外贸英语函电课件1：信函格式
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unit 1外贸英语函电--信函格式
9) The Signature(签名)
（1）An official signing for his company: Yours faithfully THE OVERSEAS CO.,LTD
6）the Subject Line(事由标题 P11)
Two lines below the salutation Either at the left margin or in the center It helps the reader to obtain quickly the gist of the letter . Be aslo useful as a guide for filing.
4）Inside Name and Address(封内名称和地址)
When the receiver is an individual in a company, person’s name should be preceded by courtesy title Mr. Mrs. Miss. Ms. He or his position –director , manager, etc. sometimes is also given : e.g. Ms. Sarah Davis Sales Manager The Acme Shoe Co. Ltd. 369 Piccadilly LONDON , WIN CBE UK
1）Letterhead(信头)
e.g.
Weavewell Woolen Co.Ltd 246 Victoria Street London E.C.4,England Tel.01-1377-432 Telex:9876548 Cable add:WEAVEWELL,London
外贸英语函电1PPT优秀课件
dissatisfaction. ▪ （肯定）：也许在下一次，即可向贵方邮寄所需货物。 ▪ Perhaps next time we can send you what you require. ▪ （否定）：非常抱歉，我方此次无法满足贵方要求。 ▪ We regret our inability to serve you at this time.
▪ Depositing money with us, our bank can pay you high dividends.
▪ Depositing money with us, you earn high dividends. (rewriting)
▪ 避免夸大其辞。比如：
▪ It is the lowest price available to you.
Francisco, we have bimonthly direct services. ▪ “bimonthly” 一词含有两个意思，即每月两次和每两个
月一次，这对于读信人 来说，就可能感到迷惑不解。
▪ 改写（rewriting）：
▪ a. We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
第三章 商务信函书写原则 Writing Principles of the Business Letter
1
▪ 1. 礼貌 （Courtesy）
▪ 礼貌绝不是简单的客套。它是一种真诚的对“收信人的态 度”。
▪ 试比较：
▪ We have received with many thanks your letter of Oct. 7, and
▪ Depositing money with us, our bank can pay you high dividends.
▪ Depositing money with us, you earn high dividends. (rewriting)
▪ 避免夸大其辞。比如：
▪ It is the lowest price available to you.
Francisco, we have bimonthly direct services. ▪ “bimonthly” 一词含有两个意思，即每月两次和每两个
月一次，这对于读信人 来说，就可能感到迷惑不解。
▪ 改写（rewriting）：
▪ a. We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
第三章 商务信函书写原则 Writing Principles of the Business Letter
1
▪ 1. 礼貌 （Courtesy）
▪ 礼貌绝不是简单的客套。它是一种真诚的对“收信人的态 度”。
▪ 试比较：
▪ We have received with many thanks your letter of Oct. 7, and
《外贸英语函电》课件
探索如何提高外贸英语函电的写作水平和效率，例如积累词汇量，阅读范例信函 和进行模拟练习。
3
实用技巧和范例
了解商务信函的实用技巧和范例，例如怎样写询盘信，回复投诉以及提出建议等。
结论
总结基础知识和实践经验
总结学习外贸英语函电的基础知识和实践经验，加深对课程内容的理解。
回顾学习的收获和成果
回顾学习外贸英语函电所获得的收获和成果，以及如何货方式等，以便能够正 确地表达意思。
商务信函的写作规范 和注意事项
了解商务信函的写作规范 和注意事项，包括语法准 确性，礼貌用语和正式性 等要点。
商务往来实践
常见情景和问题
掌握商务往来中常见情景和问 题，例如洽谈合作，解决纠纷 和催款等。
问题和挑战
跨文化沟通
学习如何应对商务往来中的各 种问题和挑战，例如语言障碍， 文化差异和货物损坏等。
掌握商务往来中的跨文化沟通 技巧，例如尊重他人文化，避 免误解和合理调整期望值等。
写作技巧和方法
1
写作技巧和方法
学习商务信函的写作技巧和方法，例如清晰简洁的语言，逻辑结构和恰当的礼貌 用语。
2
提高写作水平和效率
展望未来发展和应用前景
展望学习外贸英语函电的未来发展和应用前景，以及如何不断提升自身的专业水平。
《外贸英语函电》PPT课 件
外贸英语函电课件大纲
简介
外贸英语函电是指在国际贸易中使用的商务信函，并且是用英语撰写的。学 习外贸英语函电对于从事国际贸易的人员至关重要。
外贸英语函电的基础知识
商务信函的格式和结 构
了解商务信函的标准格式 和结构，包括信头，日期， 称呼，正文和落款等部分。
商务信函中的常用词 汇和用语
