OA办公的目的

办公自动化的目的

办公自动化一词已经提出很久，但是许多企业的办公自动化仍然在路上，甚至对自动化的目的和作用仍然没有清晰了解，为此我们特别采访了OA行业的领军人物，财富OA咨询师—莫天恩，他为我们做出了解答：

1 办公自动化系统应用的目的

1)企业的计算机应用和现代因特网／企业网应用的发展过程主要经历了3个阶段：第一阶段是企业内部协同工作。即企业内部实施因特网系统；第二段是因特网连接：第三阶段是业务处理过程的结合。与后端的企业系统紧密结合在一起，完成同业务处理过程紧密相连的综合信息处理和服务。

2)企业办公自动化系统的应用将带来如下效益：首先，充分利用企业现有计算机和网络资源；其次。办公效率将得到极大提高，并减少办公中不必要的人为失误；第三．真正实现企业的电子协同工作；第四，为正在进入的电子政务和电子商务时代建立竞争优势。

3)自动化系统首先创造了一个集成的办公环境。使所有的办公人员都在一个同样方便的桌面环境下工作。具体体现在：一是各种工作流程处理的自动化和处理过程的监控化：二是解决了部门之间的协同工作问题；三是各种文档管理的自动化，达到按权限进行查询和使用，并为用户提供了方便；四是建立信息发布和收集平台，实现与其他管理信息系统(MIS)的信息交流。

4)办公自动化系统就是要为企业创造一个集成的办公环境。使所有的办公人员都在同一个桌面环境下工作。摆脱时间和地域的限制。实现协同工作．要解决以下6个方面的问题：一是建立统一的内部通信平台，实现组织内部的通信与信息交流快捷流畅。并与因特网邮件互通；二是提供一个有效的信息发布与交流场所。如，电子公告牌、电子论坛和电子刊物等：三是单位内部工作流程自动化，解决部门与部门之间的协同工作问题，实现单位各部门的高效协作；四是各类文档管理的自动化。使单位内部文件与资料按权限进行保存、共享和使用；五是辅助办公系统，如，车辆调度管理、物品领用管理、图书管理等；六是实现单位内部信息系统构建与重组。

2 用户需求分析

从公司实际运用范围上看。需求规模相对较小。但其在功能上对系统的需求却是全面的。其功能包括日常事务管理功能和面向公司办公业务事务管理功能．即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息和交流信息，高效地协同工作，既可以提高办公效率，又可以实现群体协同工作。另外，还需具备严密的用户权限管理。由于公司信息化基础比较薄弱，软、硬件设备配置不全。人员素质参差不齐，所以对硬件的配置要求应尽可能适中。对软件配置的要求则最好基于日常办公软件，如，Office应用系统，这样既不用花费大量资金添置软件．又能使职员快速掌握应用系统。在开发方式上，由于公司的经济实力有限。市场上的软件设备无法满足企业要

求，因此，企业应改进现有软件设备，进行二次开发，并对现有软件设备功能进行修改、增删和开发，建立具有自身个性的办公自动化系统。

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