实用电子化采购管理

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实用电子化采购管理
1．4 采购文档处理费时费力
传统的采购活动是建立在大量的纸面文件的 基础之上的，从生产部门采购需求的提出、到采 购部门与供应商的各种联系、再到交货及资金的 结算，整个过程产生了大量的纸质凭证，如领导 的批示文件、合同、汇票、收货单等等，这些单 证的制作、填写、保存牵涉到各部门员工大量的 精力，常常会因某一单据的错误或遗漏而影响整 个采购工作的进行。繁杂的采购文档，加之复杂 的采购程序，势必导致采购活动的低效率。
实用-电子化采购管理
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2020/11/17
实用电子化采购管理
在现有的企业管理类教科书中，很少把“采 购管理”作为独立的章节进行详细介绍；在企业 管理实践中，采购工作也普遍被认为是难度较小、 员工素质要求不高的工作，在经营管理中处于相 对次要的地位。
电子商务的发展对企业采购管理产生了极为 深刻的影响。
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3．2 有效提高采购效率
电子化采购使得以前漫长而艰难的信息收集、 认证、商务谈判、资金结算等工作流程大大简化， 采购人员可在很短的时间内得到比以前更广泛、 更全面、更准确的采购资料，采购工作的效率必 将会大大提高。
电子化采购可使采购企业牢牢把握采购的主 动权。
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4．3 采购管理模块
采购管理模块的主要功能有： (1)接受采购管理部门制订年度或月份采购计 划，制订供应商评估等业务规则。 (2)对所接受的采购申请，依据设定规则确定 是立即采购或是累积批量采购。 (3)对已生成的订单，依据设定规则决定是立 即发给供应商，或者是留待采购管理部门再次审 核修改。
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3．1 显著降低采购成本
据美国全国采购管理协会称，使用电子化采 购系统可以节省大量成本：采用传统方式每生成 一份订单所需要的平均费用为150美元，使用电 子化采购可以将这一费用降低到30美元。早在数 年前，IBM公司就已开始了由传统采购方式向电 子化采购方式的转变。电子化采购使IBM的运营 成本不断降低，自1995年以来，平均每年节约 采购成本约20亿美元。
采购软件 n 6，5．3 加强采购管理人员培训 n 6．5．4 坚定不移地推进电子化采购的实施
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5．1 逐步实现企业 内部的信息化
加快企业内部信息化建设已成为当务之急， 通过建设企业内联网，应用ERP(企业资源计划) 管理系统，把企业进货、销货、存货、生产以及 财务、计划等各个环节通过网络连接起来，再把 网络延伸到企业外部，与电子化采购系统对接， 这样才能成为电子化采购的真正受益者。
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1 传统采购的弊端
n 6．1．1 n 6．1．2 n 6．1．3 n 6．1．4 n 6．1．5 n 6．1．6 n 6．1．7 n 6．1．8
采购成本居高不下 采购周期冗长 采购信息缺乏沟通与共享 采购文档处理费时费力 库存积压和物资短缺并存 采购范围受地理局限 采购环节监控困难 采购招标往往流于形式
(7)订购物资入库或服务完成后，系统自动生 成凭证向财务管理部门提交有关单据。
(8)依据设定规则，系统在发出订单时或者产 品验收入库后，自动向供应商付款，或者采购管 理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供 应商付款。
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5 电子化采购策略
n 6．5．1 逐步实现企业内部的信息化 n 6．5．2 设计开发符合企业自身特点的电子化
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1．8 采购招标往往流于形式
采购招标是传统采购模式中比较科学和有效 的采购方法，特别是在大额采购或贵重物品的采 购中用得很普遍。但在传统的采购招标过程中， 真正达到招标目的的采购活动并不多见，不少流 于形式。
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2 电子化采购的含义及流程
在传统的采购业务中，采购部门选择供应商 很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，与 外地的供应商联系，差旅费用、通讯费用都较高， 无形中会增加企业负担：另一方面，与外地供应 商发生业务联系，往往在资信、运输等方面加大 风险。
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1．7 采购环节监控困难
传统的采购活动，对采购活动的监控有很多 困难，因为有许多权力和关系在采购过程中发挥 作用。有的企业为了加大对采购监管的力度，建 立起一套分级采购审批程序，以防止采购费用的 过度支出以及滥用职权，但这种审批程序为本来 就低效和费时的采购工作又增添了新的枷锁。
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3．8 适应电子商务 发展大潮
电子化采购相对利用网络开展营销业务来说， 投入少，难度小，而见效十分明显，并且，通过 实施电子化采购对促进企业全方位实施电子商务 有重要的意义。电子化采购顺应了电子商务发展 潮流，对提高企业的市场竞争力和经济效益有很 大的促进作用。
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1．1 采购成本居高不下
在一般性的工业企业中，物资采购的成本占 到企业生产总成本的60％以上，从事采购工作的 员工的数量和日常支出也极为可观。因此，企业 的采购成本水平对企业产品的总成本有直接的影 响，并进而影响企业产品的市场竞争力和企业的 盈利水平。
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采购管理模块
(4)所有订单，依据预设的发送途径向供应商发 出。 (5)自动接受供应商或承运商提交的产品运输信 息和到货信息。 (6)订购产品入库或服务完成后，系统自动邮件 通知或采购管理部门电话通知申请者申请已执行 完毕。
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采购管理模块
电子化采购的含义及流程
企业的电子化采购一般是通过应用相关的软 件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。 这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流 程：(1)填写订购单 ；(2)审核订购单；(3)联系 供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。
从上可见，在电子化采购的整个流程中，人 工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络 进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克 服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。