外贸英语函电第七版chapterone信函格式
地址由大到 小
中国地址名称用英文写
单位名称
Sinochem Jiangsu Import and Export
街道Corporation
大楼名称
Jiangsu International Business Mansion,
门牌号
50 Zhonghua Road, Nanjing 城市 210001, P.R. China
名称、地址
A UK address:
公司名称
Air Environmental Mechanical
门牌号 城市
Equipment Limited
街道
2076 West Main Street
Devon, EX14 0RA
邮编
U.K. 国家
中文名称、地址举例
单位名称
仲恺农业工程学院
中国广东省广州市纺织东沙街24号
邮编
国家
中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母
例如：“山东青岛”
Qingdao, Shandong
☺
Qing Dao, Shan Dong
• 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
日期
位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下
• 对发信人而言，便利有二：
– 一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差 误；
– 二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
• 对收信人而言，便利也有二：
– 一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不 符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；
– 二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。
中国地址名称用英文写
单位名称
Sinochem Jiangsu Import and Export
街道Corporation
大楼名称
Jiangsu International Business Mansion,
门牌号
50 Zhonghua Road, Nanjing 城市 210001, P.R. China
名称、地址
A UK address:
公司名称
Air Environmental Mechanical
门牌号 城市
Equipment Limited
街道
2076 West Main Street
Devon, EX14 0RA
邮编
U.K. 国家
中文名称、地址举例
单位名称
仲恺农业工程学院
中国广东省广州市纺织东沙街24号
邮编
国家
中国地名的翻译规范
• 用汉语拼音直译; • 一个地名只大写第一个字母
例如：“山东青岛”
Qingdao, Shandong
☺
Qing Dao, Shan Dong
• 可用缩写: Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue
日期
位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下
• 对发信人而言，便利有二：
– 一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差 误；
– 二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
• 对收信人而言，便利也有二：
– 一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不 符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；
– 二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。
外贸英语函电课件
2
以获取最准确的产品报价。
实例讲解如何回应询价函，并用具体价
格和条款编写一份报价函。
3
情景模拟：订单函
通过一个具体案例，教授如何编写一份
情景模拟：发货通知函
4
明确的订单函，确保双方达成共识。
指导学习者如何编写一份通知函，及时 告知对方货物已发出并提供快递信息。
感悟与总结
重要性和应用
分析外贸英语函电的重要性和 广泛应用，强调其在国际贸易 中的核心地位。
问题解决思路和技巧
分享解决外贸英语函电中常见 问题的思路和实用技巧，帮助 学习者更好地应对挑战。
个人学习感悟和目标 规划
引导学习者反思学习过程中的 体验，设立并规划个人学习外 贸英语函电的目标。
外贸英语函电课件
本课件旨在帮助学习者全面了解外贸英语函电的概述、写作准备、常用函电 和实例分析，感悟其重要性并掌握应用技巧。
概述
定义与特点
介绍外贸英语函电的定义和其特点，为后续学习做铺垫。
分类
讲解外贸英语函电的分类，帮助学习者理解各种函电类型的用途和特点。
学习的重要性
探讨为什么我们需要学习外贸英语函电，以及它对职业发展的价值。
写作准备
1
函电格式的要求
介绍外贸英语函电的常见格式要求，帮助学习者熟悉函电的结构和排版。
2
函电用语的规范
讲解外贸英语函电中常用的用语和表达方式，以及规范使用的技巧。
3
函电中的注意事项
指导学习者注意外贸英语函电写作过程中需注意的细节和常见错误。
常用函电
询价函
演示如何编写一封准确、明确的询价函，以获 取所需产品的报价信息。
订单函
讲解编写订单函时需要包括的关键信息，确保 双方共同理解交易的具体细节。Байду номын сангаас
外贸函电完整ppt课件
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2
– Courtesy (not mere politeness,be sincere and tactful)
• Thank you for your letter of July 23, 1999. • Your letter is not clear at all.I can’t understand it. • If I understand your letter correctly…(tactful)
• $10575.9 (ten thousand five hundred and seventy-five dollars, ninety cents.)
