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南京大学图书馆采访部业务规则及流程

南京大学图书馆采访部承担全校中外文各种类型、载体文献的馆藏补充任务, 即文献采访工作。

文献采访工作包括: 馆藏规划; 文献出版信息收集、整理; 馆藏需求与利用信息收集、整理; 馆藏选择; 馆藏订购; 入藏文献验收; 馆藏加工送编。

一、采访业务规则

1.1馆藏发展目标

多方采集、精心选择, 品种齐全、复本适宜, 质量上乘、数量充裕, 保证教学、优先科研, 突出重点、扶持特藏, 丰富拥有、扩大获取, 层次分明、布局合理, 着眼现在、兼及久远。

1.2 馆藏结构

优化馆藏结构, 使各种馆藏成份间的比例趋于合理。

1.2.1 适藏范围

各种文献入藏与否, 根据其内容与我校专业、课程设置, 科研项目, 读者需求层次的相关程度, 分为不藏; 必藏; 酌藏。

酌藏中包括本馆暂定为”0+1”收藏级的文献, 即一些不拟购但若有获赠则可考虑收藏的文献

此基本标准不但适用于购进文献, 也适用于赠送、交换、缴

存、剔除之文献。

1.2.2 收藏级别

在必藏范围内, 进口文献( 外文, 港台) 收藏必须达到研究级水平, 必须选择最富有学术价值的文献; 中文文献兼容学习级与研究级水平。在品种上有较宽覆盖面的一般馆藏, 需要有针对地择藏; 重点馆藏则需全力保障, 达到应有的深度, 形成馆藏特色。特别是国家重点学科、国家级科研项目、博士点所用书刊, 要从速尽优入藏。在建设重点馆藏时要关注最新研究成果, 抓常见、重要、核心文献的补充, 提高馆藏的情报容量。部分特色性馆藏力争达到完整级水平。不论达到何收藏等级, 均应系统地入藏, 将必藏文献尽量收集齐全。

1.2.3 学科结构

各学科, 专业都应拟定一份详尽的馆藏结构规范, 更具体地指导各类型文献的入藏。

1.2.4 时间结构

重点考虑近5- 内的出版品, 可酌量回补缺藏的重要学科的经典文献。

1.2.5 外文文种结构

以英语为主; 其余文种的各专业文献则根据读者对其需求及使用能力考虑

取舍。

1.2.6文献类型结构

除保证稳定的纸本书刊重点收藏品种和特色品种的入藏, 还要加强电子文献

的入藏( 着重永久使用权) , 增加视听文献的入藏, 关注有学术价值的稿本、预印本的入藏。

条件成熟时, 还能够考虑一些极富价值的拍卖文献的购藏。

在文献载体上, 卷帙浩繁、价格昂贵者, 尽量以电子出版物代替。

1.3 馆藏布局

学科面窄、专用性强的进口书刊一般由相应的系保存, 以满足教学科研的特殊需要; 学科面宽、通用性强的进口书刊一般由总馆保存, 以满足全校师生教学科研的共同需要; 大型工具书, 昂贵、罕用、跨学科、多系使用的中文文献原则上由总馆保存, 亦可与某系协商后任存一处( 但必须方便其它系读者使用) ; 系藏应达到研究级收藏水平, 更偏重文献的情报容量, 如加强本学科动态性资料、最新书刊、工具书、会议录、特种文献等的搜集。

1.4 馆藏规划

文献采访工作必须密切关注学校的发展规划, 充分把握读者需求, 严格执行馆藏发展政策, 及时修订中、短期的藏书计划及有关条例, 及时调整文献补充的方向, 保证文献收藏的质量。结合本校专业设置和教学科研情况, 根据当年文献购置经费的实际额度,

合理分配经费、使用经费。

开展文献资源建设的总体研究, 指导、组织实施全校的馆藏发展与各项个案的调查研究。

1.5 文献出版信息的收集、整理

从多方面设法获取各国家地区、各文种、各类型、各学科、各主( 专) 题、各种载体、各发行渠道、各订购方式( 预订、现货…) 的文献信息, 以增加文献选择的机会, 扩大文献选择的范围。对权威、常见、适用者, 应搜集齐全。

区分、整理数量大、类型多且重复交叉的文献信息, 发挥它们各自的作用:

①从中外各种商业书目中选择适用者, 作为选订媒介。

②善用新书预报、广告信息及书评书讯类文献等非商业书目作

为文献补充

选择时的参考资料, 如: 利用登记书目中的国家书目、在版书目、地方书目进行查缺补缺, 利用推荐书目中的专题书目、导读书目、参考书目等进行专门补充。经过馆藏书目、联合书目、私藏书目了解本馆重点补充的文献分布收藏情况, 以期文献交换、征集与资源共享。

经过整理开发, 利用隐含于三次文献中的文献信息。

尝试建立本校专家学者外文藏书信息数据库( 必须在她们愿意提供的前提下) 。

1.6 馆藏需求与利用信息收集、归纳

开展调查访问工作, 充分了解读者需求、利用文献的情况, 以资选择决策。

1.6.1 查访的方式

经过多样化的查访方形式, 获取尽可能多的需求信息和高价值的背景资料:

走访; 座谈; 出席学术讲座、有关课程建设与专业规划的会议; 调查问卷( 征求意见、课程参考书推荐、读者需求调查) ; 读者随机来访; 意见箱( 普通、电子) 、意见簿; 答读者问; 邀请读者来馆参与馆藏评价, 选书咨询。

不但要了解可供外借的馆藏文献的利用情况, 还应了解仅供阅览的馆藏文献的使用状况。

1.6.2 查访产生的文档

各种文档力求记录详备、简洁明了:

课程参考书文档; 读者需求文档; 馆藏利用文档; 背景知识文档; 零散信息的积累, 如接待访谈记录等。

1.6.3 查访工作的要求

主动、深入、细微、持久; 必须对读者的意见给予积极的答复; 必须有周到的调查方案, 不能几个业务部门重复地去查访; 要善于动员读者与图书馆工作人员一道开展各种调查; 查访工作面广量大, 为获得理想的结果, 则需要校方认识其重要性, 给予制度