浅谈企业档案电子化管理存在的问题和解决方法 韩晓宇

浅谈企业档案电子化管理存在的问题和解决方法韩晓宇

发表时间：2018-06-15T10:06:20.517Z 来源：《电力设备》2018年第5期作者：韩晓宇[导读] 摘要：随着科学技术的不断发展，信息技术被大量应用于企业的生产和管理中。档案管理是企业管理中的重要组成部分，传统的档案管理工作需要花费大量的时间和人力，工作效率较低，工作质量也较差。 (天津市勘察院天津 300191) 摘要：随着科学技术的不断发展，信息技术被大量应用于企业的生产和管理中。档案管理是企业管理中的重要组成部分，传统的档案管理工作需要花费大量的时间和人力，工作效率较低，工作质量也较差。信息技术在档案管理工作中的应用可以实现自动化档案输入和管

理，其对于减少工作时间和人力的投入、提高档案管理工作的效率有着重要的作用。但是，从当前我国企业档案电子化管理的现状来看，我国企业电子化档案管理还存在不少问题，需要引起企业相关管理人员的注意。关键词：企业档案；电子化管理；问题；解决方法 1当前企业档案电子化管理过程中所存在的问题 1.1企业档案电子化管理过程中的隐秘性问题我们都知道，计算机已经普及到家家户户，因此，掌握计算机技术的人也就越来越多，在计算机不断普及的过程中，许多不法分子都产生了窥视之心。企业档案在传统的管理过程中，由于保管人员的保管工作不够到位，或者是档案的存放不够合理而被一些居心叵测的人截获，所以通过计算机将档案电子化，可以是档案更加安全，更好的保护企业的隐私。我们都知道计算机信息系统的安全和心为信息系统赖以生存的实体，对于计算机来讲，它的系统承载了不同行业的的信息资源，不同的人们在利益的趋势下都有可能对计算机进行相应的破坏或者是攻击。

1.2企业档案电子化管理过程中的真实性问题对于传统的档案保持来讲，通过书面形式来保存，档案的真实性可以得到有效的保持，但是，在操作的过程中，如果利用电子文件就会非常的方便的通过复制手段来转移到另外一个载体上，在这样的情况下，纸质的原件已经不再适应。在计算机不断普及的过程中，各个不同的网站为了迎合广大网友的需求，就提供了各种各样的信息供广大网友消费者享用，这就是我们所说的资源共享。对于共享资源来讲，从表面上就可以看出它的特点，即，拥有一定的共享性，对于共享性来将，它有利也有弊，利端为便捷、快速，弊端为人们对它的真实性产生一定的怀疑。作为企业档案管理来讲，采用电子化管理人们对它的真实性产生相应的怀疑。在计算机进入企业的过程中，将传统的书面档案变成电子档案，在这样的环境下，电子档案更具有模糊的可信性。在网络上，我们随处可见的都是公开的信息以及共享的信息，在这样的环境下，就给不法分子窥视官方网站信息带来了可乘之机，甚至是篡改官网信息来会的获得相应利益，如此以来企业的利益不得不受到严重的损失。除此之外，企业的档案电子化管理在计算机中，一般的情况下都不是固定的，而是流动的，因此，企业必须要安排相应的人员进行专职管理，如若不然，企业的信息就会被流失或者是受到破坏，那么，档案的可信性就难以保障。通过以上几点可以看出，企业档案电子化管理虽然有诸多方便，但是，也给一些不法分子提供了更改企业档案的机会。 2企业档案电子化管理的解决策略

2.1提高电子化档案管理的真实性和有效性利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业能够加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，还要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

2.2加大对企业电子化档案管理的投入要做好企业档案电子化管理工作需要企业根据时代发展的要求，加大相关投入。企业档案电子化管理需要加大的投入包括以下几个方面：1.加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，企业必须要加强对电子档案管理的科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后而给不法分子以可乘之机。2.加大人才投入。企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，企业档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，如岗位应该包括办公室文员、档案接收员、档案输入员等。每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进企业电子档案管理的有序发展。

2.3做好电子档案文件保管工作电子档案管理工作的另一个重点还在于加强对档案文件的管理。从理论上来说，电子档案文件一旦归档，就可以永久性地保存，其具有保质、保量的作用，在文件保管方面具有一定的优势。但是，由于电子信息系统受外界因素如空气濕度、气温、热度等影响较大，因此，在对电子档案文件进行保管时，管理人员一定要采取有效的措施，隔绝外界因素对电子档案和计算机系统的危害。物理隔离的方法是企业档案电子化管理过程中经常使用的方法之一，其可以有效地将电子档案管理的外界因素进行隔离，防止网络不法分子的入侵。此外，企业还需要做好管理工作。电子化档案管理工作容易受到多种因素的影响，包括自然环境、人为因素等，这些危险因素防不胜防，很有可能发生意外情况导致企业电子档案流失或者受到损毁。因此，企业档案管理人员在输入电子文件的同时就要对文件进行备份，做好安全防范工作。结论