现代秘书信息工作概述PPT课件
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秘书工作的内容概要PPT课件(67页)
可还有两个方面迅速作出反应是大多 数人没想到的,即国内一些畜牧企业和肉品 销售商,从这一信息中抓住了机遇，迅速扩 大了牛羊肉的生产和外销。
5-2-5 信息工作（案例B）
这些年来，在与民族分裂主义势力和暴 力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨 大作用。
90年代中期党中央就新疆的反民分、 反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这 场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个 胜利。
（是１９９４年全国秘书长会议 指出的秘书部门十大任务之一）
主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、 辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着 支持、保证领导工作的作用。其中有些方 面诸如财务、医务、基建等属专业性强的 工作。机关行政管理与后勤工作是一门庞 大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及 这方面的事务是相当多的。
❖ 秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行； 其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、 政策法规性和没有其他部门管的事情。
❖ 案例：城市建设中拆迁环节上的协调。
5-2-10 会务工作
❖ A.会议的广义定义。
❖ B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关 （也包括企事业领导机构）召开的各种工作 性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧， 互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、 进行决策，推动事业发展和工作进展的一种 工作方式。
5-2-3 文书撰写（秘书的 一项重要的传统任务）
指秘书运用书面语言代领导者和领 导机构记载及表达某种思想的专门业务 活动。
具体讲也就是秘书起草撰写公文和 各种应用文的工作。
公文的本质是一种公务工具，而不 是单纯的一篇文章。
5-2-4 文书处理
A.指秘书部门和文书人员,通过互相 衔接的手续、程序，完成制发、办理和 管理文书的三个方面的工作。
5-2-5 信息工作（案例B）
这些年来，在与民族分裂主义势力和暴 力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨 大作用。
90年代中期党中央就新疆的反民分、 反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这 场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个 胜利。
（是１９９４年全国秘书长会议 指出的秘书部门十大任务之一）
主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、 辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着 支持、保证领导工作的作用。其中有些方 面诸如财务、医务、基建等属专业性强的 工作。机关行政管理与后勤工作是一门庞 大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及 这方面的事务是相当多的。
❖ 秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行； 其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、 政策法规性和没有其他部门管的事情。
❖ 案例：城市建设中拆迁环节上的协调。
5-2-10 会务工作
❖ A.会议的广义定义。
❖ B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关 （也包括企事业领导机构）召开的各种工作 性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧， 互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、 进行决策，推动事业发展和工作进展的一种 工作方式。
5-2-3 文书撰写（秘书的 一项重要的传统任务）
指秘书运用书面语言代领导者和领 导机构记载及表达某种思想的专门业务 活动。
具体讲也就是秘书起草撰写公文和 各种应用文的工作。
公文的本质是一种公务工具，而不 是单纯的一篇文章。
5-2-4 文书处理
