询价招标制度

询价招标制度

为了规范询价、招标活动、出入库程序，保护公司利益和投标人的合法权益，提高工作效率，保证材料、设备及工程项目质量，特制定本制度。

第一条任何部门和个人不得将依制度必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，公司管理层对招标活动实施全过程监督，依公司制度查处招标活动中的违规行为。

第一节询价与招标界定

第二条根据单笔合同额度，具体界定如下：

（一）合同额在 1 万元以下的，执行询价定标程序；

（二）合同额在 1 万元以上 10 万元以下的，执行合同报审核定程序；

（三）合同金额在 10 万元以上的，按招标程序办理，由采购部经理、副总经理、总经理签字后生效。

第二节物品采购工作程序

第三条粤食汇采购计划以邮件形式发送到采购部，其他需求部门下计划单（一式四份，提计划部门1份、库房1份、采购部存档1份、采购员1份）。注明品种、数量、要求及到货时间。

第四条计划单由部门经办人签字，部门经理审核，库管核实库存后，由各分公司经理签字审核后交采购部。

第五条采购部接收各分公司的计划单后，由采购部统计登记台账，并按照采购员分工分计划单，采购员进行询价。

第六条采购部采购员负责询价，将各分公司采购计划分成类别，日用品找协议厂家，制定协议价格，每季度核实一次市场价格。

第七条零散采购物品，市场询价至少选择四家进行对比、压价，进行性价比后方能采购。

第八条物品到货后，采购员办理入库手续，使用部门在库房办理出库手续。

第三节询价程序

第九条合同金额在 10 万元以上的，需执行招标的合同，按照以下步骤执行：

（一）询价准备工作：

（1）对所要采购的材料设备的规格、型号、材质、数量及工期等要求了解清楚；对所要进行的工程基本概况熟悉，不允许在了解不清的情况下就开始询价。

（2）对以前采购同种或近似设备材料的历史价格、原供应厂商要清楚。

（3）通过现有供应商名单、同业介绍、报刊杂志、采购指南、工商名录、黄页电话簿、114查询、网上搜寻获得供应厂商，进行甄选确定合格供应厂商。

（二）询价定标工作：

（1）在合格供应厂商中进行询价，有效报价至少4家以上且同口径可比较。

（2）询价方式：电话询价、传真报价（金额较大要加盖单位章）、当面洽谈（要形成书面材

料）等方式。

（3）询价时一次向对方讲明所有采购要求（可传真问询），问明价格、工期等交货条件。

（4）经过一轮询价后，根据报价和历史采购价格，按初始报价从低到高依次进行议价。采购员要做动员工作，讲究方式方法，同时请部门计划和经理帮助进行压价。

（5）采购员进行询价时要将报价单位的业务人员、部门领导、主管领导、公司老总电话（手机及固定电话）掌握并标注在询价单上，以便进行深入议价。

（6）在订出最终采购单位后，要电话通知其他未被选择的单位。

（7）按公司审价程序履行签字手续。

（三）工程询价在熟悉工程情况和图纸的情况下参照上述物资设备询价定标程序进行。

第四节采购支款

第十条零散采购：采购员根据计划单询价后拿着询价单、费用支出报销单，费用支出报销单需经办人签字，部门统计、部门经理签字，财务部长签字后方能支款。

第十一条合同付款：经办人需带计划单、合同、费用支出报销单、费用支出报销单需注明合同付款情况，由经办人、部门经理、财务部长、总经理签字后方能支款。

第十二条采购后：采购员拿采购发票、采购清单、（涉及粤食汇采购送店的物品需有各店接收责任人签字）公司库房入库单签字报销。

第五节出入库程序

第十三条零散采购到货后，采购员办理入库手续时，需持采购计划单，合格证，到库房办理入库手续，使用部门在库房办理出库手续。

第十四条属于合同采购的设备物品，到货后由订立合同人将到货清单转给库管员，库管员将清单实物清点无误后，由库管员直接入库，做好台账。

第十五条如清单与货物不符，将货物不符情况及时通知订货部门进行处理。

第十六条出库时，涉及施工现场的，由施工队开具使用计划单交给订货部门，订货部门经办人、领导审核无误后，由订货部门出具出货单给库房（出货单必须由订货部门领导签字）。库房按此出库单安排施工队支领材料，并由施工队指定的材料员在此出库单上签字备查。

第六节招标组织程序

第十七条招标前一定要做好各项准备工作，并做好书面记录存档备查，具体内容要求如下：

（一）发布招标：可采取公开招标和邀请招标两种形式

（1）公开招标需发布招标公告，可通过电视、报刊、网络进行，招标公告应当标明招标人的名称和地址、投标人的资格、资质要求、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

(2）采用邀请招标方式的，应当向五个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。投标邀请书应当载明招标人的名称和地址、投标人的资格、资质要求、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。

（二）招标文件的制定

(1）招标文件中必须明确所招项目的主要技术要求、质量要求、交货（施工）地点、主要的合同条款、评标的标准和方法以及开标、评标、定标的程序等内容。

(2）根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格审查，如：投标人的企业营业执照、税务登记证、行业资质、技术资源（凡是复印件的需加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证复印件、投标企业财务报告或银行资信证明、业绩、企业开户行、银行帐号、住所、联系方法、传真等。

(3）项目需要划分标段、确定工期的，应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明。招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。

（三）招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。

（四）招标人不得向他人泄露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

（五）招标人设有标底的，标底必须保密。

（六）招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少七日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

（七）可根据招标项目的具体情况组织召开答疑会。

（八）在正式招标前，应召开招标准备会议，制定本次具体的招标程序、招标规则、评标、议标方案，指定招标过程中要求投标人进行答辩的问题和相关质量、技术、工期、交货期、付款方式等问题，并安排招投标会议全程记录人员。

第十八条招投标会议流程

（一）投标人签到，交标书和投标保证金。

（二）主持人宣布招投标会议开始，并通知记录员开始对招投标会议予以全程记录，最后由参与招标会的人员会签备存。

（三）主持人按签到顺序对出席开标的投标人身份和代理人出席人数进行核实，采取点名方法（每家投标单位派最多2名代表就坐会议桌，其余人员可旁听）。

（四）主持人向投标人介绍招标委员会成员及其他参与人员，介绍唱标人、监标人、记录员、评委。

（五）主持人或领导进行招标讲话，介绍招标及标的物情况，宣布开标程序、规则、评标、议标、决标规则和投标纪律。

（六）唱标人与监标人检查投标文件密封情况，并向投标人出示密封完好的各家投标书，不符合要求的投标书按废标处理。

（七）按签到顺序逐一开标，登记、组织唱标。

（八）投标及评标相关规定：

（1）投标人资格审核

①投标人应当具备承担招标项目的能力。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。