文件编写规范.

文件编写规范

1 目的

为便于质量管理体系的管理，规范学校质量管理体系文件。

2范围

本规定适用于学校与质量管理体系有关的文件。

3 职责

3.1 办公室负责对质量管理体系文件的编号、格式进行统一规定,并负责文件的控制,同时担任其监督和管理的职责。

3.2 文件的归口部门负责按规定对文件实施编号。

4 工作内容

4.1 学校代码

4.2 部门代码

办公室 BG （Ban Gong Shi）

总务科 ZW ( Zong Wu Ke )

基建科 JJ ( Ji Jian Ke )

学生科 XS ( Xue Sheng Ke )

教务科 JW ( Jiao Wu Ke )

招生就业科 ZJ ( Zhao Jiu Ke )

培训科 PX ( Pei Xun Ke)

督导室 DD ( Du Dao Shi)

公共课系 GG ( Gong Gong Ke Xi)

经管系 JG ( Jing Guan Xi)

商务系 SW ( Shang Wu Xi)

4.3 体系文件代码

第一阶层手册文件代码： QM （Quality Manual）

第二阶层程序文件代码： QP ( Quality Procedure )

第三阶层管理规范文件代码： MP ( Management Practice )

第四阶层质量记录代码： QR ( Quality Record )

4.4 编号规定

4.4.1 第二阶文件编号

ZHGJ/QP/□□/□□

文件序号(从01开始)

部门代码

第二阶层文件代码(程序文件)

学校代码

4.4.2 第三阶文件的编号

ZHGJ/MP/□□/□□□

文件序号(从001开始)

部门代码

第三阶层文件代码(规范、指南等)

学校代码

例：“ZHGJ/MP/JW/003”表示我校教务科第三阶层的第3份体系文件。

4.4.3 第四阶文件编号

ZHGJ/QR/□□/□□□

表格序号(从001开始)

部门代码

第四阶层文件代码(质量记录/表格)

学校文件代码

4.5 版本、修订状态

版本：从A开始的英文字母

修订状态：从0开始

本规则适用于所有体系文件（包括质量记录）。

4.6 文字规定

页眉标题栏：楷体五号

正文标题：宋体小二加粗居中

正文一级标题：仿宋-GB2312 四号加粗

正文及分标题：仿宋-GB2312 四号

4.7 页面设置规定

4.7.1 文件的文字间行距设置为固定值26磅。

4.7.2 正文页面设置为：上下为2.3厘米，左右为3厘米。

4.7.3 正文每段首行皆自左内缩2个中文字符。其余行靠左开始。所

有正文皆左右切齐。段与段之间勿加入空白行。

4.8 标题层级规定

4.8.1 一级标题用 1、2、3…依次排序，靠左顶格。

4.8.2 二级标题用1.1、1.2、1.3…依次排序，靠左顶格。

4.8.3 三级标题用1.1.1、1.1.2、1.1.3…依次排序，靠左顶格。4.8.4 四级标题用1.1.1.1、1.1.1.2、1.1.1.3…依次排序，靠左顶格。

4.8.5 五级标题用1.1.1.1.1、1.1.1.1.2、1.1.1.1.3…依次排序，靠左顶格。

4.8.6 六级标题用(1)、(2)、(3) …依次排序，自左内缩2个中文字符。

4.8.7 七级标题用a)、b)、c) …依次排序，自左内缩2个中文字符。

4.9 公文处理

5 相关文件

《文件控制程序》（ZHGF/QP/BG/01）

6相关质量记录无