A.指秘书部门和文书人员,通过互相 衔接的手续、程序，完成制发、办理和 管理文书的三个方面的工作。
第8章 信息工作 《秘书理论与实务》PPT课件
（3）信宿：即信息传递的终点，包括接 受信息和利用信息。
2）传递方式 （1）口头传递。 （2）书面传递。 （3）电讯传递。 信息传递过程中有一些共同要求：迅速、 准确、适用、保密。
8.3.3 信息存储 （1）分类，就是对各种信息按照一定的标准进
行类别划分； （2）登记，就是建立信息的完整记录，系统地
3）加工 （1）丰富内容。 （2）综合分析。 （3）提出建议。 4）编写 就是将筛选加工后的信息进行编写，制 作成信息文书或信息刊物的工作。
【案例分析8-2】
8.3.2 信息传递
1）传递要素
（1）信源：即信息的来源，分为原生源 和再生源。
（2）信道：即信息传递的通道，包括信 息传递的媒介和运行方式。
反映存储情况； （3）排列，就是对信息的存放按一定的方法进
行有序的排列； （4）保管，就是对入库的信息资料进行科学地
保护和管理。 存储方式有：手工存储；电子化存储；计算机 存储；缩微胶片存储。 【案例分析8-3】 【模拟操作8-2】
8.4 信息开发与利用 8.4.1 信息开发 信息开发是指对信息进行全面挖掘，综合分 析，概括提炼，以获得关于事物发生、发展、 变化的高层次信息。其要求是扩展信息的涵 盖面，增加信息容量，提高信息质量，创造 最佳服务。
信息开发的主要形式：剪报、索引、目录编 制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告
8.4.2 信息利用 (1)信息检索。 (2)信息加工服务。 (3)定题、查询利用服务。 (4)信息咨询服务。 (5)网络信息服务。 【案例分析8-4】 【模拟操作8-3】
3）信息的分类
（1）按信息的来源，分为自然信息和社会 信息。其中，社会信息又可分为政治信息、 经济信息、军事信息、文化信息、教育信息 等等；
2）传递方式 （1）口头传递。 （2）书面传递。 （3）电讯传递。 信息传递过程中有一些共同要求：迅速、 准确、适用、保密。
8.3.3 信息存储 （1）分类，就是对各种信息按照一定的标准进
行类别划分； （2）登记，就是建立信息的完整记录，系统地
3）加工 （1）丰富内容。 （2）综合分析。 （3）提出建议。 4）编写 就是将筛选加工后的信息进行编写，制 作成信息文书或信息刊物的工作。
【案例分析8-2】
8.3.2 信息传递
1）传递要素
（1）信源：即信息的来源，分为原生源 和再生源。
（2）信道：即信息传递的通道，包括信 息传递的媒介和运行方式。
反映存储情况； （3）排列，就是对信息的存放按一定的方法进
行有序的排列； （4）保管，就是对入库的信息资料进行科学地
保护和管理。 存储方式有：手工存储；电子化存储；计算机 存储；缩微胶片存储。 【案例分析8-3】 【模拟操作8-2】
8.4 信息开发与利用 8.4.1 信息开发 信息开发是指对信息进行全面挖掘，综合分 析，概括提炼，以获得关于事物发生、发展、 变化的高层次信息。其要求是扩展信息的涵 盖面，增加信息容量，提高信息质量，创造 最佳服务。
信息开发的主要形式：剪报、索引、目录编 制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告
8.4.2 信息利用 (1)信息检索。 (2)信息加工服务。 (3)定题、查询利用服务。 (4)信息咨询服务。 (5)网络信息服务。 【案例分析8-4】 【模拟操作8-3】
3）信息的分类
（1）按信息的来源，分为自然信息和社会 信息。其中，社会信息又可分为政治信息、 经济信息、军事信息、文化信息、教育信息 等等；
现代秘书工作概述(ppt 36页)
五、秘书工作的发展趋势
逐步形成以公务秘书为主导、社 会秘书为主体的职业阶层
逐渐形成双向选择的社会化秘书 性服务系统
逐渐走向秘书工作科学化的道路
六、国外秘书工作的发展趋势
• 由事务型转为智能型 • 秘书工作日益专业化 • 秘书人员的高学历、秘书工作
的永业化
技能训练
【秘书心里与气质检测】 秘书招聘考核：一张A4纸，上面600个格子， 横30，竖20.每个格子内是铁锚图案，锚头不 规则地指向前后左右。要求在10分钟内统计 出不同指向的锚头各有多少。 请问统计方法？
• 第二类：业务性工作（9） 文书工作 档案工作 资料工作 会务工作 信访工作 保密工作 网站管理 谈判事务 公关工作
• 第三类：事务性工作（6）
领导日程安排 随从工作 通信联络 接待和礼仪 值班和突发事件处理 机关日常事务
二、 秘书工作的原则
1.准确原则
理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
5.女性化
近20年来，女性秘书有明显增加的趋 势，这是由女性的心理素质所决定的。西 方国家的初、中级女性秘书占总数的比例 达到了90%。
四、秘书的分类
1、横向分类 ：
– 按单位性质不同：
–
机关秘书
–
企业秘书
–
私人秘书
–
商业秘书
–
涉外秘书
–按工作内容不同：
–
–
机书
–
通讯秘书
侧的20平，南侧的40平，中间走廊。请问秘 书如何布局？
问题讨论
1.你对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用?
