工程项目中甲供物资管理要点之谈

工程项目中甲供物资管理要点之谈白琦琥（黄河鑫业有限公司青海西宁 811601）【摘要】工程物资管理和最终的利润关系密切，因此加强物资管理是提高施工项目工程经济效益的主要途径。

文章从甲供物资计划与采购、验收入库与发放、结算、库存管理等几个方面介绍了甲供材料管理的经验。

【关键词】工程项目甲供物资物资管理项目工程效益的好坏，最终的利润与投资的比例大小，与物资管理、节约材料费用、降低工程成本，有着密切的关系。

由于材料费在流动资金占用中和工程成本中所占的比重最大，故加强物资材料管理是提高施工项目工程经济效益的最主要途径。

一项项目施工的物资管理，它是施工项目工程生产、经营、活动所需的各种物资计划、采购、保管，合理的使用管理工作，是施工项目工程管理的重要内容，是施工项目工程开工前的就必须准备、行动的工作。

施工项目工程物资管理的任务，它不仅要按质、按量、按期齐备地供应，还要管好用好施工现场的物资材料，做到物尽其用，确保施工生产按计划正常进行；而且要十分注意节约物资材料消耗，减少物资材料库的储备和资金的占用，降低物资材料的采购、保管等费用。

总之施工项目工程的物资材料管理工作应当强调实现全面的经济效益，动员全员力量、实行全员管理，防止那种“只供不管，盲目的储备，优材劣用，劣材充优等不良”现象发生。

甲供物资是指在建设工程实施过程中，建设单位（即甲方）自行组织采购的材料。

它具有保证建设工程质量和有效控制工程造价的作用，因而，倍受建设单位的重视，具体表现在：建设单位在建设工程招标文件中往往指定主要材料或设备为甲供材料，且占工程造价的20%—40%。

本文结合甲供材料管理实践中的经验，从甲供材计划与采购、验收、结算、库存、与盘库管理等几个方面谈谈自己的观点，以与同行商榷。

一、甲供物资计划与采购物资计划是物资管理工作的龙头，应该说，计划管理好坏能够反映出物资管理水平。

物资计划的编制，要严格按照施工和技术部门提供的月度施工计划和库存情况编制月主材计划。

当施工计划到达后，首先要认真分析，看其计算的数据有无误差、看其构成工程主体的物资有无漏项、看其是否按分项目编制物资需用量，然后再结合库存编制物资采购计划。

在分析施工计划时，发现有计算数据错误、编制物资内容不细和漏项等情况，物资部门应及时与技术部门核对更正，避免损失。

编制采购计划，实现合理采购。

施工图纸是设计的最后阶段，既是用料的依据，又是备料的准确依据。

在买方市场条件下，除加工周期特别长的特殊规格和材质的材料及重大设备外，设备及安装性材料等大部分物资的订货清单要依据施工图纸的设计编制。

这是实现合理采购、优化效益的关键。

物资计划是物资采购和供应的依据，是做好项目各项物资管理工作的基础。

物资采购计划的编制应本着统筹兼顾，留有余地的原则，与施工组织安排相符，防止计划偏大造成积压浪费、偏小造成停工待料。

并根据工程进展实况，及时调整、总结、分析，确保物资计划的严肃性、预见性和准确性。

物资采购计划须由项目经理、总工审核签字后方可实施，严禁无计划采购。

同时，物资业务部门要及时掌握市场动态和材料的市场行情，努力钻研业务，不断更新知识，提高自身业务素质和管理水平。

严格把好项目物资的计划关、质量关、定价关、采购关、验收入库关、出库使用关、限额领料关、余料回收关、材料消耗关、盘点核算关等十大关口。

借鉴财务管理软件的实用经验，使用物资管理软件来简化、统一各项目物资的记账、收发料手续。

同时，每月和财务、料库对账，做到账账、账物相符。

甲供物资计划包括建设工程施工前的初步计划和施工过程中的实施计划两个方面。

前者是指建设单位材料供应部门（以下简称供应部门）在建设工程施工前，根据招标文件指定的甲供材品种、规格、数量等要求及投标文件的施工进度计划编制的甲供材采购及供应计划；后者是指建设工程开工后，根据施工方报送的甲供物资计划及供应方案，结合建设单位编制的初步计划，最终形成甲供物资实施计划与供应方案。

