谈谈档案资料与图书的联系与区别

谈谈档案资料与图书的联系与区别与档案相关的资料是馆(室)藏的有机组成部分，它与图书也有着密切的联系。

但是，近年来，我发现不少同行对档案资料与图书两者的概念含糊不清；在平时分类、保管方面，也经常出现混淆和不合理现象。

为此，有必要作此探讨，以利于工作的开展。

首先我们要弄清档案资料与图书各自的含义。

档案是人类宝贵的精神财富。

在档案的管理过程中，资料的收集也是必须的。

《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》都有移交、接收“有关的各种资料”的规定。

资料收集是否齐全，内容是否丰富，载体是否多样，也是衡量一个档案室馆馆藏结构是否合理的重要依据。

那么什么是档案有关的资料呢?我认为，所谓资料，就是在档案形成的过程中，对学习、工作、生产和科研等有参考价值而收集和编写的一切文字记录和非文字记录材料，包括有关的书籍、刊物、报纸、简报、公报、小册子、传单、广告、图片、图表和地图等。

这个定义有三层念义：第一是档案资料的来源和载体多样，第二是档案资料对档案起辅助和补充作用，第三是档案资料反映历史事实、具有保存价值。

什么是图书?《辞海》对图书的定义是：“书籍、期刊、画册、图片等出版物的总称。

”图书必须具有以下几个物征：(1)以信息知识为内容；(2)以文字、图像、声频、代码等作为表述方式；(3)以一定的物质载体作为存在的依据；(4)以出版物的形式呈现出来。

我认为，所谓图书，就是以文字或图像等手段，记录或描述信息知识，以达到一定目的的出版物，它是人们表达思想、总结经验、传播知识的工具。

从档案资料和图书的定义可以看出，档案资料的内涵比图书要深广，两者在外延上形成交叉关系。

两者的共同点是基本的、主要的。

从大的方面讲，表现在：1．内容相同。

都属于知识信息系统。

资料侧重于原始的知识信息，图书既包含有原始的，也有最新的和一般的知识信息。

2．载体材料相同。

两者均属于人体外的知识信息库，通过一定的记录方式存贮于纸质、胶片、磁带等物质载体上。

3．目的和作用相同。

一是存贮文类文化知识；二是传播科学文化知识；三是传递和提供科学信息。

4．基本职能相同。

目的作用基本一致，只是服务对象存在一定差异。

5．管理方法相同。

输入、存贮和输出三个环节的技术方法和工作流程也差不多，只是各有侧重。

6．现代化手段相同。

都采用计算机技术、光学技术、声像技术、现代通讯技术，使其管理和利用实现自动化、缩微化、视听化、网络化。

虽然档案资料和图书有许多的共同点，但两者毕竟是相对独立的事物，有着严格而细微的区分。

第一，档案资料具有较可靠的参考性。

档案资料是随着档案室产生的，是档案文献二次、三次加工的产品，因而具有重要的参考价值和情报价值，而不像图书作艺术加工。

第二，档案资料具有界定性。

档案资料由于其形成的特性，内容翔实，其本能反映历史真实面貌。

而图书是一种精神产品和艺术作品，是人类集中思维活动的结晶，它不能作为一种档案资料来反映某一人物或事件的历史真实面貌。

第三，档案资料具有区域性。

它因档案形成于某一地区或某一单位而衍生，具有明显的地域限制。

而图书流通广泛，不受地域的限制。

第四，档案资料具有一定的保密性。

资料是档案的补充成分，往往其内容涉及机密而只能在确定的范围内利用，而难以像公共图书那样，可以公开出版发行。

第五，档案资料具有特定的服务性。

它的服务对象与其内容的针对性相一致，不便于为社会各阶层普遍利用。

而图书内容的广泛性和其商品属性，决定其服务和广泛性，其作用不受时空的限制，是公众的精神食粮。

常熟市第一人民医院杜晓蓉做好医院档案信息工作为医院现代化建设服务1984年9月，邓小平同志为《经济参考》题词“开发信息资源，服务四化建设”，指出了档案工作一个重要的指导思想：那就是大力开发档案信息资源，为改革和发展作出更大的贡献。

档案信息工作是医院现代化的先行官和耳目，医院档案信息工作的好坏，对医院兴衰和发展具有十分重要的作用。

只有善于开发和利用档案资源，才能更好地为医院建设服务，从而促进医院现代化发展。

但是，现阶段医院信息工作还存在一定的薄弱环节，远不适应医院现代化发展的需要。

主要表现为：技术队伍结构不理想、层次不高，造成对信息管理水平下降，信息开发利用率较低，信息资源的白白浪废；医院对信息建设未建全网络人员，未明确领导分工，未确立信息的地位，对信息开发未有导向作用；开发利用手段落后，信息服务提供形式单一等方面。

针对上述不足，常熟市第一人民医院近年来强化档案信息工作，充分发挥档案信息中心的导向和窗口作用，扎实做好各项基础工作，严格管理，通过不同形式和方法，积极开发档案信息资源，在为二级甲等性医院工作和开展医疗学术、科教研究，推进医院现代化建设等方面提供了有效服务，取得了良好的收益。