秘书信息工作中各个环节PPT课件
根据工作需要和重要性 对信息进行筛选，去除
无关和重复的信息。
分类信息
将筛选后的信息按照主 题、来源、时间等进行 分类，便于后续处理。
加工信息
对分类后的信息进行整 理、编辑和加工，使其 更加精炼和易于理解。
信息整理的要点和技巧
保持客观
在整理信息时，要保持客观中立的立 场，避免主观臆断和偏见。
突出重点
通过会议的形式进行信息传递，能够使多 人同时接收信息，促进信息的交流和讨论 。
信息传递的要点和技巧
明确目标
在传递信息之前，明确信息传递的目标和期望效 果，有助于提高信息传递的效率和效果。
注意反馈
在信息传递过程中，注意观察接收者的反应和反 馈，以便及时调整信息的表达方式。
ABCD
简明扼要
用简洁明了的语言和方式表达信息，避免使用复 杂的术语和冗长的句子。
确认接收
确保信息接收者正确理解信息，可以通过提问或 重复表述来确认。
信息传递的案例分析
案例一
某公司召开年度会议，通过精心组织和有效沟通，确保所有员工准确理解公司 战略和发展方向。
案例二
某部门在项目实施过程中，通过有效的信息传递，协调各方资源，确保项目顺 利进行并按时完成。
05 信息存储与保管
信息存储与保管的方法和规范
在整理信息时，要突出重点和关键信 息，使读者能够快速理解。
格式统一
在整理信息时，要注意格式统一和排 版美观，提高阅读体验。
及时更新
在整理信息时，要及时更新和修正， 确保信息的准确性和时效性。
信息整理的案例分析
01
0议 纪要
案例二
某政府机构秘书如何整理 政策文件
案例三
02 信息收集
无关和重复的信息。
分类信息
将筛选后的信息按照主 题、来源、时间等进行 分类，便于后续处理。
加工信息
对分类后的信息进行整 理、编辑和加工，使其 更加精炼和易于理解。
信息整理的要点和技巧
保持客观
在整理信息时，要保持客观中立的立 场，避免主观臆断和偏见。
突出重点
通过会议的形式进行信息传递，能够使多 人同时接收信息，促进信息的交流和讨论 。
信息传递的要点和技巧
明确目标
在传递信息之前，明确信息传递的目标和期望效 果，有助于提高信息传递的效率和效果。
注意反馈
在信息传递过程中，注意观察接收者的反应和反 馈，以便及时调整信息的表达方式。
ABCD
简明扼要
用简洁明了的语言和方式表达信息，避免使用复 杂的术语和冗长的句子。
确认接收
确保信息接收者正确理解信息，可以通过提问或 重复表述来确认。
信息传递的案例分析
案例一
某公司召开年度会议，通过精心组织和有效沟通，确保所有员工准确理解公司 战略和发展方向。
案例二
某部门在项目实施过程中，通过有效的信息传递，协调各方资源，确保项目顺 利进行并按时完成。
05 信息存储与保管
信息存储与保管的方法和规范
在整理信息时，要突出重点和关键信 息，使读者能够快速理解。
格式统一
在整理信息时，要注意格式统一和排 版美观，提高阅读体验。
及时更新
在整理信息时，要及时更新和修正， 确保信息的准确性和时效性。
信息整理的案例分析
01
0议 纪要
案例二
某政府机构秘书如何整理 政策文件
案例三
02 信息收集
秘书工作概述ppt课件
4
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
11
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
秘书实务第五章信息工作PPT课件
第五章 信息工作
2020/3/2
1
上次回顾
1、简述行文关系和行文制度 2、发文处理主要有哪些环节？ 3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传
递公文有哪些注意事项和要求？ 4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承
办和催办公文有哪些方法和要求？
2020/3/2
2
本章目标
1.了解信息与信息工作的含义 2.明确信息工作的意义、特点和要求 3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储
2020/3/2
40
2020/3/2
41