为了使工程建设顺利地进行，还应当形成建设工程甲供物资采购及供应综合计划。

供应部门按照甲供材采购及供应综合计划有组织、有计划地进行甲供物资的招投标工作。

在实际工作中，该阶段主要存在几个应当注意的问题。

首先，若施工方报送甲供材料计划较迟，会影响到甲供材的采购与供应，进而影响建设工程进度。

然而，施工方往往以甲供材供应较迟并影响工程进度为由，要求工期索赔；其次，为减少二次搬运及管理成本，通过招标采购的甲供材由采保人员验收登记后立即转施工方；第三，施工方在填写工程领料单时，工程项目名称、工程项目编号、材料名称、规格、数量、领料时间和领料人必须填写清楚，还应当加盖公章，同时还需监理签字盖章审核同意，手续完善方可移交，以避免结算时扯皮。

二、验收入库及发放甲供物资验收包括两个方面，一是数量品种、规格在材料进场时必须根据采购计划，检查到货在数量品种规格中是不是与发票、送料凭证、运单、合同规定相符，另一方面验收质量，凡是仓库能检验的由仓库负责，凡是需要由技术部门或技术权威人士鉴定的，应当由这些部门和权威人士负责，开出相应的检验合格和鉴定证明。

才能点收入库，或直接送到现场使用。

甲供物资的验收工作是要把好物资进库以前的数量关、质量关和单据关，只有当单据、数量、质量验收无误后，才能入库登账。

如发现品种、数量、规格、质量、单据不符合采购计划要求，应当根据情况，由供方说明原因或拒收或先行收下，但报主管部门，提出退货、调换或折价、减价等意见。

为了提高物资验收的工作效率，仓库人员要经常掌握到货情况，做好各项接货准备工作，如组织人力搬运、货位准备等。

利用ABC分类法将库存物资进行分类管理：对A类物资实行重点控制，采用定期订货法，尽可能降低采购批量，和淘汰制度，每年进行测评，不合格的取消其供货资质，从而在采购源头上把住了质量关。

严格按发料凭证发料。

仓库在发料时要严格按照凭证所列的材质、规格、数量来发放材料，没有计划的不发料，更不能无故超额发料。

实行退库和核销制度。

如果由于材料节约，计划变更等情况施工单位领用的材料有剩余时，必须办理退库手续，或者将材料配件退还仓库。

同时，物资管理部门还要会同施工生产单位对本月所消耗的主要材料、燃料、配件、按计划完成施工生产程度和消耗材料定额进行核实报销手续，以避免虚报、冒领和物资材料浪费等现象发生。

三、甲供材料结算结束后的材料清算两个方面。

对于前者，供料部门将本月各建设工程的领料单按不同建筑工程、施工单位分类汇总，同时在其后面附上按工程项目、施工单位归集的领料单送交财务部门，财务部门及时对领料单进行结算，做到甲供材每月一小结；对于后者，若施工时间较长，还可以半年一清理，工程结束后，务必最后一清算。

避免由于时间过长造成材料与工程结算相脱节，同时妥善保管料单，甲供材结算时，供应部门需在结算单上签字。

实际工作中，甲供材结算时应注意以下几个方面的问题。

第一，供应部门在给财务部门转料单时，将本月施工单位汇集按汇总数结转，其后面不附带按工程项目归集的材料清单，并且料单中工程项目的名称没有细化到单项工程的单位工程，这样很容易造成财务部门材料核算不准确。

