技术文件发放回收、保管管理规定.doc
技术文件发放回收 保管管理规定
修订履历D o c u m e n t m o d i f i c a t i o n r e c o r d修订日期Revision date版本Versions修订内容Revision content修订人Revisedby部门制订审核批准发布部门实施日期Established Dept. PreparedbyChecked by Approved by ReleaseDept.ImplementedDate品管部品管部1 目的 Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。
2 范围 Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。
3 术语和定义 Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定3.1技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。
3.2有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件3.3新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。
3.4小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority4.1技术部4.1.1负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。
4.1.2负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。
4.1.3对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。
4.1.4技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。
4.2使用部门4.2.1应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。
4.2.2负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。
5 流程图 Flow diagram5.1输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
5.2流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）流程Processes责任Responsibility说明Explain输出Output制/修订部门、品管部体系管理员体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
【VIP专享】研究院技术图纸及文件发放、回收规定
研究院的发放、回收、修改替换的方法和程序，明确图纸的
有关管理规定，对技术图纸及文件等进行有效的控制。
2 范围：
3 职责
使用于本公司内部所有的技术图纸及文件的管理。
负责公司内部所有技术图纸及文件的发放、回收及更改替换等工作。
4 工作程序
4.1 技术图纸发放及回收
4.1.8 每月 30 日研究院综合管理室组织人员进行图纸回收，各部门资料员请在当日将
回收的图纸或文件移交，并填写《技术图纸及文件回收移交单》。如提交的数量较大，
可联系研究院综合管理室协助解决。 4.1.9 技术图纸及文件回收流程：
公司各部门
研究院综合管理室
6.培养学生观察、思考、对比及分析综合的能力。过程与方法1.通过观察蚯蚓教的学实难验点，线培形养动观物察和能环力节和动实物验的能主力要；特2征.通。过教对学观方察法到与的教现学象手分段析观与察讨法论、，实对验线法形、动分物组和讨环论节法动教特学征准的备概多括媒，体继课续件培、养活分蚯析蚓、、归硬纳纸、板综、合平的面思玻维璃能、力镊。子情、感烧态杯度、价水值教观1和.通过学理解的蛔1虫.过观适1、察于程3观阅 六蛔寄.内列察读 、虫生出蚯材 让标容生3根常蚓料 学本教活.了 据见身： 生，师的2、解 问的体巩鸟 总看活形作 用蛔 题线的固类 结雌动态业 手虫 自形练与 本雄学、三： 摸对 学动状习人 节蛔生结4、、收 一人 后物和同类 课虫活构请一蚯集 摸体 回并颜步关 重的动、学、蚓鸟 蚯的 答归色学系 点形教生生让在类 蚓危 问纳。习从 并状学理列学平的害 题线蚯四线人 归、意特出四生面体以形蚓、形类 纳大图点常、五观玻存 表及动的鸟请动文 本小引以见引、察璃现 ，预物身类 3学物明 节有言及的、导巩蚯上状 是防的体之生和历 课什根蚯环怎学固蚓和， 干感主是所列环史 学么据蚓节二样生练引牛鸟 燥染要否以举节揭 到不上适动、区回习导皮类 还的特分分蚯动晓 的同节于物让分答。学纸减 是方征节布蚓物起 一，课穴并学蚯课生上少 湿法。?广的教， 些体所居归在生蚓前回运的 润；4泛益学鸟色生纳.靠物完的问答动原 的4蛔，处目类 习和活环.近在成前题蚯的因 ？了虫以。标就 生体的节身其实端并蚓快及 触解寄上知同 物表内特动体结验和总利的慢我 摸蚯生适识人 学有容点物前构并后结用生一国 蚯蚓在于与类 的什，的端中思端线问活样的 蚓人飞技有 基么引进主的的考?形题环吗十 体生行能着 本特出要几变以动，境？大 节活的1密 方征本“特节化下物.让并为珍 近习会形理切 法。课生征有以问的小学引什稀 腹性态解的 。2课物。什游题主.结生出么鸟 面和起结蛔关观题体么戏：要利明蚯？类 处适哪构虫系察：的特的特用确蚓等 ，于些特适。蛔章形殊形征板，这资 是穴疾点于可虫我态结式。书生种料 光居病是寄的们结构，五小物典， 滑生？重生鸟内学构，学、结的型以 还活5要生类部习与.其习巩鸟结的爱 是如原活生结了功颜消固类构线鸟 粗形何因的存构腔能色化练适特形护 糙态预之结的，肠相是系习于点动鸟 ？、防一构现你动适否统。飞都物为结蛔。和状认物应与的行是。主构虫课生却为和”其结的与题、病本理不蛔扁的他构特环以生？8特乐虫形观部特8征境小理三页点观的动位点梳相组等、这；，哪物教相，理适为方引些2鸟，育同师.知应单面导鸟掌类结了；？生识的位学你握日构解2互.。办特生认线益特了通动手征观识形减点它过，抄；察吗动少是们理生报5蛔？物，与的解.参一了虫它和有寄主蛔与份解结们环些生要虫其。蚯构都节已生特对中爱蚓。会动经活征人培鸟与飞物灭相。类养护人吗的绝适这造兴鸟类？主或应节成趣的为要濒的课情关什特临？就危感系么征灭来害教；？；绝学，育，习使。我比学们它生可们理以更解做高养些等成什的良么两好。类卫动生物习。惯根的据重学要生意回义答；的3.情通况过，了给解出蚯课蚓课与题人。类回的答关：系线，形进动行物生和命环科节学动价环值节观动的物教一育、。根教据学蛔重虫点病1.引蛔出虫蛔适虫于这寄种生典生型活的线结形构动和物生。理二特、点设；置2.问蚯题蚓让的学生生活思习考性预和习适。于穴居生活的形态、结构、生理等方面的特征；3.线形动物和环节动物的主要特征。
文件发放回收管理规定
档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定.1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。
(2）各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。
发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收.如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人.需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表"，并由个人亲自签字接收.（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。
技术文件发放回收保管管理规定