第五节 信息的存储
• 1、信息存储的意义
• ①信息存储，是指秘书机构和秘书人员 将有查考使用价值的信息资料经过整理 后，以一定的方式保存起来，便于以后 利用。
2020/3/2
42
• ②意义： • a有利于充分利用信息资源 • b有利于开发深层次的信息 • c有利于提高秘书工作效率
2020/3/2
23
2、信息获取的渠道
①信息网络渠道 ②文书渠道 ③书刊渠道 ④调查渠道 ⑤会议渠道 ⑥信访渠道 ⑦科研渠道 ⑧档案渠道
2020/3/2
24
3、信息获取的方法
①网络查询法 ②文字阅读法 ③收看收听法 ④会议记录法 ⑤相互交流法 ⑥专题调查法 ⑦随时观察法 ⑧索取求购法
2020/3/2
2020/3/2
43
2、信息存储的要求
①认真筛选 ②科学分类 ③系统完整 ④坚持不懈 ⑤便于检索
2020/3/2
44
3、信息存储的方式
①计算机存储 ②信息简报存储 ③多媒体存储 ④信息资料存储
2020/3/2
45
第六节 高层次信息的开发
• 1、高层次信息的特点和作用
2020/3/2
1
上次回顾
1、简述行文关系和行文制度 2、发文处理主要有哪些环节？ 3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传
递公文有哪些注意事项和要求？ 4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承
办和催办公文有哪些方法和要求？
2020/3/2
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本章目标
1.了解信息与信息工作的含义 2.明确信息工作的意义、特点和要求 3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储
2020/3/2
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第五节 信息的存储
• 1、信息存储的意义
• ①信息存储，是指秘书机构和秘书人员 将有查考使用价值的信息资料经过整理 后，以一定的方式保存起来，便于以后 利用。
2020/3/2
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• ②意义： • a有利于充分利用信息资源 • b有利于开发深层次的信息 • c有利于提高秘书工作效率
2020/3/2
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2、信息获取的渠道
①信息网络渠道 ②文书渠道 ③书刊渠道 ④调查渠道 ⑤会议渠道 ⑥信访渠道 ⑦科研渠道 ⑧档案渠道
2020/3/2
24
3、信息获取的方法
①网络查询法 ②文字阅读法 ③收看收听法 ④会议记录法 ⑤相互交流法 ⑥专题调查法 ⑦随时观察法 ⑧索取求购法
2020/3/2
2020/3/2
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2、信息存储的要求
①认真筛选 ②科学分类 ③系统完整 ④坚持不懈 ⑤便于检索
2020/3/2
44
3、信息存储的方式
①计算机存储 ②信息简报存储 ③多媒体存储 ④信息资料存储
2020/3/2
45
第六节 高层次信息的开发
• 1、高层次信息的特点和作用
秘书与信息工作教学课件ppt课件
第一步：了解企业的经营范围内容 蔬菜贸易
第二步：听清老板的要求 哪里有土豆卖（深层次的意思是，想要进一些土豆回来。希望买
到的土豆物美价廉） 第三步：仔细阅读材料所提供的20条信息，去掉与蔬菜市场无关的
信息
第四步：再次确认剩下的信息是否对老板的决策有帮助，并把它抄 写在以下横线上
以工作过程为导向的项目教学
以工作过程为导向的项目教学
六、考核评价
1.考核内容：正确选择、存储信息及相关知识 2.考核标准： （1）技术技能标准：内容正确。 （2）职业素养标准：书写规范，卷面干净整洁。 3.小组自评、互评： 4.教师评价： 5.同行评价：
七、反馈 1.公布评分（或合格与否）：
2.教师反馈企业行业与同行意见：
