办公家具分析报告文案

办公家具工作分析报告

我所办公家具管理工作遵循固定资产管理制度、家具管理制度等相关所内管理制度及流程，但是在实际管理工作过程中，仍有需要进一步完善和改进的地方。为了进一步给科研、生产工作提供良好的办公环境，主要从以下几个方面进行分析：

一、工作回顾（2016-2017）

1.2016至2017年，共计入库家具2061项，支出费用2758463

元。

2.2016至2017年，报废家具323项，支出费用9268.5元。

3.近两年，我部门在管理上做出了如下改变：

i.为了加强管理，修订了《家具管理办法》，其中再次明确

了各部门职责。

ii.形成了家具标准的初稿，根据员工的反应情况，对家具标准进行动态管理。

iii.为了规范采购流程，将家具（固定资产部分）申购通过OA的形式完成。提高了审批效率。

iv.为了简化申购流程，将家具维修和家具采购统一改为年度开口合同，改为订单式管理。

二、目前所内办公家具管理现状

我所家具主要分为会议桌、办公椅、更衣柜、文件柜、保密

柜、沙发、工作台、其他办公家具。管理流程包含从申购到

处置，具体流程如下图所示：

1.账目管理

i.目前我所办公家具台帐分为三级台帐管理，分别是财务账、

家具主管部门台帐、各使用部门台帐。其中家具主管部门

台帐主要依赖于固定资产管理软件——佳克软件进行日常

增、删、查、改管理。财务账主要是通过入库单的形式进

行入库。各使用部门台帐主要是各部门通过自己领用的家

具情况进行日常管理。

ii.以上三本账，财务账和主管部门台帐可以保持一致。但是各使用部门台帐与财务账、主管部门台帐出入较大，甚至

有些部门未建立部门台帐。

iii.为了更好地管理，家具主管部门台帐包含固定资产家具与低值易耗品家具，并且在入库过程中，均纳入佳克软件进

行统一管理。对于在日常工作中因家具申购、借出、报废

等情况而需要进行账目调整的情况，均通过佳克软件进行

家具的动态管理。

2.库房管理

i.目前家具仓库根据家具类别、使用状态进行区别（如待维

修、待报废等），共有6个仓库（老区地下室3个、新区

地下室3个），均由家具主管部门进行管理。

ii.仓库的出入库动态管理，根据出入库情况调整账目。

3.申购管理

i.目前申购工作分为2种，固定资产家具申购通过网上OA

流程进行办理；低值易耗品申购通过纸质临时申购单的形

式进行办理。

ii.我部门对于申购内容的具体情况是通过EXCEL的形式进行记录的，其中包含申购人、申购内容、具体家具尺寸规格

等各字段。如为纸质申购单，我部门会对申购单及相关家

具图纸进行复印存档备查。

4.入库管理

i.物资部根据采购合同和发票填写家具入库单，入库单大概

会在家具实际到位后1-2个月送达我部门，这期间包括了

使用部门试用时间、厂家开票时间、合同流程时间。

ii.我部门在收到入库单之后于1-2周内办理入库手续，期间包括了去现场核查该家具是否在现场使用并完好、张贴固

定资产标签、登记固定资产台帐的时间。在审核无误后，

我部门会在入库单上签字确认。

iii.物资部凭确认后的入库单至财务部办理报销流程。

iv.在入库过程中，对于大型家具（如屏风工位、会议桌等）将会按照部门资产进行入库，记为部门资产；对于小型资

产（如员工转椅、小沙发等）将会按照员工个人资产进行

入库，记为个人资产；对于公共区域的家具（如一号楼大

厅家具）将会按照公共区域资产入库，记为综合管理部资

产；对于根据项目申购的家具（如试验台、防静电椅）将

会按照项目申购部门进行资产入库，记为申购部门资产。

5.维修管理

i.我部门于今年组织了年度家具维修招投标，确定了人工和

相关配件的单价。

ii.我部门根据各部门直接报修或通过新事业公司报修作为工作输入，为了不影响员工的正常使用，具体维修工作以优

先备货置换为主。置换下来的破损家具暂时存放在库房中，

待数量达到一定程度后，统一通知新事业公司进行维修，

如新事业公司无法维修，将通知厂家进行维修工作。

6.报废流程

i.严格执行《固定资产管理办法》中对资产报废的相关要

求。

7.退库流程

i.我部门在修订《家具管理办法》的过程中，新增了《家具退

库表》，用于因家具损坏无法使用和暂无使用需求的家具

进行记录，而且该表也作为修改账目时的依据。

8.家具标准化工作

i.在2016年初，为了员工在申购过程中更加便利，加强家

具订单式管理，形成了一份家具标准的初稿并进行了试运

行。在今年八月份，根据员工的反应、家具的款式、集团

公司的文化等多方面考虑，制定了一份新的家具标准，同

时把这份家具标准作为2017年家具年度采购合同的家具

清单。最新的家具标准包含3个大类（板式家具、椅凳类

家具、铁质类家具），___15____个小类，而且对每一项家

具进行了细化，标明了主要部件的材质。在日常的管理工

作中，我部门根据家具的申购频率、新颖程度、质量情况

等进行动态化管理，对于长期没有申购或者款式已经淘汰

的家具，即使剔除标准；对于款式新颖的家具，经过讨论

后列入家具标准。

三、目前所内办公家具管理存在的问题

经过不断的改进，在管理和操作中有所提升，但是仍有改进空间，主要体现在以下方面：

1.账目问题

i.由于历史原因及多年管理不严，导致目前我所家具账目不

清晰。

ii.在2014-2015年，为了摸清家底，原经营计划部组织过一次全所资产盘点，那次盘点是近几年较为全面的一次资产

盘点工作，其中涉及了固定资产与低值易耗品、财务账、

实物账、部门账。但是那次盘点在最终数据汇总的时候，

由于账目的丢失、部门的合并，导致未能有任何结果。自

此之后，未能在组织起如此全面的资产盘点工作。

iii.在一些老式家具使用过程中，尤其是老区，有很多虽然在财务账以折旧为0，但是实际还在使用的情况。这批家具

因长年使用的原因，在加之当年的管理不规范，会出现很

多账目虽然存在，但是现场家具无标签或无法匹配的情况，

导致在今天进行账目比对的过程中造成很大困难。

iv.随着各项管理制度的颁布，随意丢弃家具的情况有所减少，但是至今仍有员工破损的家具未经报修就扔到地下室，特

别是员工转椅，由于体积小不易发现，经常被员工私自处

理，在盘点过程中很难进行对账。

2.申购问题