EMS内部审核员实用培训教程

23.11.2020
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审核的目的和范围
审核目的
-- 第三方认证（准备） -- 调查重大不符合的原因（内部管理） -- 外部的检查（准备） -- 定期的审核（检查体系运行的符合性和有 效性）
审核范围
-- 全公司范围 -- 某一个或几个部门 -- 标准的部分条款要求 -- 公司全部/部分质量管理体系文件的要求
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年度审核的频次和形式
每年至少一次，覆盖标准所有要求
集中式----集中某一段时间完成对所有相关 部门的审核
分散式----分部门在不同时间进行审核
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集中式审核进度的安排
在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通 知相关部门 可不必编制年度内部审核进度计划
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审核的人员
接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 不应审核自己的工作 经资格确认
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审核的系统性
按规定的程序全面的审核和评价与 审核对象有关的各项活动和结果，体现为：
全部审核 部分审核
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全部审核
必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求
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分散式审核的进度安排
编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改
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年度内审进度计划
受审核部门 预计的审核月份 滚动修改的状态
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年度内部审核进度计划
月份 部门 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 管理层 设计部 制造部 品管部 市场部 供应部
审核员的选定
A) 资格
B) 业务范围 C) 专业知识（法律法规知识、环境知识） D) 工作中的协调 E) 为受审核部门所接受
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审核实施计划
确定审核的目的和范围 确定审核的方法 确定审核的时间安排 确定审核组人员的安排
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审核的方法
按部门 -- 考虑涉及的主要环境职能和 活动，及涉及的相关条款 按条款 -- 考虑涉及的部门 按环境因素—以重要环境因素为审核线 索，贯穿全部体系要素，审核环境因素 的管理方案、控制程序、运行状况、控 制状况及其结果
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不合格的确定
根据不合格的程度， 可分为：
严重不合格 轻微不合格
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严重不合格
环境体系与约定的环境体系标准或重大的法律法规 严重不符 造成系统性或区域性严重失效的不合格（可能由多 个轻微不合格） 可造成严重后果的不合格（如对人生安全、环境等 造成严重危害）
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审核实施计划的内容
审核的目的和范围 审核依据的文件 审核组成员 审核详细的日程安排
1) 首次会议/末次会议时间
2) 审核组人员的分配 3) 受审核部门及具体时间 4) 主要的审核要点
拟制/批准人的签字
通知(发放)的相关部门（必要时）
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检查表的编写
检查表的作用 编制的准备 检查表的基本内容 检查表的要求
是否有足够的事实支持我的发现？
需要采取什么样的纠正措施？
提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？
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不合格的描述
事实的准确观察 在哪里发现 发现了什么 为什么不合格 /不符合 谁在场 采用专业术语 要便于查找 利于的改进
（判断） （地点） （事实） （原因） （职位） （正规） （追溯） （帮助）
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审核路线的展开
部门职责
记录
实施
记录
相关文件 实施
记录
相关活动 相关文件 实施
记录
相关活动 相关文件 实施
记录
相关活动 相关文件 实施
记录
相关文件 实施
记录
实施
记录
记录
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检查表的使用
依据检查表并考虑灵活性
标准要求 文件要求
现场审核(面谈\提问\ 观察\抽样\验证)
a）审核准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项
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第三章 审核的实施
首次会议
现场审核
不合格报告
审核组会议
末次会议
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首次会议
审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间
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a 按部门 --考虑涉及的主要环境职能和 活动及涉及的相关条款
b 按条款 -- 考虑涉及的部门
审核的路线
a 自上而下 b 自下而上 c 随机
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文件的收集与审查
与被审核范围相关的文件 审核要点中涉及的记录和文件
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检查表的要求
明确部门与条款的关系 依据标准及环境管理体系文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性
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检查表的基本内容
依据的标准条款 依据的环境管理体系文件 审核区域/部门 检查要点 验证方法 抽样数 验证结果(记录)
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检查表的四要素
去 哪 里 找 谁 查 什 么 如何检查
地点 被审核人 检查要点 验证方法
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检查表案例
可以是定量的
可以是定性的
与环境有关的
可验证的
Leabharlann Baidu
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审核笔记的作用
便于下一部门调查 同事之间参阅 需要时查阅
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审核笔记的内容
审核不合格的证据
文件名称、编号、版次 产品/服务名称、标识 区域/工位 设备名称/所在区域 记录名称/标识/时间 不合格事实
审核线索
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不确定问题的处理
立即跟踪 记下来，稍后跟踪 忽略，不考虑
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不合格的处理
记录不合格事实 注意相关事项 同被审核方负责人确认
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不合格报告
不合格的确定
不合格的定义 不合格的确定 不合格的判断
不合格的描述 不合格报告
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不合格的确定
已计划
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已审核
已制定措施
措施已实施
已验证
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第二章 审核准备
确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通（了解被审核部门情况/寻
求专业帮助）
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审核组的确定
管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定
A) 资格
B)专业能力、相关技术知识 C) 工作经验 D) 组织能力、整体判断能力