第二，料单从供应部门转到财务部门的时间间隔较长，料单往往滞后于工程结算，致使结算不可避免地出现暂估价款，导致材料找差与工程结算相脱节。

第三，料单的转移环节容易发生丢失。

若发生在供应部门，通常采取的补救措施是让施工单位重新补开领料单，材料计划人员和审查人员对料单真假难辨，造成采购和领料环节的失控。

第四，财务人员对领用材料超定额与低于定额含量的甲供材的结算方式含混不清，财务人员对甲供材在何时按定额预算价格，何时按供应价格扣回甲供材不清楚，这时需要财务部门与工程管理密切配合，主要表现在以下几个方面：（1）当领料数量与结算书中同种材料定额含量相同时，按材料定额价格扣回；（2）当领料数量大于结算书中同种材料定额含量时，材料定额含量部分扣回方法同（1），超过部分按材料供应价格扣回；（3）当领料数量小于结算书中同种材料定额含量时，材料定额含量扣回方法同（1），差额部分按以下方法处理。

节约部分，甲方按合同规定支付；若合同无规定，按材料实际价格的40%奖励施工方；若属乙方自购部分，采购价大于定额价，按定额价计取；若采购价低于定额价按采购价格计取，原则是就低不就高。

甲供物资结算工作是一项较繁锁的工作，财务人员需要仔细核对材料供应清单、材料定额含量的汇总、材料定额单价和材料供应价格。

同时，还应当积极与供应部门及工程管理部门保持联系，一方面可核实数据的真实性，另一方面也可弄清不清楚的地方。

在甲供材结算各种工作中，财务、供应部门及工程管理部门应特别加强配合。

四、库存管理物资验收入库以后，到发出使用以前，有一段时间需要妥善保管，如水泥、钢材、木材、燃油、沙石等，物资的保管，应当做到材料必须防火、防盗、防雨、防变质、防损坏，这样才能不使物资数量短缺，不使物资变质，不使物品混合，同时物资还尽可能地便于收发、便于检验、盘点和清库。

对于周转材料物资管理，要按工程量，施工方案编报需用计划各种周转材料均应按规格分别码放阳面朝上、垛位见方，露天存放的周匿材料应夯实垫高30cm，有排水措施，按规定限制高度，垛间留有通道，零配件要装入容器内保管，这样便于发放盘点，使得物资堆放整齐，便于过目或过数、迅速查账和发料。

物资在仓库储存过程中，还必须建立、健全账、卡档案，及时掌握和进、需、发、耗、存的情况，以发挥仓库在项目工程施工生产中的物资管理“耳目”作用，当发现某些物资接近或达到最低储备量时，要及时通知项目经理部组织订购，发现超储、积压，要报项目经理部及时处理。

仓库物资经常要收收发发，数量经常变化，为了及时准确地掌握物资的库存量，避免物资的短缺、丢失和超储积压，也是为了使账、卡、实物相符，仓库必须做好清仓盘点工作。

清仓盘点工作的主要内容和主要要求是：检查物资的账面数与实存数量是否相符；检查物资收发有无错误；检查各种物资有无超储、积压、损坏变质的情况；检查安全设施和仓库设备有无损坏的情况等。

物资盘点的方式有经常盘点和定期盘点两种，经常盘点就是由仓库管理人员通过每月的物资收发，及时检查物资的账、卡、物是否相符，并且每月对收发领用的物资进行复查和轮番抽查、定期盘点。

该项工作是由物资管理部门、财务部门共同组织，领导干部、管理人员、工人三结合的清仓盘点小组，按照制度规定的时间（如年中、年底）对仓库物资进行全面的清点，在清点工作中，如发现盘盈盘亏必须分析原因，说明情况，如果发现严重短缺和损坏的情况，还应当查明原因，追究责任，对于清查出来的超储，呆滞物资应及时处理。

工程项目是建筑施工企业生存的基础，也是企业发展的源泉。

人们都知道降低工程成本最直接的途径一是降低采购成本，二是在施工过程中降低材料消耗，而这些都离不开基层的物资管理。