目的 Purpose规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求.2 范围 Scope适用于公司技术文件发放、收回与保密管理.3 术语和定义 Terms and definitions下列术语和定义适用于本规定技术文件企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件.有效版本技术文件符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件新品试制阶段技术文件指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件.小批量试产阶段技术文件指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件4 职责和权限 Responsibility and authority技术部负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作.负责确定文件发放种类和数量,发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发.对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导,对违反本规定的责任人进行处罚.技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按技术文件管理规定执行.使用部门应指定专人负责技术文件的管理,建立必要的登记账目,格式参考附录G.负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作.5 流程图 Flow diagram输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求.流程图仅限管理文件技术文件及行政文件参考相关规定执行归口领导审核对文件内容的适用性等进行确认.如果需要再修改,返回流程2执行内部管理者代表会签,如果有问题,返回流程2执行.OA 流程总经理 文件批准.如果需要再修改,返回流程2执行.内部网络品管部体系管理员管理体系文件以纸质方式发布,发布时将PDF 文档发内部给各部门领导.内部从事行政部 对使用、关联部门人员进行教育培训/品管部体系管理员/文件使用人所有使用、关联部门根据文件的规定或要求执行./品管部体系管理员文件制订部门确认文件是否适用及修改,如果需要修改,按流程2执行文件制订/更改通知单 内部品管部体系管理员对公司共享文件夹文件进行管理,所有打印的纸质文件,由接收部门自行管理./6、内容和要求 Contents and demands 技术文件有效版本控制 经鉴定产品的技术文件企业产品标准复印件：在封面上盖有市技术监督局“企业产品标准备案专用章”黒色,签字页加盖红色“技术文件含日期”章.设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色技术文件含日期”章,设计文件标题栏标注阶段标记,A 为试产鉴定,B 为投产鉴定.产品标志图复印件：在每页上加盖红色“技术文件含日期”章. 对策表复印件：在每页上加盖红色技术文件含日期”章. 外来文件复印件：在每页上加盖红色“外来技术文件含日期”章. 新产品技术文件 新品试制阶段企业产品标准复印件,在封面上加盖红色“试制资料一次性使用有效含日期”章. 设计文件复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效含日期”章工艺文件初样试验评估后编制的复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效含日期”章. 新品小批量试产阶段企业产品标准复印件：在封面上加盖红色“技术文件含日期”章,指尚未备案的.设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色“技术文件含日期”章,标题栏无阶段标记. 外发技术文件格式与用章用于采购、、包装材料与制作工装的技术部文件加盖红色“外协技术文件含日期”章 外来技术文件的处理8修订4批准9管理及维护5发布/分发YesNo6实施前培训7实施YesNoNoYes技术部接收外来电子档文件需转化成公司文件必须为技术文件的格式,出具“OA技术通知单”流程审批,并记录转化后的文件编号在外来文件接收登记表显示.审批流程后归档,复印件加盖红色“技术文件含日期”章下发；外来纸质文件不需转化直接复件加盖红色“技术文件含日期”章下发；外来文件接收登记表格式参考附录D.技术文件的发放与收回管理要求技术部根据生产和工序状况,确定发放与产品有关的整套或部分技术文件数量,见附录A、附录B.零件外协只发放零件图纸.由各部门指定专人办理技术文件签收手续,资料员缺勤等,由部门领导或授权代理人签收.各部门资料员对收到技术文件进行登记,保持最新有效版本的管理,登记表格式参考附录F,并负责退回所有失效的旧版技术文件.技术部资料员负责指导和监督各使用部门的版本控制和管理情况.技术文件包括更改文件发放试制新品“加盖试制资料一次性使用有效含日期”章,转为小批量试生产时,技术部接到批准归档的阶段转移确认审批表二后,下发整套技术文件加盖红色“技术文件含日期”章,下发份额见表、,使用部门将原下发的技术文件盖试制内部文件章的,三天内将原下发技术文件交技术部资料员处,由资料员集中销毁因工作需要或使用时间过长看不清或遗失并能合理说明原因的,由使用部门在OA技术类流程上提出申请,部门主管审核,主管副总批准后发放.模具设计开发或专用设备开发需要的技术文件,由技术部启动OA流程,主管副总批准后发放,项目开发完成后,文件使用单位自行进行文件的销毁但需建立文件销毁清单,登记表格式参考附录G,技术部负责监督.产品图纸更改或新增需要下发到外协厂家的,技术部只下发一份供外协厂家使用的零件技术图纸加盖红色“外协技术文件含日期”章,如该零件存在不只一个外协厂家情况时,由采购中心相关负责人开启OA流程,申请相应的零件图纸.经OA流程批准的技术通知发放.批准后归档,纸质复印件加盖红色“技术文件含日期”章下发旧版技术文件收回各部门工作现场的所有失效旧版文件,由各部门专职或兼职和管理员负责如数收回,于三天内交技术部.由技术部资料员办理旧版收回销毁清单登记,并组织统一销毁,登记表格式见附录G.技术部定期抽查文件使用部门的版本管理情况.违规处罚,查到一项不符合项,扣除责任人0元,所在部门领导0元,以此类推,罚单格式见附录C.用于外协件技术文件其版本有效性由采购中心按记录表附录H要求负责管理和监督.供外协使用的零件技术文件,其版本有效性由采购中心负责监督和管理,生产厂家收到“记录表”及文件后,应于收件当天在“记录表”上选择旧版文件处置方式并签字盖章,将“记录表”传真至采购中心,因新、旧版本技术文件混合使用而造成经济损失,由生产厂家自行负全责.文件收发登记表格式见附录F.由于技术文件未在规定时间内退回所有失效技术文件的,或在各环节仍在使用无效技术文件的,所造成的后果由使用单位承担全部责任.技术文件的保密与使用管理产品开发过程输出的任何载体形式的技术文件均属于公司的保密技术文件,该类文件的发放、归档等均有技术部负责.公司任何个人均不得随意打印、复制、传递和使用.因工作需要外出携带技术文件,必须经部门主管或公司主管领导同意,携带人应保证技术文件的安全.公司各岗位人员保留与个人岗位工作有关的技术文件,与岗位工作无关的技术文件应主动交还归口技术部资料管理员.若无法判断归口部门的,应报部门主管,由部门主管处理.提供给顾客或供应商的技术文件均为受控版本,对外接口部门应当与顾客或供方签定包含技术文件保密的相关条款,并纳入供货、技术、质量协议,要求顾客或供方不得向第三方泄密.公司各岗位人员应严格按照条款要求使用和保管好公司技术文件,若违反上述任何一条款规定并造成经济损失的,应赔偿全部经济损失,情节严重的,直接追究法律责任7、相关文件 Relevant documents技术文件管理规定8、相关表单 Relevant recordsFM-设计文件发放部门与份数FM-工艺文件发放部门与份数违规罚款通知单外来文件接收登记表文件收发记录表旧文件回收销毁清单记录表附录A设计文件发放部门与份数附录B工艺文件发放部门与份数附录C违规罚款通知单附录D外来文件接收登记表附录E文件收发记录表附录G旧文件回收销毁清单记录表附录H外协用技术文件发行回收记录表公司：注：文件性质代号：A表示新设计或编制； B表示更改文件； C表示作废收回文件； D表示其它贵公司收到文件后,请配合以下事项：■表示重点；□表示一般、■收到该发行收回记录表后请签名,并回传发行人员.2、■贵公司之前收到的旧版文件回发行人或就地销毁,下表右边一栏是发表旧版文件的处置意见.3、■由于文件变更,贵公司应对原材料、在制品、在库产品等进行核实,若有影响应在小时内将信息反馈采购中心.否则造成的经济损失由贵公司承担全部责任.4、□属模具变更,旧规格在库数量= ,处置建议：5、■按新版技术文件要求正常供货的确切时间为年月日起.。
