人事档案管理的信息化建设探析

人事档案管理的信息化建设探析

摘要：伴随现代化信息技术的良好发展，数字化技术被广泛应用、推广于各个

领域中。为此，需要做好人事档案管理信息化建设工作，从而加强人事档案管理

工作的质量，提高人事工作效率，满足社会经济发展的需求和要求。本文就针对

人事档案管理的信息化建设进行了分析。

关键词：人事档案管理；信息化；建设

1人事档案信息化建设的重要意义

1.1为档案提供更为安全的存储环境

传统的档案均为纸质档案，人事档案也不例外。由于客观条件所限，以前的

人事档案只能通过纸质材料保存，而保存纸质档案需要有防虫防霉防火的保管条

件和可供一定数量纸质档案保存的立体空间。人事档案管理进行信息化建设后，

这个问题得到了有效解决，电子档案具有占用空间小、存储量大、对保存条件要

求不高等优点，提高了档案的存储安全度。

1.2有助于提升人事档案的管理效率

由于人事档案具有动态性的特点，因此需要经常进行更新和维护。传统的纸

质档案在多次的查找调阅后容易造成档案的破损，不利于档案的长期保存。运用

了信息化技术手段后，避免了此类事件的发生，并且通过档案信息服务平台，人

事档案可以被快速地找到，人事档案管理人员可以在第一时间进行录入更新，从

而节约了人力物力和时间，提高了管理效率。

1.3为人民群众提供更为便捷的服务

在人事制度改革的大背景下，人事档案的利用率越来越高。人事档案管理进

行信息化建设后，只需要利用互联网技术建立电子档案信息资料库或档案信息共

享平台，在相应的输入框中输入“关键词”就可以快速进行档案查找、调阅，为需

要查阅档案的人员提供了更为便捷的服务。

2人事档案管理信息化建设的应对措施

2.1引进先进技术设备，实现人事管理信息数据化

大部分企事业单位现有人事档案管理基础设施设备都是以老旧设施设备为主，并且其数量并没有满足相应需求，这些设施设备也没有得到完善。在人事档案管

理之中，硬件设备是掌握人事档案管理信息技术的重要支撑。引进先进的信息管

理设备，代替现有信息管理设备，可以减少现有管理开支，同时先进信息管理设

备还能提高信息管理效率。以事业单位网络服务器作为数据平台，将人事管理信

息录入其中，建立专门数据库，重视网络数据库建设和人事档案管理信息化辅助

设备软件建设，从而实现人事档案管理信息数据化。之后还可扩大人事档案信息

化涵盖范围，同时以各单位相应职能和部门管理权限进行规划，分模块建立各部

门人事档案数据资源，利用计算实现网络化工管理，最终建立完善、多层次的人

事档案管理信息网络系统。

2.2创新原有管理软件，提高档案管理人员素质

企事业单位信息化档案管理的相应软件对于信息化人事档案管理有着重要作用，所以对于现有软件进行更新和创新，建立健全人事档案与现有人事档案数据

库进行结合，从而加强人事档案化普及范围。在人事档案管理人员实际操作之前，可以先安排相关人员来实践操作，之后还要学习相关的理论知识。人事档案管理

人员必须要具备设备操作能力，不能出现操作知识缺陷问题，同时，企事业单位

还应该注意人事档案信息保密性与安全性，切不可泄露人事档案信息，为了保证

人事档案信息安全性，企事业单位必须设置数据库职能权限来保障人事档案管理

信息。除此之外，在建设人事档案管理信息化过程中，一定要注重对管理员工基

本数据和工作能力提升。作为人事档案管理工作人员，必须要具备基础处理信息

技术，了解相关人事档案管理理论，这是对人事档案管理人员工作的基本要求。

2.3改变现有人事档案管理理念，强化信息基础建设

在目前人事档案信息化管理过程中，想要有效提高信息化建设管理水平，企

事业单位必定要积极创新和完善信息化人事档案管理工作理念，改变、创新现有

人事档案管理工作方法，促使人事档案管理工作向着数据化、现代化、创新化方

向迈进。那么，在日常人事档案管理工作过程之中，信息管理人员必须始终坚持

企事业单位制定的科学合理思想作为工作指导思想，严格按照操作步骤完成日常

数据管理。同时还应该充分认识到人事档案管理信息化建设的必要性和重要程度。切实解决目前人事档案管理中存在的问题，进一步提升人事档案管理水平。要有

一个明确的管理标准，对现有管理模式有一个针对性目标，保证朝着正确方向前进，保证信息化管理标准符合全国标准。

2.4实行动态化档案信息管理机制

目前来说，档案信息管理机制必须要及时更新，这个管理机制需要实行动态化，以灵活应对日益多变的问题。大部分企事业单位人事档案信息管理机制虽然

有一定要求，但是它们并没有固定现有管理模式，而且明确规定了人事档案信息

应该具体反映单位综合与动态情况与经历。所以在新时期的单位人事档案信息化

具体建设过程中，需要努力构建动态化档案管理体制，利用现代信息化平台更新

人事档案资料。那么，具体信息管理人员需要积极整理完善人事档案信息初始资料，按照分类建立专属档案，不断推动人事档案信息更新，提升人事档案管理信

息化水平。

2.5把人事档案信息资源数据化

在以往的人事档案管理中，大部分都是采用电子文档以及纸质材料。而在新

时期下，进行人事档案管理信息化建设的有关部门需要有效二次整合资源与信息，并在基于此开发信息。如此一来，就需要按照统一、合理的标准来认识档案管理

信息化建设，运用计算机来准确录入原始档案信息，且按照相应规范进行分类存档。此外，还需运用相应技术来转化庞大的图片与文字为数据资料，实现统一的

数据化管理，为人事档案信息化建设打下良好的资源共享基础。

2.6保证人事档案的安全性

当前，互联网高度普及，信息传播速度不断加快，人们在享受资源共享带来

的便利的同时也会出现信息资源的泄漏，从而使得信息安全性受到影响。认识到

档案具有保密性，其共享范围有限，所以务必要确保其安全性。所以在进行人事

档案信息化建设时，有关部门需要对信息的安全性予以充分重视，提升其安全意识，并采取有效的方法来保障信息的安全。相应工作人员要能够切实根据相应制

度要求，秉公办事，由多角度以及多方面来确保档案信息的安全与真实。

2.7加强档案管理人员专业培训，提升专业水平

人事档案信息管理人员是接触档案资料第一道程序，这些管理人员的专业素

质和水平，直接影响到人事档案管理工作的效果。在新时期人事档案管理工作中，企事业单位若想全面提升现有档案管理信息员工专业水平，就要加强相关职业培

训和专业能力。第一，可以通过提高人事档案管理人员道德素质，强化监督力度，全面增强管理人员责任意识、法律意识等等。具体培训内容包括员工对管理软件

使用、系统维护等课程，这些内容都是为了让员工掌握基础计算机技术，企事业