一、提高档案人员素质，是做好档案工作的前提保证档案管理人员素质，是档案信息工作的保证。

医院明确有院长具体分管档案工作，并将档案工作列入领导议程。

专职档案管理员积极参加诸如全宗指南规范、基建档案资料管理、公文处理、超星文档98培训等各种专业讲座；参加苏州市、常熟市档案法制网络、档案技能竞赛；除专职档案人员完成档案四门理论知识课程的培训，还发展兼职档案人员取得了档案人员上岗证书，不断充实整体业务知识，提高业务水平。

医院档案网络人员学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》等规章制度，加强思想认识，掌握档案理论、技能，了解医院档案的形成，特别是对2010年10月1日起实行的《苏州市档案条例》进行了一次针对性学习，从整体意识上达到对档案工作的重视性、法制性。

二、加强档案资料的收集提供良好服务，是档案工作保证医院正常运作的关键档案管理人员深刻认识到开发档案资源的意义。

一是重视档案信息开发，积极做好服务工作，对来档案室查询档案者做到“主动热情、无私奉献”，认真帮助查找提供方便、随来随阅、随借随到。

对于未有的文件，档案室通过向发文机关或同级单位查找的文法，尽量让查档者有文可依。

过去一些照片、实物与长期散失在个人手中的材料，我们积极与各有关科室配合，利用休息日进行收集、整理、归档，使归档率不断提高，查全率在98％以上，查准率达99％。

档案信息还帮助临床科室解决一些医疗疑难问题。

二是注重档案和资料信息，为医院发展服务。

医院档案部门十分重视信息资料的收集和整理工作。

每年订购《档案与建设》、《苏州年鉴》等有关档案资料，丰富信息资源，为信息情报的开发利用奠定坚实的物质基础。

另外，我们还以各种方式搜集资料，加强各科室与档案室的联络和信息反馈，让各职能科室利用开会或进行学术研讨等机会为院内搜集信息和资料。

与此同时，我们对资料进行了全面细致的整理工作，扩大了门类，增加了数量，使其整理工作达到了规范化和标准的要求。

三是档案资料工作的加强，在日常工作中显现出十分重要的作用。

如：进入l996年随着医院业务的发展，医院对于新建门诊大楼、住院大楼等业务用房提到了日程上。

基建工程每一部分审批手续的复杂性决定了其文字材料报告的必然性。

大量的材料需分阶段整理，为下一步工作作准备。

如已于2009年9月启用的住院大楼，从立项、设计方案的招标、设计开始材料就50多份，档案部门有一份整一份，避免漏失材料，造成将来工程验收手续不全，为医院管理工作作好助手。

又如：在2009年二级甲等医院评审工作中提供大量的行政后勤、医疗、科教等评审文件材料。

三、适应需求有针对性地进行编研工作，是为医院现代化建设服务的有效手段要使医院档案发挥作用，不仅仅停留在日常的提供服务和管理上，我们及时了解医院工作的重点，根据医院各项工作的不同需求有针对性开展编研工作。

一是建立检索工具，编制各种汇编为准确、快速查找档案资料，我们根据《机关档案业务建设规范》，国家档案局第 8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》结合医院实际，重新合理制定了文书、科技、会计、特殊载体、实物档案的分类方法。

编制了每年的《全引目录》、《发文汇集》各种门类和载体的《案卷目录》、《专题文件索引》等比较系统、实用的检索工具20余种。

还根据医院的具体情况编制了lO种汇编资料提供给各科室利用，如《大事记》、《组织沿革》、《科研成果汇编》、《剪报汇编》、《院庆五十周年纪念册》、《利用效果典型事例汇编》等。

二是重视信息编研，当好领导参谋。

我们在工作过程中，广泛进行各种形式的信息编研。

历年来医院虽有档案汇编资料，但只是汇编表面材料，未进行深层次加工，质量较差且有关医院业务工作的汇编少。

针对这些问题，2001年，我们从《医院院志(1949-1985)》，历年来医院发文汇集中查找每一个科室、每一位中层干部任免批复，重新编写了《组织沿革》，做到了准确、沿续、实用。

翻阅了l978年至1999年问医院科研课题获奖的批复，编写了《科研成果汇编》，此项获得了常熟市档案开发利用档案信息资源汇编评优二等奖。

在此之后，我们对从1996年开始的在新闻媒体发表的有关医院建设和发展性的文章进行汇编，获得了汇编评优三等奖。

2009年院庆60周年期间，编写的《之园银杏—六十华诞特辑》、《华诞志禧—六十周年纪念》获汇编评优二等奖。

《科技论文汇编（1999～2009）》（附光盘）、《院报合订（2002.9—2010.5）》（附光盘）等三次适用的专题编研材料为临床、职能科室的日常工作提供了完整的依据。

所有的材料均从侧面反映出医院在新技术、新项目、精神文明建设等方面的成绩，充分体现出医院发展建设的成绩，受到了各科室的好评，同时利用率较高。

常熟市第一人民医院杜晓蓉。