（组员）邱淘 熊友牛 李旭梅 余丹 陈媛 李慧芳 五组： 杨霞
（组员） 伍茂菱 马慧 张玲 王林 邓咏 张薇
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
起来，以便日后查找利用。 （2）信息贮存的步骤： A.分类（学科分类和主题分类） B.著录 C.建立贮存检索系统 D.保管
三、做法（解决问题方案）
以工作过程为导向的项目教学
案例：请看信息页（略）
要求: 请帮哈里在以下二十条信息中 选出九条有效信息提供给老板
（待选信息看信息页）
以下是完成这项工作的步骤：
1.信息的定义：是指对各种事物运动特 征和变化的客观反映。
2.信息的特征：客观性、时效性、 共享性、可开发性和无限性。
3.信息工作的定义：指秘书根据上级与主管 部门的要求，获取、加工、传递、储存和 利用信息的一系列活动。
4.信息在秘书工作中的作用： A.辅助领导者 正确决策； B.起草文件必须依靠信息； C.信访咨询工作需要信息；D.做好日常工 作需要信息。
第二步：听清老板的要求 哪里有土豆卖（深层次的意思是，想要进一些土豆回来。希望买
到的土豆物美价廉） 第三步：仔细阅读材料所提供的20条信息，去掉与蔬菜市场无关的
信息
第四步：再次确认剩下的信息是否对老板的决策有帮助，并把它抄 写在以下横线上
以工作过程为导向的项目教学
以工作过程为导向的项目教学
六、考核评价
1.考核内容：正确选择、存储信息及相关知识 2.考核标准： （1）技术技能标准：内容正确。 （2）职业素养标准：书写规范，卷面干净整洁。 3.小组自评、互评： 4.教师评价： 5.同行评价：
七、反馈 1.公布评分（或合格与否）：
2.教师反馈企业行业与同行意见：
（组员）邱淘 熊友牛 李旭梅 余丹 陈媛 李慧芳 五组： 杨霞
（组员） 伍茂菱 马慧 张玲 王林 邓咏 张薇
SUCCESS
THANK YOU
2019/6/13
起来，以便日后查找利用。 （2）信息贮存的步骤： A.分类（学科分类和主题分类） B.著录 C.建立贮存检索系统 D.保管
三、做法（解决问题方案）
以工作过程为导向的项目教学
案例：请看信息页（略）
要求: 请帮哈里在以下二十条信息中 选出九条有效信息提供给老板
（待选信息看信息页）
以下是完成这项工作的步骤：
1.信息的定义：是指对各种事物运动特 征和变化的客观反映。
2.信息的特征：客观性、时效性、 共享性、可开发性和无限性。
3.信息工作的定义：指秘书根据上级与主管 部门的要求，获取、加工、传递、储存和 利用信息的一系列活动。
4.信息在秘书工作中的作用： A.辅助领导者 正确决策； B.起草文件必须依靠信息； C.信访咨询工作需要信息；D.做好日常工 作需要信息。
现代秘书基础知识概述PPT课件( 95页)
结论：秘书要做上司的眼睛、耳朵、手和脚，绝不能成为上司 的大脑。
b.基本内容 1. 与公司有关的信息： 2. 新产品开发、销售和促销等经营方面 3. 预算、决算等财务方面 4. 招聘、提拔、考核等人事方面
5. 2. 与上司业务有关 6. 如: 负责产品开发的上司，就需收集研发计划、知识产权和
技术合作方面的信息；上司在公司被赋予的权利；上司所 负责部门的运营和管理情况；上司在公司内外各种会议的 相关资料
①横排法—从左至右，先排正式代表或成员，再排列 席代表
②竖排法—从前至后，正式代表或成员排前，职务高 者在前，列席者、职务低在后。
③左右排列—以会场主席台中心为基点，向左右两边 交错扩张。
c. 会议准备注意事项 1.会议资料-一定要多打印，不能多少代表就打
印多少 2. 会议用具-不同的会议和不同的场所所用用具
3.与上司个人有关 a. 上司的一些个人活动 b. 根据具体事情、了解部分 c. 保密上司隐私
d. 4. 员工信息 e. 秘书是上司与员工之间的桥梁，如有需要，需准确将流传公
司 f. 员工之间的信息准确无误地传递给上司
g. 5. 公司内部信息（各部门负责的资料）
h. 6. 公司外部信息 i. 与公司业务有关的、上司感兴趣的、政府刊物
a.仪容礼仪
头发（腋毛）、面部、手部、颈部
化妆规范、恰当使用香水
b.服饰礼仪
1. 着装原则和规范—要符合身份
2. ①TP0原则：T-Time
3.
