如何做好水利工程建设项目档案管理工作

office opertions

办公室业务・管理与实践经纬

34

办公室业务2012・8

文/广东省乐昌峡水利枢纽水力发电中心

郑琦

浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作

【摘要】水利工程建设项目是一项惠及民生的社会公益事业，水利工程普遍具有周期长、涉及面广，内容繁多等特点，由此也带来了档案数量相对较大，移交时间长等不利于档案管理的因素。本文作者主要从总结参与的水利工程建设项目所处现状出发，分析水利工程建设项目档案的重要性，阐述水利工程建设项目档案管理工作的思路及一些看法。

【关键词】水利工程；建设项目；档案；管理

2011年中央一号文《中共中央国务院关于加快水利改革发展的决定》聚焦中国水利问题，这是新世纪以来的第8个中央一号文件，也是新中国成立62年来中共中央首次系统部署水利改革发展全面工作的决定。随之而来的是大规模的水利工程项目建设陆续启动，水利工程项目建设在比工程、赶工期过程中，往往会忽视了项目档案的重要性，给水利建设项目档案管理的带来不利因素。

一、水利工程建设项目档案管理意识淡薄

长期以来，水利工程项目建设单位和责任部门重工程轻档案，对档案工作的宣传、指导、监督检查和管理的力度不足，难以做到档案与工程建设同步，使得水利工程建设项目档案管理工作处于被动和不利局面。

二、水利工程建设项目档案管理制度未能适应项目建设体制改革

工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度等制度的逐步改革与完善，工程档案内容、形势都发生了相应的变化，但是水利工程建设项目档案管理体制和机制未能及时跟进做相应调整和完善，缺乏行之有效的统一管理措施。

三、水利工程建设项目档案管理基础工作薄弱

水利工程大部分都建在比较偏远、环境艰苦的地区，工程点多线长，施工队伍流动性很大，难以保持相对素质稳定的档案管理队伍，形成有效的档案组织管理网络。

四、档案专业人才、档案复合型人才等

的缺乏、管理水平的制约

档案的信息化、网络化被提到新的

历程，档案专业、档案与计算机、档案与工程等复合型人才越见稀缺，这样就造成了形成的档案无法被更好地利用、造福一方。

水利工程建设项目档案的上述问题长久存在。水利工程在建设过程中，就已经形成各式的文档材料，如建设前期批复文件、施工过程记录、竣工验收资料等，这些在建过程中产生的文档材料全面、细致地反映了水利工程建设项目的详细情况，对日后的工程质量评定、工程竣工后的管理和维护等都有重要的利用价值。为此，认真做好水利工程建设项目档案管理的工作是非常重要的，个人认为首先从以下方面解决：

（一）齐抓共管，密切联系，健全体制建设，加强领导，落实岗位责任

1.齐抓共管，密切联系是前提。从水利项目建设之初就要注意抓项目档案工作，成立专项的工程档案工作小组，成员须有档案管理经验的专职人员及工程人员组成;在工程建设过程中，要对各参建单位的项目档案进行定期检查，并加强过程中的临时抽检，对建设过程中出现的新问题要及时研究解决，坚持“档案不合格，工程不验收”的原则，为最终的项目档案专项验收工作奠定良好基础。

2.健全体制建设是根本。只有建立了健全的体制及制度，才能做到参与水利工程建设项目各方做的档案有法可依，有章可循。建立项目档案工作机制，投入相应的人、财、物力，实行集中统一管理，建立规章制度。

3.加强领导，落实岗位责任制是必要手段。各参建单位要高度重视项目档案管理工作，加强对档案工作的组织领导，把项目档案工作作为工程建设的重要组成部分来抓，自始至终有专人负责收集和整理项目档案，保证档案的齐全完整，只有落实好建设项目法人单位和各参建单位的档案管理职责，确保工程项目档

案工作在不同层次都有人抓、有人管，才能为工程项目档案工作创造出良好的管理环境。

（二）转变观念，超前管理

项目档案工作向来不是临时性的工作，特别是水利工程建设项目档案，从立项开始，就已产生前期批复文件等重要档案资料，因此，我们在立项之初，就要安排专职档案人员着手跟踪、收集文件，打破等人将档案送上门的旧的档案收集观念，主动了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程，掌握了每一阶段工作需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量、做到心中有数，以确保工程项目档案的完整性和全面性。

（三）强化档案人员业务培训、提高档案管理水平

从事水利工程项目档案工作的人员，专业知识和技能相对的会比一般单位的档案人员的要求更全面，他们即要懂文书档案，更要掌握科技档案，同时兼具计算机基础知识、水利工程相关的专业类别及其它类别的档案分类整理等。为此就要对水利工程档案的专职、兼职人员进行大量的业务培训，同时对参建单位的专、兼职档案人员进行上岗资格备案和现场指导等业务。

（四）加强水利工程项目档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，促进项目档案管理信息化、网络化

保证档案安全及保密级别的前提下，加大利用计算机技术开发和运用使水利工程项目档案数字化的基础上通过档案网络系统信息化，突破水利工程建设项目常建于位置偏远山区等不利的因素，更好地为水利工程建设项目档案管理服务，实现水利工程项目档案的资源共享，档案信息利用的最大化，促进社会效益的最优化。

参考文献：

[1]牛芳芳.浅析企业档案的管理与利用[J ].办公室业务，2011（12）.

[2]翟秀芹.科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合[J ].办公室业务，2012（3）.