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1．2采购周期冗长
传统的采购方式下，企业采购的周期较为冗 长，主要有两个原因：一是企业在采购过程中选 择合适的商品及其供应商极其不易，如果要到企 业实地考察，更要花费较长的时间；二是企业采 购是一项跨部门和组织的工作，每一个环节都有 复杂的处理程序，要保证采购的物资按时到位， 必须要求物资使用部门提前较长时间申报采购计 划。
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3 电子化采购的主要优势
n 6．3．1 显著降低采购成本 n 6．3．2 有效提高采购效率 n 6．3．4 优化采购管理 n 6．3．5 保证采购质量 n 6．3．6 增加交易的透明度 n 6．3．7 加强供求双方之间的业务联系 n 6．3．8 适应电子商务发展大潮
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1．3 采购信息缺乏沟通与共享
由于各业务部门“各自为政”，导致采购信 息在企业内部不能得到及时顺畅的流转，影响采 购效率的提高。在与外部供应商沟通的过程中， 采购部门一般处于主要地位，生产、研发部门很 少有机会与供应商直接接触，对缺乏经验的采购 人员或有较高技术要求的采购物资来说，经常会 产生所采购物资与实际需要不符，既造成资源浪 费，又可能耽误生产经营的正常进行。
(3)对于被自动审批未获通过的申请 ，立即通 知或邮件通知申请者：申请由于何种原因未获批 准，请修改申请或重新申请。
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采购审批模块
(4)通过自动审批无法确定是否批准或否决的 申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录 采购系统，审批申请。
(5)对于已通过的采购申请，邮件通知申请者， 并提交给采购管理模块。
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5．2 设计开发符合企 业自身特点的电子化采购软件
企业开展电子化采购，要求把采购请求形成、 请购单填写、采购审批、订单下达等各项采购工 作都可通过网络并借助计算机软件来实现。因此， 电子化采购软件的作用显得十分重要。
当然，除购成品软件外，企业也可委托软件 公司或企业计算机专业人员专门开发，真正设计 出符合企业需要的采购软件，为企业更好地开展 采购业务服务。
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1．5 库存积压和物资短缺并存
在消费者需求越来越追求多样化和个性化的 今天，如果有过多的库存成品，就必然加大销售 的风险。过高的原材料、零部件的库存同样也会 给企业增加经营负担，产生较高的存货成本，进
而提高产成品的成本。
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1．6 采购范围受地理局限
电子化采购就是通过互联网络，借助计算机 管理企业的采购业务。
电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、 商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。 网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、 提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企 业和供应商双方受益，实现“双赢”。
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5．3 加强采购 管理人员培训
电子化采购的有效实施离不开高素质的管理 人员，他们应掌握专业的采购管理知识，同时还 必须有较高的计算机和网络应用的知识，懂得电 子商务的运作，能够充分利用网络这一先进工具 为企业的生产经营活动服务。这样的人才，在国 内的传统企业中是十分缺乏的。因此，加强人员 培训，提高现有管理人员的素质是一项十分重要 的任务。
3．5保证采购质量
电子化采购中采购商可以在很大范围内选择 供应商，尽可能找到质量和价格最为理想的合作 伙伴。
通过电子化采购，制造商只要直接登录到零 部件生产厂家的站点，选择所需要的零部件品种， 再在网上或用其他方式支付一定数量的预定金， 当厂家确认订单后，即可为制造商安排货源，通 过物流配送部门或设在制造商当地的生产厂家的 分支机构送货上门，即可使制造商采购到“正宗” 的零部件，并且价格更为合理。
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3．7加强供求双方之间 的业务联系
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电子化采购将大量买方和卖方聚集在一起， 形成公平的市场交易价，供求双方必须在公平价 格的基础上，加强双方的业务联系，以保证双方 共同的利益。
为了降低生产成本，采购商会邀请供应商共 同设计改造生产流程，开展多种形式的技术合作， 帮助企业提高原材料和零部件的利用率，同时还 会要求供应商在合适的时间、合适的地点，向采 购商提供合适数量和质量的物资，使采购商做到 零库存生产。电子化采购使供求双方更好地成为 利益共同体。
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3．6 增加交易的透明度
在传统的采购活动中，交易透明度常常因为 采购信息的不充分受到影响，有的交易是由人为 原因造成的“黑箱操作”，不仅给企业造成损失， 也使不少人犯了错误。电子化采购对提高交易的 透明度，减少“黑箱操作”将起到重要的作用。
第一，电子化采购可提高供应商的透明度。 第二，提高采购商品的透明度。 第三，提高采购价格的透明度。
6．4 电子化采购系统
n 4．1 n 4．2 n 4．3
采购申请模块 采购审批模块 采购管理模块
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4．1 采购申请模块
采购申请这一模块主要应实现以下一些功能： (1)接受生产部门和关键原材料供应部门提交 的采购申请； (2)接受企业ERP系统自动提交的原材料采购 申请； (3)接受管理人员、后勤服务人员提出的采购 低值易耗品、电脑软硬件或服务方面的申请等。
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4．2 采购审批模块
采购审批模块应主要完成以下功能：
(1)系统能根据预设的审批规则自动审核并批 准所接收到的各种申请。
(2)对接收到的采购低值易耗品的申请，直接 向仓库管理系统检查库存，如库存已有，立即通 知申请者领用，如库存没有，用E-mail通知申请 者：申请已批准，正在采购中。
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3．4优化采购管理
电子化采购对加强、优化企业的采购管理具 有重要意义。可以从两方面来理解：
第一，便于对采购业务进行集中管理。 第二，提高企业存货管理水平。 电子化采购可以逐渐使企业从高库存生产向 低库存生产、微库存生产过渡，直至实现零库存 生产。
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