公司接待流程及标准

公司对外接待流程管理规定

（一）、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，

提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。 （二）、范围及流程图

本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。

各部门接受通知，了解来访意图、

公司各部门 相关部门配合接待工作

接到工作需报总经理审批并至少提前 3 天告知行政人事部。 四）、计划和准备

1 、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约

时， 了解来宾基本情况： 来宾职务、来访具体时间、人数、

本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别； 确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日 程安排表，酌情安排接待标准。

1、了解来宾情况；

2、确定接待级别；

3、确定陪同人员；

为公司 待计划 作

相

一、确定人员宴

工请接待调

等级

待协

报备总经理审批接，

相，关人员

口管理

标一 准、

；根 据 接 待 部门级别，

负责 确 接待定任务，

住 宿

待等级提前准备

供后勤 一、确定参加欢排

送人员。

名单

安障 车辆，需要馈赠礼的品，保按照接和管 ，拟 议

议 行政程人事 文

字

2 、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。

4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。

5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。

6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性

能良好。

7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。

五）、接待标准

一级接待标准：

陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监

1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注

意顺序。

2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。

二级接待标准：

陪同人员：总经理助理、相关部门人员

1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。

2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。

3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

三级接待标准：

陪同人员：部门经理及相关人员

1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息

2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

（六）、接待路线

公司来客到店--- 相关领导办公室--- 会议室

（七）、注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

（八）、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。

（九）、附件

一、《会议室准备规范》

二、《来宾接待登记表》

三、《接待礼仪规范》

会议室准备规范一、会议室不布置

二、会议主会场服务

来宾接待登记表

接待礼仪细则

一、迎接礼仪

（一）对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地来宾，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与来宾身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的公司人员不能前往，前去迎接的人员应向来宾作出礼貌的解释。

（二）人员到车站、机场去迎接来宾，应提前到达，恭候来宾的到来，决不能迟到让来宾久等。来宾看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给来宾心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

（三）接到来宾后，应首先问候“一路辛苦了” 、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪：

１、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”

２、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

（四）举的牌子应该有公司名和人名，最好有欢迎辞。来宾来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

五）迎接来宾应提前为来宾准备好交通工具，不要等到来宾到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让来宾久等而误事。

（六）公司人员应提前为来宾准备好住宿，帮来宾办理好一切手续并将来宾领进房间，