• 介词：
– 数字前如果要用介词必须十分小心。例如：
• The price has been increased to $20. （到）
• The price has been increased by $20. （了）
市 c)县、州名及邮政编码 d)国名
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7
parts of business letter
• attention line
– 写信人有时希望所发信件能够迅速递交经办人或经办 部门办理，可在封内地址下一行和称呼上一行加上经 办人姓名。
• salutation
– 每个词开头首字母必须大写。
– Your Order No.2645
• the body
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8
parts of business letter
• complimentary close
– yours faithfully （英） / faithfully yours （美） – yours truly / truly yours – yours sincerely / sincerely yours
贸英语写作课件Unit1商务信件格式
Department and Company
Specify the department or company that the recipient works for.
Body Format and Content
Introduction
Briefly introduce the purpose of the letter.
要点三
Show gratitude
If applicable, express gratitude for the reader's time and consideration, emphasizing the importance of the matter at hand.
Clear structure and rigorous logic
Tail
Consists of the sender's name, title, signature block, and contact information. It is usually placed at the bottom of theation
errors before sending it out. Use a professional writing style to
maintain a high level of communication.
Expressing politeness and professionalism
要点一
Use formal language
End the letter with a brief summary of the main points covered or a clear request for action or further communication.
Specify the department or company that the recipient works for.
Body Format and Content
Introduction
Briefly introduce the purpose of the letter.
要点三
Show gratitude
If applicable, express gratitude for the reader's time and consideration, emphasizing the importance of the matter at hand.
Clear structure and rigorous logic
Tail
Consists of the sender's name, title, signature block, and contact information. It is usually placed at the bottom of theation
errors before sending it out. Use a professional writing style to
maintain a high level of communication.
Expressing politeness and professionalism
要点一
Use formal language
End the letter with a brief summary of the main points covered or a clear request for action or further communication.
贸英语写作课件Unit1商务信件格式-PPT精选文档
Section1 The Basic Principles of Business Letter Writing (商业书信的基本写作原理) "You-attitude " is not so simple as only to use "you" instead of "I" or "we " , what works is rather the writer's spiritual attitude . Another thing , remember to emphasize the positive , pleasant facts , stressing what can be done and focusing on ideas that help to form favorable impressions on you. This can be seen clearly from the following examples : A. (poor) Apparently you misunderstood our order . Anyway you shipped the wrong thing . B. (better) Apparently our instructions are not clear , with the result that the wrong article was shipped .
本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式， 了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场， 如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样 灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用， 怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和 索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电 传传真的写作技巧。
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案号和日期 靠右
改良齐头式示例
R e : O u r O ffe r fo r P D A T y p e III-H
T h a n k y o u fo r y o u r in te re s t in o u r la te s t P e rs o n a l D ig ita l A s s is ta n t T y p e III-H .
B e c a u s e th e re is a n in c re a s in g d e m a n d fo r th is p ro d u c t, o u r p ric e is n o n -n e g o tia b le . W e lo o k fo rw a rd to y o u r re p ly.
1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@ 2.Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England 8.Attention: Import Dept. 4.Dear Sirs, 9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _______________ (Manager) 10.QS/AN 11.Enclosures our Shanghai Branch Office 13.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.
Y o u rs tru ly,
落款偏右
S a m s u n g E le c tro n ic s
L a v is K im
L a v is K im (M a n a g e r)
Parts of a Business Letter 信件组成部分
Essential Parts 必要部分
1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款
Optional Parts 附加部分
8. The attention line 具体收信人 9. The subject line 事由 10. The reference notation 案号 11. The enclosure 附件 12. The carbon copy notation 抄送 13. The postscript 附言
Y o u r s f a it h f u rp .