技术文件资料发放规定
关于技术类文件及资料运行的若干暂行规定1．目的：为了使公司内部各类技术类文件及资料得到严格、有效控制，确保技术文件及资料的唯一性、准确性，规范、理顺技术类文件及资料发放、更改、回收的流程，特制定本暂行规定。
2．适用范围：适用于各部门、各车间技术文件及资料的使用单位。
3．职责3．1 技术部门负责技术文件及资料的编制、审核、更改、控制和管理工作；3．2 档案室负责技术文件及资料的发放、回收、销毁、更改登记工作；3．3 质检部负责技术文件及资料的审核、加工工艺的编制工作；3．4 生产部负责技术文件及资料的审核、再发放、再回收工作，确保技术文件及资料的准确、完整、有效运行。
4 规定4．1 技术文件及资料的发放：4．1．1 经技术部门审核后的技术文件及资料，由技术部门加盖红色的“受控”章，加盖确认日期的“年月日”、加盖红色的“生产”或“试制”或“检验用图”或“外协”章，交档案室保管员保管；4．1．2 生产部门需要技术文件及资料时，由生产部门计划员到档案室领取，由档案室保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，生产用的文件及资料上必须盖有：红色的“生产”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．3 生产计划员领取的技术文件及资料必须经生产副总或生产调度及质检部负责人二部门重新进行审核、确认，经确认签字无误后，生产计划员方可将文件及资料发放到生产车间使用；4．1．4 生产部门在发放技术文件及资料时，必须做到由各生产车间主管领取、签字、登记，严格执行谁领取谁收回的原则；4．1．5 检验部门需技术文件及资料时，需检验部门负责人到档案室领取，领取的文件及资料也须经生产副总或生产调度及质检部负责人审核、签字，经确认无误后方可使用，档案保管员填写《文件发放、回收记录》表单，并登记签字备案，检验用的文件及资料上必须盖有：红色“检验”或“试制”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．6采购部门需技术文件及资料时，由采购部门负责人到档案室领取，发放到外购、外协供方单位的技术文件及资料必须经生产部、质检部二部门的负责人签字确认，由采购部门填写《外协、外购单位技术文件及资料发放登记表》，方可将技术文件及资料交于供方单位，不生产时并及时追回交档案室保管员，外协用的文件及资料上必须盖有：“外协”章、“年月日”章、“受控”或“非受控”章；4．1．7 对于各技术文件及资料，相关部门在使用过程中不得在文件及资料上进行涂改、撕毁，不准私自外借，必须确保文件及资料的清晰、完整；4．1．8 相关在使用技术文件及资料时，丢失或遗失了，应及时报部门主管，部门主管在接到报告后，应及时查明原因，追究责任，必要时报总经理或报送司法部门处置；4．1．9 对于丢失或遗失的技术文件及资料相关部门需重新领取的，必须经副总经理以上领导审批后方可领取；4．1．10对于相关部门需要的“临时性”或“一次性”的技术文件及资料，相关部门需以《信息联络处理单》形式提交技术部门，得到认同后，由技术部门按上述流程发放，并在文件及资料上加盖“临时”或“一次性”章，以便区分。
28关于技术文件的发放、更改、回收的管理规定(试行)
浙江银轮机械股份有限公司发文拟稿单2020年8月18日标题：关于技术文件的发放、更改、回收的管理规定（试行）各有关部门：为了确保公司技术文件在实施过程中得到有效的控制、减少差错、更好地服务于生产/采购/质量控制等过程，特制订本规定，希各职能部门严格按此执行。
一．范围和职能1．技术文件的范围：产品图纸、工艺文件、检验文件、PPAP文件、技术标准。
2．职能：以上技术文件由技术中心资料室统一发放并盖章有效，其它任何部门不得随意发放和更改由技术中心控制的任何技术文件。
对于需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，按规定的程序进行更改。
二．晒印与申请1．技术文件晒印人员必须根据批准的图样晒制申请单进行晒印技术文件，并按时发放到位。
2．技术文件首次发放的范围：a．产品图样及其相关设计文件的发放范围：✧制造部总图一套，外协图二套；✧质保部总图一套，外协图一套；✧技术中心一套；✧市场部产品总装图一份；✧各个分厂原则上各二套；其中分厂技术科、质检科各一套。
b．工艺文件/检验文件发放范围：✧技术中心一套；✧工艺文件相关分厂各四套；✧检验文件相关分厂各二套，质保部二套。
c．技术标准/规范由技术中心按各部门具体情况进行单套发放。
3．技术文件的晒印申请a．对于首次发放或换版的技术文件由主管工程师填写《图样技术文件晒印申请单》，技术中心副主任以上人员批准晒印。
b．各部门对技术文件的需要超过以上规定的数量时，必须填写《图样技术文件晒印申请单》，并经过本部门领导批准，然后送技术中心资料室晒印发放。
4．对于未填写晒印申请单的晒图要求，晒图人员有权拒绝晒图。
三．发放1．晒图员或资料管理员应按晒图申请要求，按时将有关的技术文件准确无误地发放到各使用部门。
2．技术中心发放的技术文件均应填写《文件发放签收表》，由主管工程师或上一级领导批准，同时建立技术文件发放、回收台帐。
四．更改1．对于所有需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，填写《技术文件更改申请表》，按规定的程序提交技术中心，由技术中心按规定程序批准后统一更改。
技术文件归档、发放、作废管理规定
受控编号：技术文件归档、发放、作废管理规定A/1 版编制审核批准2011-03-15发布 2011-04-01实施技术文件归档、发放、作废管理规定1 目的及范围为规范公司技术文件的管理，使文件的归档、晒制、发放、作废、撤回、借阅、出厂等过程处于受控状态，确保技术文件的正确、完整、统一、有效使用。
技术文件包括产品设计和开发全过程中所形成的：产品图样及设计文件、工艺文件、工装技术文件，设计和开发策划的结果、产品设计或改进输入、输出评审资料、工艺评审资料、重要记录、鉴定资料以及完整性要求的其它各类文件。
2 职责2.1 文件编制人员对文件的正确、齐全、完整、统一负责，并对文件更改的正确性负责；2.2 文件使用部门对使用文件的有效性、完整性及部门文件实施有效管理负责；2.3 技术中心（档案部门）对存档文件的保管、登记、晒（复）制质量、发放、作废、销毁、换版、借阅等工作质量和有效性负责。
2.4 采购部对供方用技术文件的更改、作废撤回和管理有效性负责。
3 流程说明3.1归档技术文件编制完成并经过审批后，技术文件编制人员（或项目组）及时将技术文件整理归档；同时应填写《技术文件移交（出图）单》（表2F050—1），纸质文档和电子文档应同时归档，并保证两种文档的一致性。
归档技术文件应无破损、无污迹、无折叠印，并保证归档技术文件完整、齐全。
3.2 晒制3.2.1 研发新产品的产品图样及工艺文件由技术中心办公室依据《技术文件发放一览表》（表2F050—2）晒制。
3.2.2 工装产品图（含工装工艺）由工装设计部门下发《工装产品晒图明细表》，技术中心办公室按要求晒制。
3.2.3 更改通知单由技术中心办公室对更改通知单上新增和换新图纸按照更改通知单上所涉及部门进行晒制，更改通知单可采用复印形式发放。
