医院论文：浅谈医院电子档案管理

医院论文：浅谈医院电子档案管理

摘要：随着我国电子计算机技术的飞速发展，计算机技术被越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，因此在人类社会活动中产生的电子文件越来越多。因电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得纸质文件逐步被电子文件所代替，这给传统的档案管理和档案部门及档案工作人员带来了新的挑战。如何顺应并做好医院纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前广大医院档案工作者愈来越关注的话题。

关键词：医院电子档案管理

医院电子档案是指医院系统各级主管部门和医院生产、科研、教育及推广等企业单位或个人在医院生产、科研、教学和基本建设等科技活动中形成的归档保存的文字、图表、声像等形态的科技文件材料。档案信息化管理应包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进

管理创新。

一、医院电子档案形成的优越性

（一）电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。

随着计算机与网络的普及，医院各项活动也逐渐实现了网络化。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理，可以有效地节约档案占用空间。

（二）电子档案的形成可以提高医院档案管理工作效率。

电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更加充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶，实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平，延长档案寿命。

二、医院电子档案管理工作中存在的问题

（一）电子文件无法完全取代纸质文件

传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，只要抓好保管，就能确保档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基

础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。

（二）医院电子档案的保密问题

医院科研活动必产生科研成果，科研成果的产生必涉及到知识产权，因此对档案的保密要求相对较高。电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

（三）档案治理人员的工作能力有待提高

档案治理人员新技术知识贫乏，加强医院电子档案工作者熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术等工作刻不容缓。

三、医院电子档案治理对策

（一）医院电子档案信息化管理需要的条件：一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的

档案信息服务；二是要加快医院局域网络的建设；三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率；四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

（二）实现医院电子档案与纸质档案管理的共存

目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性的实行纸质和电子文件双套归档。

（三）维护档案的完整与安全

“维护档案的完整与安全”是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一

体化的管理。

（四）努力提高档案管理工作者各方面素质，以适应现代化的档案管理工作

建立在高科技平台上的电子文件、档案，必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理。因此在加强医院档案管理人员队伍建设中，除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其档案管理计算机使用操作技能。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。

（五）电子档案的法律效力问题是信息时代档案工作的重要节点

由于档案的凭证作用可以有效地证明信息产权的所有者，所以信息时代档案工作越来越多地涉及知识产权的保护

问题。进入信息时代，不但在理论上要解决“网络空间”、“虚拟社会”的法律约束问题，而且在技术上也必须尽快突破电子档案的法律效力问题。只有这样，信息时代信息产权的保护才能落到实处，医院电子档案管理才能纳入法律保障体系。

总之，随着信息社会化的发展，电子文件在医院日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。要做一名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解这些新技术、新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好地做好新技术应用下的档案管理工作。

参考文献：

[1]陈兆育，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[m].第三版.北京：中国人民大学出版社.

[2]陆予圻，朱晓怡，范明辉.秘书文档管理[m].上海：复旦大学出版社.

[3]罗为群，高友爱.谈电子文件治理的发展趋势［j］.兰台世界，2006.