人力资源管理对人事档案管理工作要求.doc

人力资源管理对人事档案管理工作要求-

一、引言

当前，个人为了获得更好的工资待遇，使得企业之间的人员流动性较强，企业自身也需要进行有效的人力资源管理，保证内部人员都在合理的工作岗位上，才能保证在复杂竞争环境中更好的发展［1］。因此企业需要进行有效的人力资源管理，而人力资源管理工作，需要以人事档案管理为依托，所以，当前人力资源管理对人事档案管理工作提出了新要求。

二、人事档案管理对人力资源管理的意义

(一)给人力资源管理提供真实信息

有效的人事资源档案管理能够让企业对人力资源有更加准确的把握，尤其是当企业分析自身人才需求时，需要有效的借助人事档案管理才能进行，因此，高效的人事档案管理，可以帮助企业有效的分析企业需要哪种人才，并且辅助企业进行人才资源计划的制定［2］。

(二)了解人力资源需求

借助人事档案管理进行分析还可以让企业对自身人力资源需求进行精准的预测，通过人事档案管理的数据，简化人力资源管理中复杂的工作步骤，提升人力资源管理效率。对于企业而言，必须要对每个员工的未来工作能力进行预测，通过人事管理提供的数据和资料，了解员工过往的工作经历和经验，对员工进行正确的调度和调配，才能最大化的发挥出每个人员的优势和特长，减少人力资源上的浪费并避免人才流失。通过人事档案管理，可以促进企业之间、部门之间的认识流动，避免冗员和缺职，让人员处于最适合他们的岗位，最大化的发挥他们的能力。

三、企业人事档案管理工作中还存在的问题

(一)管理人员水平不足

社会经济的不断进步，企业竞争环境的复杂变化，让企业内部的人力资源管理变得更加复杂。同时，人力资源管理本身就是一项对人员要求很高的工作，需要人员具有极强的专业素质，才能在复杂的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我国过去企业的专业化程度不够，使得人力资源管理人员水平不足，人员的专业程度低，另外，为了应对当前的新形势、使用新技术，人员综合能力不足的问题已经日渐凸显出来。

(二)管理技术不足

现在在进行档案工作时，已经可以使用计算机，通过计算机强大的运算能力和处理能力，可以让许多以前困难的工作变得简单很多。但是，由于企业人员的水平不足，导致计算机的优越性无法实质上的发挥出来。同时，一些软件操作复杂，不适合人员使用。有一些企业为了进行成本控制，并没有在人事档案工作上投入太多资金，使得无论是计算机的硬件还是软件，都没有获得有效的更新，计算机难以应对日常的工作业务。最终造成档案管理的技术不足，工作不够高效和准确。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能将企业的人事档案管理支撑起来，但是对于企业而言，由于缺乏重视以及专业的人员缺失，缺少或者无法有效的制度。对于一项工作而言，制度一方面对员工们的行为进行着约束，另一方面也给他们进行着指导［4］。员工可以根据制度中的一些标准和要求来安排自己的工作，尤其是人事档案管理上，必须通过统一的标准，才能让数据、档案标准化，保证档案的可靠性和可查阅性。很多企业由于管理制度不完善，使得

人事管理很难发挥出应有的作用。又因为人才不足，进一步增加了人事档案管理的混乱。

(四)管理方式与工作不符

当前在我国经济比较发达的地区中，一些企业已经进行了档案管理工作的建设，保证档案管理工作能够与新经济形势相适应。但是在一些经济水平不足的地方，仍然采用着传统的档案管理方式，比如依旧使用人工方式进行档案管理，没有根据时代对档案管理进行改革［5］。产生这种问题的原因，主要是因为经济落后的地区，企业的管理者思想不够开化，不愿意接受全新的工作方式。另外，许多企业认为使用新技术的投入，会增加企业的运营成本。其实，新技术往往可以有效的促进成本的降低，因为计算机可以降低人员的投入，减少档案管理的人工费用，另外，还能有效提升档案管理的准确性，间接地为企业减少因为错误而产生的损失。对于扩张的企业而言，企业内的档案管理人员的工作量会增加，同时由于档案管理是一个宽泛而且复杂的工作，就会造成档案管理的低效，不利于企业扩张。

(五)资料真实性不足、管理机制死板

有很多企业人事档案的材料缺少真实性和准确性，其内容多夸大其词，甚少体现员工的不足和过失。这样不准确的内容，会造成企业无法把员工安排在合理的岗位上。比较普遍的现象是材料对于个人状况的前后记录不同，情况不真实。现在，很多人为了得到更高的薪水和福利待遇，会跳槽选择新工作，使得人员流动较为频繁。这样的背景下，经常会出现一些“死档”、“弃档”、人档脱节等情况，这种情况的大量出现，与企业的认识档案管理过于死板关系密切。

四、对人事档案管理的新要求

(一)人事档案管理方式的要求

管理制度是保证人事管理有效性的核心，并且能够有效促进人员水平的提升。所以应该结合企业的实际需求和运营状况，以及企业未来的发展策略和方向，建立完善的人事档案管理制度，从而明确人事档案管理领导的责任，以及部门内每个岗位的职责。日常的管理工作中，必须要求档案管理人员清楚档案的调阅记录、归档记录、保存期限等等，并且对企业的档案进行定期整理，销毁超过期限的档案，保证员工信息的准确和真实。企业要把管理制度和现代的管理手段相结合，促进管理部门对新技术的而使用，提升管理部门的工作效率和准确性。

(二)档案管理人员的素质要求

无论是制度还是技术，都需要水平足够的人员进行使用才能发挥出它们的潜力。鉴于企业当前人事档案管理人员水平的不足，这就要求企业中的人事档案管理人员提升个人素质水平。企业可以通过对他们进行有效的培训，促进他们的进步，从而让管理人员能够理解全新的管理制度。在招聘人员时，需要根据工作需要进行严格的要求，保证人员的专业程度，还需要对人员进行定期考核，督促他们提高自身的业务水平。另一方面，档案的管理人员还需要有足够的责任心，从而提升他们工作的质量，企业还需要要求档案管理人员具备更高的合作意识，促进企业人力资源管理部门工作的顺利开展。同时可以给企业打造一个高效的、科学的人事档案系统，企业可以借助计算机有效提升档案管理的水平。人事档案管理部门可以建立一套查询系统，让高层能够更好的对员工的情况进行查看。同时，还要提升计算机的保密性，确保人事管理系统的不会丢失档案信息，因此要聘请专业的技术人员，对企业的档案系统进行维护，防止信息泄露。