3.2.4 临时性技术文件由文件编制部门填写《技术文件晒制审批单》（表2F050—3），经编制部门负责人批准，技术中心审查后晒制。
28关于技术文件的发放、更改、回收的管理规定(试行).doc
浙江银轮机械股份有限公司发文拟稿单2019年10月22日标题：关于技术文件的发放、更改、回收的管理规定（试行）各有关部门：为了确保公司技术文件在实施过程中得到有效的控制、减少差错、更好地服务于生产/采购/质量控制等过程，特制订本规定，希各职能部门严格按此执行。
一．范围和职能1．技术文件的范围：产品图纸、工艺文件、检验文件、PPAP文件、技术标准。
2．职能：以上技术文件由技术中心资料室统一发放并盖章有效，其它任何部门不得随意发放和更改由技术中心控制的任何技术文件。
对于需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，按规定的程序进行更改。
二．晒印与申请1．技术文件晒印人员必须根据批准的图样晒制申请单进行晒印技术文件，并按时发放到位。
2．技术文件首次发放的范围：a．产品图样及其相关设计文件的发放范围：✧制造部总图一套，外协图二套；✧质保部总图一套，外协图一套；✧技术中心一套；✧市场部产品总装图一份；✧各个分厂原则上各二套；其中分厂技术科、质检科各一套。
b．工艺文件/检验文件发放范围：✧技术中心一套；✧工艺文件相关分厂各四套；✧检验文件相关分厂各二套，质保部二套。
c．技术标准/规范由技术中心按各部门具体情况进行单套发放。
3．技术文件的晒印申请a．对于首次发放或换版的技术文件由主管工程师填写《图样技术文件晒印申请单》，技术中心副主任以上人员批准晒印。
b．各部门对技术文件的需要超过以上规定的数量时，必须填写《图样技术文件晒印申请单》，并经过本部门领导批准，然后送技术中心资料室晒印发放。
4．对于未填写晒印申请单的晒图要求，晒图人员有权拒绝晒图。
三．发放1．晒图员或资料管理员应按晒图申请要求，按时将有关的技术文件准确无误地发放到各使用部门。
2．技术中心发放的技术文件均应填写《文件发放签收表》，由主管工程师或上一级领导批准，同时建立技术文件发放、回收台帐。
四．更改1．对于所有需要更改的技术文件，使用部门必须提出申请，填写《技术文件更改申请表》，按规定的程序提交技术中心，由技术中心按规定程序批准后统一更改。
技术部文件管理实施细则
1 目的为明确技术部文件的定义，规范技术部文件的种类、编制、审批、编号、发放、更改及保管，以及在领取、使用、归还过程中，为防止发放错误、车间误用、滥用或使用过期作废的工艺文件，特制定本文件管理实施细则。
2 适用范围本细则适用于本公司范围内技术部文件的管理。
3 职责技术部负责技术类文件的编制、审核、批准、更改、发放、保管及发放工艺文件的回收、作废和销毁工作；4. 管理规定4.1 常用文件的种类技术类图纸、作业指导书、作业工艺卡、标准产能、产品材料消耗工艺定额、技术文件。
4.1.1技术类图纸:4.1.2作业指导书:指导各生产工序作业员正确规范生产操作的技术性文件4.1.3作业工艺卡:指导各生产工序作业员正确生产操作的技术性标准文件4.1.4产品材料消耗工艺定额:产品在制造过程中所需的各种原材料消耗及工艺损耗标准：如冲压件、拉伸件、板金件、喷塑、装配等产品；4.1.5标准产能:制造产品各工序生产所消耗的标准工时；4.1.6技术文件：技术部编制的各种具指导性、规范性、标准性技术文件：颜色编号、配方汇总、客户信息、内控标准（冲压等内控标准）、规格书、技术通知、其它类技术文件；4.1.7采购规范用以指导采购进行相关物料、零件进行准确采购的详细技术性图纸文件规范资料信息；4.2 文件的编制要求4.2.1 技术文件应做到正确、完整、统一、清晰，能指导生产；4.2.2 尽可能采用同行业先进工艺技术和经验，做到专业化、标准化；4.2.3 在保证产品质量的前提下，应尽量满足节能降耗，高效的原则；4.2.4 技术文件在编制过程中，应与图纸,相关内控标准协调一致，不得相互矛盾；4.2.5 技术文件所用的术语、符号、代号要符合相应标准的规定，计量单位应全部使用法定计量单位；4.2.6 编制技术文件的主要依据：------- 产品国际、国内标准及产品技术要求------- 公司工艺装备条件------- 图纸或内控标准------- 客户的特殊要求（如有）4.2.7 编制程序4.2.7.1 相关部门提出编制要求；4.2.7.2 技术部确定编制方案；4.2.7.3 技术工艺类文件由技术部负责任人编制，依据《文件和资料控制程序》中 4.4.5.a和4.4.5.b条款执行；4.2.7.4 品质部制定产品检验规程，依据《文件和资料控制程序》中4.4.5.c条款执行。
文件收发及保密管理规定(完整资料).doc
【最新整理，下载后即可编辑】文件收/发及保密管理规定一、文件收发管理1、文件签收（含外来文件）1.1签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
1.2签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
1.3签收文件应签写姓名并注明时间。
1.4文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在“文件发放/回收记录表”上详细登记。
登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文部门或单位、文件标题。
参加各种展会、培训、会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交管理部保管，个人不得存放。
2、文件的阅批与分转重要文件或急件应立刻呈送分管副总经理阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，电子版文件利用QQ、邮件传达后如收件人没有及时审阅，发件人需要电话提醒收件人确认。
3 、文件下发的管理3.1管理负责文件的上报下发，非经分管副总经理同意，各部门不得以公司名义发送正式文件。
3.2各职能部门需要发文，应草拟文稿。
文稿编制完成后，拟稿人详细写明文件标题、发送范围、拟稿人。
3.3部门负责人核稿并签字，管理部负责人进行审核，分管副总经理批准。
3.4发文时，应在收/发文登记表上登记。
4、文件的立卷归档。
4.1文件归档工作依照《档案法》和公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。
4.2存档时，要求把文件的正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
4.3坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5、文件的销毁见《文件和记录管理控制程序》的销毁规定章节。
6、其他文件收发管理规定见《文件和记录管理控制程序》。
二、密级1、保密范围和密级确定1.1、本公司秘密包括本规定的下列秘密事项：1.1.1公司重大决策中的秘密事项。
1.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
1.1.3公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
工程部文件发放和回收制度
工程部文件发放和回收制度一、文件发放流程：1.1. 文件申请：任何部门需要工程部提供文件时，需向工程部办公室主管提交书面申请，明确文件名称、数量和用途，并由相关部门领导审批签字。
1.2. 文件准备：工程部办公室主管根据申请的文件种类和数量，向文件管理员发出领取文件的指令。
文件管理员将根据需求准备好相应文件，并做好备案记录。
1.3. 文件领取：申请部门的负责人携带领取文件的申请表和部门领导签字确认的审批表，前往工程部办公室领取文件。
文件管理员核对文件种类和数量无误后，交付申请部门负责人，并在文件登记簿上做好登记记录。
1.4. 文件使用：申请部门根据文件的用途进行使用，并做好文件的保管和使用记录。
若文件有损坏或遗失情况发生，需及时向工程部办公室报告并补办手续。
1.5. 文件归还：文件使用完毕后，申请部门需按照规定的时间及时将文件归还工程部。