缩格式示例
H o ris D e W o lley
结尾敬语和 落款偏右
H o r is D e W o lle y (M a n a g e r)
1 J & J P la z a N e w B ru n s w ic k , N J 0 8 9 3 3 3 U .S .A . Te l: 7 3 2 -5 2 4 -0 4 0 0 Fa x : 7 3 2 -5 2 5 - 0 6 2 2 E -m a il: c a rr ie @ jn j.c o m
A s re q u e s te d , w e o ffe r y o u 5 0 0 s e ts o f P D A a t U S D 1 4 0 p e r s e t F O B In c h o n fo r s h ip m e n t in F e b ru a ry, 2 0 --. W e re q u ire p a y m e n t b y L /C .
除信头外全 部左对齐
A tten tio n : M r. W a n g , Im p o rt D e p t. D e ar S ir, R e: SH A M PO O W e ’v e re ce iv e d y o u r lette r o f Ju ly 1 0 th en q u irin g a b o u t o u r JO H N S O N 'S B a b y S h a m p o o W ith N atu ra l L av en d e r, b u t u n fo rtu n a te ly, th e sto c k o f th is p ro d u ct is ru n n in g lo w d u e to th e h e a v y d em a n d . B u t w e w ill in fo rm y o u as so o n a s th e n e w su p p lies c o m e u p . W e se ll a w id e v a riety o f B ab y ’s S h a m p o o . A ll o f th e m are m a d e o f th e N O M O R E T E A R S fo rm u la . F o r y o u r re fe re n c e, w e en c lo se an illu stra ted ca ta lo g u e o f o u r sh a m p o o s a n d w e h o p e y o u w ill fin d it in te re stin g . W e h o p e th at w e c an clo se b u sin e ss to o u r m u tu a l ad v a n ta g e in th e fu tu re. Yo u rs fa ith fu lly, Jo h n so n & Jo h n so n
D oris F ergoson
D o ris F e rg o so n (M an a g er)
齐头式示例
S A M S U N G E L E C T R O N IC S
3 1 0 Ta e p y u n g -ro 2 -g a , C h u n g -g u S e o u l, 1 0 0 -1 0 2 , K o re a T e l: 8 2 -2 -3 7 0 6 -1 1 1 4 O u r R e fe re n c e N o . O D L -11 E -m a il: q s l@ s a m s u n g c o r p .c o m Yo u r R e fe re n c e N o . D a te : 2 3 r d D e c e m b e r, 2 0 - S h a n d o n g S c ie n c e & T e c h n o lo g y C o . L td . 2 1 /F B rig h t P la z a 1 3 8 J in n i R o a d , J in a n S h a n d o n g , C h in a A t t e n t i o n : M r. Z h o u J u n , I m p o r t D e p t . D e a r S i r,
M e s s r s . W il lia m & W a r n e r 1 0 5 R o ll e r R o a d S y d n e y, A u s tr a l ia A tte n ti o n : M r. D o n n a s o n , M a r k e ti n g D e p t. D e a r S ir,
Essentials and Forms of Business Letter-writing
商业信函的组成部分和格式
Layout of a Business Letter 商业信函的格式 Three major forms
1. Indented Form 缩格式 2. Blocked Form 齐头式 3. Modified Blocked Form 改良齐头式
具体收信人 和事由居中
D a t e : 3 0 th M a r c h , 2 0 - -
日期靠右
段首缩格
R e : S h ip p i n g A d v ic e o f F r e e z e r s W ith r e f e r e n c e to y o u r o r d e r N o . F 2 5 6 o f F e b r u a r y 5 f o r 1 ,0 0 0 s e ts o f F r e e z e r s , w e ’ r e p le a s e d to in f o r m y o u th a t th e g o o d s h a v e b e e n lo a d e d o n b o a r d th e s / s “ P e a c e ” , w h ic h is s a i li n g f o r y o u r p o r t o n A p r il 1 s t. W e ’ v e s e n t a te le x to th e a b o v e e ff e c t th is m o r n i n g . P le a s e in s u r e th e g o o d s a s c o n tr a c te d a n d m a k e p r e p a r a ti o n f o r t a k in g th e d e liv e r y. W e a r e n o w m a k i n g o u t th e n e c e s s a r y d o c u m e n t s f o r n e g o tia tio n . W e a s s u r e y o u th a t o u r g o o d s w i ll b e f o u n d s a tis f a c to r y u p o n a r r i v a l a t y o u r p o r t. W e a ls o h o p e t h a t w e c a n c lo s e m o r e b u s i n e s s w i th y o u in th e f u tu r e .