识丰富、能力优异，并不意味着一定是完成相关任务的最佳人选。比如，多年从事某种功能测试的资深人员，积累了充分的经验能力，但由于感觉工作重复枯燥，缺乏挑战，而丧失了对工作的兴趣，甚至责任心，选择这样的人员，反而会导致工作的失败。因此，项目地图中引用兴趣作为能力的补充，评价人员与知识点的联系。尤其在人力资源有限的情况下，当仅从能力角度无法选择出相应的成员时，便挑选虽然能力值不是最高，但兴趣值较高的人员，并在实际项目中逐渐培养和积累此类人员的能力，借助人员对相应知识的极大兴趣，保障项目顺利进行。

表 1 某 IT 项目团队知识地图示例

2.2 IT 项目知识地图的构建

在建立IT

项目团队的知识地图时，可以遵循

以下步骤：

（1）从项目积累和借鉴的文档中，提取知识点，比如系统可行性报告、需求分析书、用户调查表格、分析开发文档、美工设计报告、常见功能代码、测试报告、车辆运行报告、库存成本报告等。在项目进展的每个阶段都有相应的文档进行总结，这些文档涵盖了项目所需要的知识技能，项目团队需要分析项目具体需求特征，从中对项目的知识点进行提取。

（2）利用专家对专业领域知识的熟悉和部门领导对成员的了解，对项目成员在各知识点上的能力和兴趣打分，分值可以为百分制或10 分、5 分制的绝对分值，也可以是1、3、5、7 这样的重要程度相对分值。不管是什么具体方法，都要避免其中可能的主观性、矛盾性，尽力保障数据获得的真实性，并采用科学的技术方法对打分结果进行处理。

（3）知识地图需要经常维护与更新，当有人员离职、加入团队时，公司有可能会失去或得到某项知识，当有员工参加培训后，公司有可能会在某个知识点上增加人员储备，甚至新增加知识点。这时的维护更新能够保证地图反映的是企业目前真实的知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。

2.3 IT 项目知识地图的应用

关于知识地图，在应用中有一些需要注意的地方，包括：

（1）利用专家对专业领域知识的熟悉和部门领导对成员的了解，对成员在相应知识点的能力和兴趣打分，为了避免其中可能的主观性、矛盾性，应尽力保障数据获得的真实性，并采用科学的技术方法对打分结果进行处理。

（2）知识地图不是固定不变的，需要经常维护与更新，才能保证地图反映的是企业目前真实的知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。比如，某位高级工程师离职后，公司很可能会失去某项技术的深层知识，或是当员工接受了某个课程的培训后，公司可能会在某个知识点上增加人员储备，甚至新增加了知识点，同时，不同时期的知识地图，可以反映企业知识资产与知识需求的变化。

（3）不同类型的知识地图，适用在不同的工作性质上。比如，管理者因为需要开发某个网站组建项目团队，如果企业建立了由知识概念分类为刻画维度的知识地图，则可以用来协助管理者获得在网站浏览、搜寻检索、主题学习、分类编目等方面较为擅长的人员；另一方面，如果企业建立了主要描述流程的知识地图，则管理者可以在开发过程中获得各环节最佳实践、常见问题的判断与解决等方面的知识支持。

3．IT 项目团队的职责分配矩阵

通过项目知识地图，管理者可以根据所面临的项目任务，动态确定组织中符合所需知识条件的人员。项目团队的知识地图建立之后，职责分配矩阵（Responsibility Assignment Matrix）是进行成员职责分配的第二步。为了保证项目中各项工作顺利进行，就必须将工作与人力资源的关系明确，每项工作分配到具体的个人（或小组），并指定负责人，同时如果是多人协作完成，还要明确不同的个人在这项工作中的职责。在IT 项目管理中，这部分内容最常使用的方法为职责分配矩阵。

3.1 未定义第二负责人的职责分配矩阵

职责分配矩阵以活动（或工作包）和人员为两个坐标，反映了与每个人员相关的所有活动，以及与每个活动相关的所有人员。根据知识地图中不同人员所具备的知识和彼此之间的关系，将人员对于活动的影响分别用重要P （Primary）和次要S（Subordinary）表示，选择的依据就是在知识地图中各知识点上成员的能力和兴趣得分。

例如，表1 表明，Ann 在系统分析方面的技术能力和兴趣是表现出众的成员，因此可以作为项目系统分析活动的负责人，而根据Carlos 所具备的条件，管理人员认为其不适宜作为系统分析活动参与者，而应该是系统测试活动的负责人。由此得到了如表 2 所示的职责分配矩阵。

表 2 某 IT 项目职责分配矩阵

3.2 定义第二负责人的职责分配矩阵

在实际应用中，人们发现3.1 中所描述的职责矩阵虽然可以明确成员的职责，但作为起从属作用的成员，矩阵没有体现他们彼此之间在能力和兴趣方面的差异，团队面临重要任务时，如果需要挑选骨干成员承担责任，或负责人暂时离开团队，需要有人临时代理时，表2 所示的矩阵并不能辅助决策。项目第二负责人概念的提出，可以有效的解决这个问题。

在成员中，选择那些具备一定技术能力和发

展潜力的成员，即能力得分达到标准要求，同时