文件管理员核对文件的完好性和数量无误后，确认收回并在文件登记簿上做好归还记录。
1.6. 文件销毁：工程部定期对已经归还的文件进行清点核对，确认无误后进行文件的销毁。
销毁程序应当符合公司文件处理的相关规定，确保文件安全和保密性。
二、文件回收流程：2.1. 文件检查：工程部办公室主管定期检查文件使用情况，发现文件使用过期或无用时，应当及时通知申请部门进行回收。
2.2. 文件通知：工程部办公室主管向申请部门发出文件回收通知，明确回收的文件种类和数量，并要求在规定时间内将文件送至工程部办公室。
2.3. 文件检收：申请部门按照通知要求将文件送至工程部办公室，文件管理员核对文件种类和数量无误后，确认收回并在文件登记簿上做好相应记录。
2.4. 文件存档：回收的文件应按照公司的文件存档规定进行处理，包括整理、编号和归档等工作。
文件的保密性和安全性需得到重视，确保机密文件不外泄。
2.5. 文件处理：回收的文件经过整理和核对后，如有需要可以重新使用或供其他部门使用。
若文件已经过期或无用，应当及时进行销毁处理，以保证文件管理的整洁和高效。
受控技术文件发放、回收程序
受控技术文件发放、回收程序1.0目的说明受控技术文件发放、回收方法，以确保各部门使用最新版本的文件。
2.0范围受控技术文件包括但不限于产品的规格文件、工艺文件、工程更改通知单和图纸。
3.0定义不适用。
4.0职责4.1 资料管理员负责技术部门所有内部受控文件的发放、回收及处理。
5.0资历及训练要求5.1执行本程序的人员不需具备任何特别的资历或接受任何特别的训练。
6.0内容6.1受控技术文件的发放类别：产品的规格文件、工艺文件、工程更改资料、图纸、国家及国际标准、客户或供应商提供的应受控技术资料。
6.2受控技术文件的发放6.2.1负责编写受控技术文件的人员应将以下文件转交负责发放的资料管理员进行发放工作：·经审批的受控技术文件正本；·经审批的分发名单。
6.2.2资料管理员收到上述文件正本和分发名单后，按名单规定的份数进行复印，复印件盖上蓝色“受控”章。
6.2.3资料管理员把盖有受控章的文件副本发给指定部门（人），并请其在分发名单上签收。
6.2.4分发工作完成后，资料管理员及时把正本存放归档。
6.3受控文件的修订6.3.1当受控文件被修订，新版本的受控副本可按上述6.2 发行。
6.4受控文件的回收、处理6.4.1所有过期受控文件副本必须收回，并在新版分发记录中注明，若没有新版，则需在原分发记录中注明。
6.4.2过期副本统一由资料管理员在回收时盖上红色“作废”章，批准后及时销毁。
6.4.3过期正本由资料管理员盖上红色“作废”章，另存归档，留作日后参考、查核之用。
6.5受控文件不得复印﹑外传.6.6印章的说明6.6.1“受控”章用蓝色印泥，用来盖要使用的受控文件（含图纸）。
6.6.2“作废”章用红色印泥，用来盖过期的原受控文件（含图纸）。
7.0记录7.1各类受控技术文件分发记录由资料管理员保存直至过期后一年。
8.0附录8.1受控文件分发记录8.2“受控”章和“作废”章。
编制：审核：批准：。
技术文件管理守则(最新版)资料.doc
技术文件管理制度(最新版)资料1 产品图样技术文件管理制度1. 主题内容与适用范围本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。
目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。
2. 引用文件SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》3. 产品图样及技术文件的编制要求3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。
必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。
它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。
对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。
3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。
其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。
产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。
3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。
4. 各部门职责技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。
对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。
技术文件管理规定
技术文件管理规定目的：本文旨在规范公司技术文件的管理，确保生产现场所使用的技术文件为最新有效版本。
范围：本制度适用于公司所有技术文件的管理。
技术文件内容及编码原则：技术文件是指用于产品实现的相应技术文件。
文件类别及编码原则详见《技术文件类别清单》。
职责：1.技术质量部负责技术文件的归口管理，包括内部技术文件的编制、审批、发放、归档和借阅管理，以及外来技术文件的识别、转换、发放和归档。
2.各部门负责技术文件的接收、使用和保管。
3.操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求，严格按照工艺文件进行操作，发现问题及时向班组长汇报，并保管好自己所用的技术文件。
4.车间班组长负责保管本班组所用的技术文件，生产作业时将技术文件放置在生产现场指定位置，保证技术文件不丢失、不损坏、干净整洁。
技术文件管理内容：1.编制技术文件的基本要求：1.1 凡用于指导生产作业的技术文件均应履行审批、签署手续。
外来文件的审批不是对文件内容的审批，而是对文件的适用性的确认。
责任签署手续完备的正式技术文件是指导生产及其管理活动的有效文件。
1.2 技术部应在两周内或按照顾客要求的进度进行组织评审，确定顾客提供的产品图纸、产品规范/标准、技术协议、变更文件等与质量有关的技术文件的详细实施方法、实施日期及实施要求，并由技术部长批准，及时将顾客的相应标准转换为公司内部要求并保存相应记录。
顾客提供的质量协议由质量部按上述要求评审，由质量部长批准，并保存记录。
1.3 FMEA的编制应参考FMEA库进行编制，每个项目应对其涉及到的所有工序的FMEA组织评审后定版；1.4 CP的编制应将定版后的FMEA中的要求有效传递至CP中且前后保持一致；CP的编制应参考CP的编制模板。
1.5 WI的编制应将CP中的要求关联到WI中（Excel公式），防止产生前后不一致的情况。
1.6 技术文件编制质量问题纳入技术部人员的绩效考核，具体按《技术部人员绩效考核表》进行考核。
技术文件及资料管理规定
技术文件及资料管理规定一、总则为了加强对技术文件及资料的管理，确保其完整性、准确性和安全性，提高工作效率和质量，特制定本规定。
本规定适用于公司内所有与技术文件及资料相关的活动，包括但不限于编制、审核、批准、发放、使用、保管、更改、回收和销毁等。
二、管理职责（一）技术部门技术部门负责技术文件及资料的编制、审核和更改，并确保其符合相关标准和规范。
同时，技术部门还需对技术文件及资料的内容进行解释和指导。
（二）资料管理部门资料管理部门负责技术文件及资料的接收、登记、发放、回收、保管和销毁等工作，并建立相应的管理台账。
（三）使用部门使用部门负责技术文件及资料的正确使用和保管，如有损坏或丢失应及时报告资料管理部门。
三、技术文件及资料的分类（一）设计文件包括产品设计图纸、工艺流程图、零部件清单等。
（二）工艺文件如工艺流程卡、作业指导书、检验规范等。
（三）标准文件包括国家标准、行业标准、企业标准等。
（四）研究报告包括技术研究报告、试验报告、可行性分析报告等。
（五）其他相关文件如设备说明书、质量记录、客户需求文档等。