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提问与聆听 (1)
提出恰当的问题
WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW
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提问与聆听 (2)
正确的提问方式 开放型
说到污水处理的控制，你们是如何校 准所使用的PH检测仪的？
封闭型
这份文件是你的吗？
引导型
你是按主管的要求进行这项工作的， 是这样的吗？
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部分审核
全部审核之外，下列因素也可能导致 进行部份审核： 组织变化、产品结构变化 市场反馈 重大环境事故/投诉
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审核范围
审核涉及的活动或区域包括：
组织机构
管理、运作和环境体系的程序（是否符合标准 的要求）
人员、设备和材料资源（是否满足体系有效运 行）
内部（EMS）审核员培训教程
主讲：陶同初
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第一章 审核总论
EMS审核的定义 EMS审核的类型 EMS审核的目的 EMS审核的特点 审核的基本程序 年度审核进度的安排
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审核
定义 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以
确定满足 审核准则的程度所进行的系统的、独立的并
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审核的范围
审核涉及的活动或区域包括：
组织机构 管理、运作和环境体系的程序 人员、设备和材料资源 工作区域和过程 工作产生的记录 文件、报告和记录的保管
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明确审核的重点
公司的管理重点 已出现的环境问题 标准要求的重点 上次审核的信息
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审核的策略
审核的方法
工作区域和过程（是否得到确定和有效控制）
工作产生的记录（是否能证明体系有效运行）
文件、报告和记录的保管（是否符合标准和程 序要求）
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审核的程序
审核准备 审核实施 审核报告 审核的跟踪
40% 40% 10% 10%
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年度内审进度安排
确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排
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不合格的描述
注意事项 -- 描述文件的标识/名称 -- 描述记录的标识/名称 -- 描述相关职位/工位（不要指出姓名） -- 描述设备的编号/名称 -- 描述相关的区域 -- 描述不符合的原因 -- 描述不符合标准条款和文件
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第三方审核
建立公司应达到的最低标准 获得注册证书 减少顾客与供方不必要的开支 有助于公司的市场竞争力 寻求专业的帮助
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第一方审核
使EMS体系满足14001标准、法律法规和其他 要求 作为一种重要的管理手段 在第二、三方审核前纠正不足 维持、改进和完成EMS体系的需要
形成文件 的过程
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EMS体系审核
为获得审核证据,并对其进行客观的 评价，以确定满足EMS体系审核准则 的程度所进行的系统的、独立的并 形成文件的过程
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审核类型
外部审核
第二方审核 第三方审核
内部审核
第一方审核
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第二方审核
提供选择、评价和认可供应商的论据 帮助供应商改进其EMS体系 增加双方对环境要求的相互了解
看什么 (LOOK AT) -- 要点
员工培训档案
找什么(LOOK FOR) -- 验证内容
是否存在， 是否包括所有相关人员
看什么 (LOOK AT) -- 要点
消防演习档案
找什么(LOOK FOR) -- 验证内容
是否制定计划、是否经过批准、是否总结分析
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审核前沟通
提前通知受审核部门 审核组内部会议（必要时）
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练习题
组织开首次会议 每组一名代表
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现场审核
组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理
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审核过程的控制
执行计划 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果
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审核的特点
正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程
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审核的正规性
审核依据正式特定的要求进行 审核只能由有资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录
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审核的依据
合同要求 质量体系文件和规定 ISO9000标准（合适的） 法律、法规
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检查表的作用
指导审核整个过程的路线图
明确审核要点和方法
确保审核的覆盖面
减少组员之间不必要的重复
保持审核的方向和节奏
体现审核的正规化和专业性
作为审核的记录档案
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编制的准备
了解审核的范围 确定审核的重点 确定审核的策略 文件收集和审查
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检查表(问题)
回答\事实\记录结果
结论(合格、不合格)
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检查表(答案)
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技术与诀窍
询问适当的问题 验证对问题的回答 观察实际发生的事情
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审核的面谈
选择合适的面谈对象
被审核区域/部门的负责人 直接责任人/操作者
提问策略
提出恰当的问题 正确的提问方式
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轻微不合格
孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重 对系统不会产生重要影响
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不合格的判断
依据客观证据 确定不符合标准的条款 确定不符合相关的文件要求
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不合格判断
是不是孤立次要的问题？
这项不合格是否过于频繁的发生
是严重的还是轻微的？
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审核的抽样
随机抽样 适当数量（检查表） 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意
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审核的验证
依据客观证据 面谈所的信息应再验证 责任人的谈话可作客观证据 非责任人的信息只作线索
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客观证据
实际（客观）存在的
不受情绪或偏见左右的
可以阐述的
可以形成文件（书面表达）的
什么是不合格？
-- 没有满足要求 A）ISO14001标准 C）公司环境体系文件 D）环境法律、法规和其他要求
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不合格的确定
体系性不合格
环境体系文件与选定的标准、环境法律法 规、规章不符
实施性不合格
实际操作与体系文件描述不符
有效性不合格
按规定要求进行实施，但效果未能达到规 定要求