四、技术文件及资料的编制（一）编制要求技术文件及资料应清晰、准确、完整，符合相关标准和规范。
编制过程中应充分考虑使用部门的需求和实际操作情况。
（二）编号规则技术文件及资料应按照统一的编号规则进行编号，以便于管理和查询。
编号应具有唯一性和可识别性。
（三）审核与批准编制完成的技术文件及资料应由相关技术人员进行审核，审核通过后报上级领导批准。
审核和批准人员应在文件上签字并注明日期。
五、技术文件及资料的发放（一）发放范围根据工作需要确定技术文件及资料的发放范围，确保发放到相关部门和人员。
（二）发放流程资料管理部门应按照发放范围填写发放清单，经相关领导批准后进行发放。
发放时应要求接收人员签字确认。
六、技术文件及资料的使用（一）使用要求使用部门和人员应严格按照技术文件及资料的要求进行操作，不得擅自更改或删减内容。
技术文件管理规定
技术文件管理制度编制：审核：批准：技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性,统一技术文件的管理标准,确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件,使之能完全指导生产,以保证质量和生产正常进行,避免混乱,为使公司的技术文件得到有效的控制,确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本;根据公司的实际情况,特制定本制度;二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件,包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件,也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等;三、职权和职责1.技术部是技术文件的归口管理部门,负责技术文件的编制、审核,并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档,以及文件更改、作废的处理;2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制,技术部审核,由技术副总经理批准;3.生产用工艺文件,如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书,由制造中心各生产部专人编制,完成后送技术副总经理审核,由技术总监批准;4.外来图样、标准由负责人识别、核对,经技术部总监审核报总经理批准;四、管理标准和管理要求1.技术文件是公司的核心机密,是公司进行生产和管理工作共同的依据,是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障;公司的技术文件属于公司所有,每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性;2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件,操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等;3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样,生产设备操作规程等;4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等;5.技术文件的分类1法律法规及标准性文件：a.相关的法律法规；b.国家规定的产品标准及有关管理标准；c.相关的质量标准；2作业类文件：a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书；b.工序制量表及制量控制点一览表；c.产品使用说明书；d.公司内所有设备使用说明书；e.各种明细表；3管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等;6.文件登记1技术部必须建立技术文件管理台帐,掌握本场全部技术文件的情况;其台帐至少包括；编号、名称、数量、文件编制时间、发部时间、发放部门及销毁情况;2文件接收后,档案保管人员应及时对档案进行分类、编号并作记录;每月或每季度将记录复印件送技术部;根据记录及时掌握本厂技术文件动态;3文件的归档及保管技术文件的保管人员由档案保管人员按档案标准进行保管,公司内发行的技术文件,除按档案管理的要求进行管理外尚须对储;1存待发的文件进行登记保管；2底图归档应符合下列要求：a.清晰、无破损、污迹和皱褶；b.标题栏填写完整,签署齐全；c.设计文件齐全；d.图样按产品、部件明细表或目录成套归档;7. 程序技术资料的类型1产品图样、产品标准、工艺消耗定额、工装图样、作业指导书、工艺卡、工艺流程图/过程图、技术通知单以及根据TS认证编制的各类技术性文件；2材料检验标准、检验卡、过程检验卡、产品检验指导书、质量记录文件等；3客户提供的技术图样、标准；4外来资料：图纸、电子文档,国家标准、行业标准；； 5；与客户之间的关于技术信息的邮件、传真、信函等;技术文件资料的编号1凡正式文件都必须具有独立的编号2产品及工艺文件的编号的组成如下XX—□—□—□↓↓↓↓a b c da.客户名字缩写： XX；b. 产品代号c.文件类型具体内容见表1d.序号,用四位阿拉伯数字表示,01, 02,03……依次编号;表1文件类型代号技术文件签署栏的格式1公司的设计图纸、转化图纸、工艺文件、工艺图纸、作业指导书等,应添加签署栏;未附签署栏的,技术文件不能通过审核、批准；未签署的,不得擅自发放和使用;2技术图纸、图样的签署栏可分为“设计、绘图、审核、工艺、标准化、批准”；如设计方案是外来文件或转化图纸,图纸图样上可只签署“编制、审核、批准栏”；必要时,可增设图纸、图样的签署栏目,并根据需要签署;3文字形式的技术文件,签署栏分为“编制、审核、批准”;如果前一级签署人未签名的,后一级责任人可拒绝签名、并要求前一级责任人完成签署,拒签所产生的后果,由前一级责任人承担;4在技术文件：包括技术图纸和文字形式的技术文件；签署栏内署名的人员,必须是具有相应资格的人员,并对自己的署名承担责任;技术文件的发放已编号登记且通过审核、批准的技术文件,由技术部负责发放;1技术部应按生产计划,统一分发并定期更新技术文件,确保分发至各部门生产部长、车间主任、生产线、质检、仓储等处的技术性文件,与其部门工艺流程相适应;2技术部要建立发放登记本,文件发放后,领用人应在发放记录上签名；在发放文件上,文件管理人员应加盖“图纸及文件发放回收章”,注明发放日期及文件编号;3技术文件和资料发放前,技术部应在文件和资料的左上角加盖“受控”章,并在发放登记本上注明发放编号;4发放前,技术部按技术文件来源内部或者外来文件和文件类别图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等明确区分,填写文件受控清单;同时在清单中标明已发放文件现行修订状态,以防止作废或失效文件的误用;试制阶段图纸文件的管理1；试制阶段图纸文件底图掌握在技术部项目负责人手上,以便随时修改和指导试制工作;2；产品的第三阶段结束,且产品合格率达到规定要求,经评审通过后,由技术部项目负责人将前几阶段的所有文件资料整理完毕后,移交技术文件资料人员,同时下发生产用图;各部门资料管理人员在收到生产用图时,必须将试制用图收齐送交技术文件资料人员,由技术文件资料人员统一将试制用图销毁;生产阶段图纸文件的管理1各文件/图纸使用部门有图面污损,需要更换新图或文件时,由相应部门资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”连同污损图纸或文件一起到技术部门申请换发;经分管领导签字批准后,由技术文件资料人员负责复印和发放;如在申请复印图纸/文件时,没有递交污损图纸/文件,技术部资料人员不予复印换发;2如图纸/文件丢失,由车间资料管理人员填写“文件增发/复制申请单”,写明原因和责任人,到技术部资料室申请复印;3外协加工需要图纸时,由提出部门管理人员填写“文件增发/复制申请单”到技术部资料室申请复印;外协加工的图纸,须加盖“外协”章;4“文件增发/复制申请单”由技术部资料人员统一保管,保存期一年后销毁;5各部门必须建立图纸文件收发台帐,以便核对;技术文件的借阅、复制和保管技术部可设立专职管理人员一名,也可以指定员工兼任,专职负责技术文件发放登记、技术文件原本的贮存、以及技术文件的借阅收发和复制备份;1各部门生产部长、车间主任、质检、仓储等人员需要借阅、复制技术文件或资料的,必须填写文件借阅、复制申请表,由技术副总经理审批借阅、复制需求经审批合理的,文件管理人员应执行借阅、复制手续：填写文件借阅、复制记录,受控文件需要复制的,文件管理人员必须登记编号,并加盖“受控”章；技术资料在借阅和复印前要加盖“技术资料专用”章;2技术文件的贮存保管要采用妥善的方法,避免文件丢失、受损、受潮霉变；按技术文件来源：内部或者外来文件；和文件类别：图纸、图样或工艺流程、技术标准、参考资料等；明确区分技术文件;3技术文件的复制与分发技术文件的复制打印由技术部提出打印数量,技术文件发送时,要填写“技术文件发放/领用表”进行文件名称、编号、日期等内容的登记,发放的文件应加盖项目负责人章,接受人员应在登记表上签收;对于外来文件,技术文件经技术部审查后由档案管理人员进行统一管理,需下放的由档案管理人员进行发放,做好发放记录,发放的技术文件应加盖项目负责人及日期章;因产品外协外单位需要复印图纸应按规定办理复印审批手续,经审批后方可复印;生产用复印图必须保持与底图始终一致,保持完整、清晰;资料管理人员对存档复印技术文件管理有以下职责；1验收、登记、建立台账；2正理、装订成册、保管、出借和收回;技术类文件的更改技术文件更改权限属技术部;其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权力;1修改原则;技术文件的修改应遵循以下原则：a.图样、技术文件的更改,应确保不降低产品质量标准：致使产品质量低于国家标准；,也不得违背有关法律或技术标准的规定；b.修改要遵循“谁编制、谁修改”的原则；c.修改后,应确保图纸、图样与文件,内容清晰和完整、格式统一；d.修改后,应确保修改前的原文件或图纸、图样妥善贮存,可查阅;2；修改流程a.技术文件修改,由文件的原审批人员牵头进行、并报请审批技术副总经理审核、技术副总经理批准;原审批人员不在时,由技术副总经理指派人员实施修改,修改后的文件同样需要审批；技术副总经理指派其他人员修改的,参与人员必须获得修改文件原审批所依据的背景资料;b.技术文件修改的,应填写文件更改申请单,在更改申请单中注明：修改前后的内容和修改原因;经技术副总经理审核,技术副总经理批准后实施更改；应按技术副总经理批准的内容修改技术文件,在文件更改申请单中添注修改号和修改人员签名,修改文件盖“修订”章;3修改方法技术文件的修改分为划改和换图两种,更改内容较少时,可在文件上“划改”；换图为文件版本升级更换版本号;1“划改”较简便,将图纸、图样或文件中需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划掉,然后添注正确的尺寸、文字、符号、图形;被划掉的部分应当可清楚看出修改前情况；同时划线修改处,应加盖“图纸或文件修订”章并标记修改日期,同时完整填写文件更改申请单,作好修改记录,确保有据可查;技术标准、技术通知不可以“划改”;2“划改和换图”需同时完整填写发放文件更改通知单,作好修改记录,确保有据可查; 4技术文件需要更改时,应由文件更改提出部门填写“技术文件更改建议单”,交技术部组织评审并在“反馈意见”栏中签署意见,如技术部同意,则由技术部授权人实施更改,在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存,如不同意,也在规定时间内将建议单反馈给更改提出部门并保存;5如技术部自己提出文件更改,需填写“技术文件更改通知单”,并同时更改相应技术文件;6技术文件的更改要有技术副总经理进行审核、批准;a.需晒蓝图的技术文件一律在底图上更改,注明更改标记和更改生效时间,更改人需签字,版次用“A、B、C”表示,相应的修改状态用“a、b、c……”表示;b.技术文件的多次更改最多不允许超过3次或文件需进行大幅度修改时应进行换版;原版次文件作废,换发新版本;7更改单编制者负责按更改单对底图、原件及相关文件进行更改;试制阶段的技术类文件允许刮改,归档后的技术类文件则必须划改,并在划改处右上角作出与更改单一致的更改标记,并填写技术文件中更改栏内容;8更改单的发放范围及数量与原文件相同;9技术部负责对底图或原件之外的受控文件的更改,向相关部门发放更改通知单、调换更改页、收回的资料上盖“作废”章并保存“技术文件申请单”或“技术文件更改通知单”,接收者在“受控文件发放/回收记录”上签收;10技术部编制“技术文件更改状态一览表”,以防止使用失效或作废的文本;11当工程规范在设计文件中引用或影响PPAP生产件批准程序文件如：控制计划、PFMEA 过程失效模式及后果分析等时,规范更改后,应更新受影响的PPAP文件;12 更改文件审批后,主管部门按“受控文件发放/回收记录”对该文件进行换页,并在“文件更改履历表”上作好记录;图纸资料的发放管理1图纸文件的收发必须履行规定的手续,并建立生产、试制图纸文件发放台帐,台帐保存期5年,5年后销毁;图纸文件的发放范围和数量按规定;2试制阶段的图纸文件必须加盖“试制”章,写明有效日期有效日期最长不超过三个月和发放编号后,由技术部资料人员发放到各有关车间资料管理人员;3批量生产阶段图纸文件发放,由技术部资料人员发放盖有红色“受控” 章含发放编号的图纸文件;4换发图纸文件时,同时收回对应的旧图并销毁,由技术文件资料人员负责将换发的图纸文件的底图盖上“作废”章及写明作废日期后存档存期为5年,5年后销毁;5作业指导书三级文件发放时,由技术文件资料人员在文件每页上加盖红色“受控”章和发放编号后,再发放到各相关部门;6外发图纸除在技术副总经理审核后,再经总经理或技术副总经理批准后执行;7技术文件的重新发放a.因图纸、图样及文件损坏、破坏、污损等原因不能再使用,需重新更换新图纸、图样及文件的,原分发号不变,旧图必须收回或销毁;b.文件回收和重新发放,必须加盖“图纸及文件发放回收章”,注明回收或重新发放日期、以及文件名称和编号;c.若丢失图纸、图样或文件的,需要补发,在发放登记本上记录已丢失文件名称、注明丢失图纸图样或文件的发放号并分配新的分发号;文件的换版技术类文件的换版,由原编制者或原部门以技术文件更改的方法来实施;技术文件的封面和每页页面上均应有适宜的版次号;技术文件的修改与审批；1当某专业的技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或已经落后的技术文件的修改建议时,由技术部该专业的负责人分析确定是否需要修改;2技术文件确定修改后,由技术部该业务负责人填写“设计更改单”;“设计更改单”应包括下面内容：a.技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；b.更改理由；c.会审意见,会审签名；d.设计、工艺负责人签名；e.修改内容和修改要求以图纸和文档形式表现；技术文件的审查与批准；一般性的内容更改只须将填好“设计更改单”,交技术部长进行审查和技术副总经理批准即可,重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等印象面较大的内容更改有技术部召集有关人员参加审定,会议通过审定后,由技术副总经理签字后交公司批准;档案管理人员接到“设计更改单”后,应及时着手更改,同时必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕,以保证技术文件的统一性图纸更改后的发放除执行发放规定外,应同时将旧图纸收回并登记;技术类文件的回收、作废、销毁1试制阶段的失效或作废的文件由技术部负责收回;底图或原件按产品分类登记、存放,直至该产品文件归档后,方可销毁;底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁,严禁留在其它场所;2归档后的失效或作废的文件由技术部负责回收;底图或原件分类集中存放并列出清单,清单上需注明作废依据;底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁,严禁留在其它场所;若因法律或积累资料而需保存的文件,由技术部在文件的每页页面上加盖“作废2”、“保留2”章;3技术文件收回产品完工验收、公司转产、产品技术标准变化等原因,导致技术文件不再使用的,由文件管理人员及时收回；文件丢失或损毁的,在发放登记本签名的领用人承担相应的经济责任;4技术文件作废收回的技术文件,由技术部统一归档、并决定文件的处置,决定经技术副总经理批准生效;完全没有保存价值的技术文件,由技术副总经理会同有关技术人员校对核实后,填写文件销毁申请单注明文件名称、编号和销毁理由,并经技术副总经理批准,即可销毁;销毁申请单应妥善保存,有据可查;为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件,应加盖“作废”章以防误用,并妥善贮存;5技术文件的回收和销毁因工艺变更、产品技术标准化等原因,导致技术文件失效不再使用的,相关部门书面通知质量管理部,由文件管理人员下达文件作废、失效声明及时回收;收回的技术文件,由技术部统一归档,并决定文件的处置,完全没有保存价值的技术文件,由技术部部长校对核实后,填写文件销毁申请表注明文件名称、编号和销毁理由,并经技术副总经理批准,即可销毁,销毁申请单位应妥善保管,有据可查;因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用时,需要重新更换图纸,更换时凭部门负责人批准的受控文件领用申请表,同时附上原有损坏的文件到文件管理人员处领用,原分发号不变,旧有的技术文件不必登记即时销毁;销毁的纸质文件必须经过撕碎或者烧掉,光盘等文件必须进行锤击粉碎;生产现场工艺文件管理规定1车间工艺负责人负责本车间生产现场工艺文件的管理配置,并负责向操作人员进行技术交底,使操作人员在生产前就熟悉有关质量要求及操作要求,并对生产现场工艺文件的有效性负责;2操作人员应掌握工艺文件及有关标准要求,严格按工艺文件进行操作,发现问题及时向班组长汇报,并负责保管好自己所用的工艺文件;3车间班组长负责保管本班组所用的工艺文件,生产作业时将工艺文件放置在生产现场;应保证工艺文件不丢失、不损坏、不乱涂乱画,干净整洁,发现问题及时向工艺负责人汇报; 4生产现场的工艺文件的更改权属技术部,其它任何部门和个人均无权更改;5操作人员及车间有关人员应保管、使用有效的工艺文件,不得使用复印文件或是未经受控的文件;6操作人员领用文件时必须经过车间文件管理人员认可,并做好领用记录,填写“车间文件领用/归还记录”;7车间换产品生产时,操作人员换领相应文件并必须将原来领用的文件归还车间文件管理人员,车间文件管理人员接到归还文件时做好记录,填写“车间文件领用记录”;8所有车间各工位在生产时必须悬挂相应的文件图纸,并且一个工位只可以有一种现行生产产品的相应文件;客户提供的技术类文件和外来文件的管理1客户提供的工程图样、规范及其他更改文件及产品标准,行业标准等,由技术部进行评审、确认、归档;并建立“外来文件一览表”实施动态管理;2为使客户和公司利益不受侵犯,需强化技术文件的保密性管理;客户提供的产品图样、技术规范、设计数据和公司的有关技术工艺规范数据应妥善保存,不得外传,如遇特殊情况需供外来人员查阅的,则需经技术副总经理批准;3外来技术文件和资料的管理a.收到外来技术文件和资料的部门,应识别其适用性;b.初步识别为有用的外来技术通知、技术标准或产品图纸图样,经过技术部审核,技术副总经理批准后,文件管理人员必须加盖“受控”章和“外来图样专用”章;c.文件管理人员应确保受控文件,及时列入技术文件目录,并定期识别其有效性;d.对于外来图纸、图样和技术文件,接收部门应予登记,并记录提供技术文件和资料的单位、收到日期,收到文件或图纸图样的名称、数量等内容;e.受控的外来技术文件,由专职文件管理人员登记,分类保管,并根据需要发放或回收;文件的管理1技术类文件在产品进入批产时经相关人员签定后,目录应完整、准确、系统地归档; 2归档后的技术类文件由技术部资料人员将盖“试制”章的受控文件调换为盖“技术资料专用”章的文件,并按需要进行发放;技术类文件的原稿均由技术部保存;各部门应对保存期限、存放规则、地点进行检查,并包括防火、防水、防潮、防霉措施,电子文件还应采取防磁、防病毒措施;3技术文件的存档1编制技术文件的技术人员应在编制的技术文件审批生效后对技术资料进行整理,电子档与纸质文件同时交质量管理部文件管理人员存档、发放、备份等;2质量管理部文件管理人员接到审批生效后的文件后,应立即进行分类登记、存档,按文件发放要求进行复印、发放;4技术文件的使用、保存管理1利用公司资源所做的一切工作成果属于公司,公司内员工经正常审批后均可使用;任何人不得以任何理由推诿、拒绝其他同事正当的使用相关资料的要求;工作若发生变动,应尽快将以前所做资料、文件移交,不得故意破坏、遗失技术文件;2技术人员用于工作的计算机内资料一般不得存放于系统盘,以免因系统损坏造成资料丢失;3计算机内资料的应经常整理,使其便于检索,因资料管理混乱造成工作延误的,按公司相关奖惩制度进行处罚;4受控的技术文件各级部门均应保管好,如有丢失应填写文件丢失报告单由部门负责人审核签字后交质量管理部部长批准后方可补发;应回收的文件如有丢失应填写文件丢失报告单由部门负责人审核签字后交质量管理部;文件借阅。
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1 目的Purpose
规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。
2 范围Scope
适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。
3术语和定义Terms and definitions
下列术语和定义适用于本规定
3.1．
技术文件
企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。
3.2有效版本技术文件
符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件
3.3新品试制阶段技术文件
指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。
3.4小批量试产阶段技术文件
指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件
4 职责和权限Responsibility and authority 4.1技术部
4.1.1负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。
4.1.2负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。
4.1.3对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。
4.1.4技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。
4.2使用部门
4.2.1应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。
4.2.2负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。
5 流程图 Flow diagram
5.1输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
5.2流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）
流
ProcesResponsibilit说
Explai输
Outpu
修订部门理体系标准、产品开发、日常工等引出的文件资料的需求文件制更改通知
修订部技术文件参考《技术文件管理定行政文件参考《行政文件理规定文件应包含总部的要求文件草归口领导审对文件内容的适用性等进行确认。
如果需要再修改，返回流程2执行内部邮
Yes
No。