P-Place
4.
0-0bject
5. ②涉及场合：公务（商务)、社交、休闲
6. ③与自身条件协调
7. ④盛装原则
2. 男士着装礼仪 3. 女士着装礼仪
《秘书信息工作》课件
《秘书信息工作》PPT课 件
欢迎来到《秘书信息工作》PPT课件。在本课程中，我们将深入探讨秘书信息 工作的概念、内容、重要性、技能要求以及发展趋势。让我们一起开始学习 吧！
秘书信息工作的概念
定义
秘书信息工作是指秘书在工 作中负责收集、组织和分发 信息的全过程。
特征
秘书信息工作具有综合性、 保密性和协调性的特点。
作用
秘书信息工作能提高工作效 率、改善决策质量，并帮助 领导制定战略。
秘书信息工作的内容
1. 收集信息
秘书需收集内部信息和外部信 息，为领导提供全面的参考数 据。
2. 组织信息
数字化处理和分类整理信息， 确保信息的有效管理。
3. 分发信息
内部传阅和对外发布信息，保 证信息的传递和共享。
秘书信息工作的重要性
秘书需要有良好的沟通能力，能够准确传达 信息并与各方进行有效的交流。
秘书信息工作的发展趋势
1
信息化智能化
随着技术的进步，秘书信息工作将更加智能化、自动化。
2
多元化服务
秘书不仅仅是信息整理者，还需要具备多元化的服务能时代，秘书信息工作需要具备国际化的视野和跨文化沟通能力。
结语
通过本课程的学习，我们深入了解了秘书信息工作的重要性、内容、技能要 求以及发展趋势。希望大家能够充分利用所学，不断提升自己的秘书信息工 作能力。
谢谢大家！
1 提高工作效率
秘书信息工作能够帮助领导高效处理信息，提高工作效率。
2 改善决策质量
通过提供准确的信息，秘书信息工作有助于领导做出更明智的决策。
3 帮助领导制定战略
秘书信息工作为领导提供了全面、准确的信息，有助于制定战略规划。
秘书信息工作的挑战与机遇
欢迎来到《秘书信息工作》PPT课件。在本课程中，我们将深入探讨秘书信息 工作的概念、内容、重要性、技能要求以及发展趋势。让我们一起开始学习 吧！
秘书信息工作的概念
定义
秘书信息工作是指秘书在工 作中负责收集、组织和分发 信息的全过程。
特征
秘书信息工作具有综合性、 保密性和协调性的特点。
作用
秘书信息工作能提高工作效 率、改善决策质量，并帮助 领导制定战略。
秘书信息工作的内容
1. 收集信息
秘书需收集内部信息和外部信 息，为领导提供全面的参考数 据。
2. 组织信息
数字化处理和分类整理信息， 确保信息的有效管理。
3. 分发信息
内部传阅和对外发布信息，保 证信息的传递和共享。
秘书信息工作的重要性
秘书需要有良好的沟通能力，能够准确传达 信息并与各方进行有效的交流。
秘书信息工作的发展趋势
1
信息化智能化
随着技术的进步，秘书信息工作将更加智能化、自动化。
2
多元化服务
秘书不仅仅是信息整理者，还需要具备多元化的服务能时代，秘书信息工作需要具备国际化的视野和跨文化沟通能力。
结语
通过本课程的学习，我们深入了解了秘书信息工作的重要性、内容、技能要 求以及发展趋势。希望大家能够充分利用所学，不断提升自己的秘书信息工 作能力。
谢谢大家！
1 提高工作效率
秘书信息工作能够帮助领导高效处理信息，提高工作效率。
2 改善决策质量
通过提供准确的信息，秘书信息工作有助于领导做出更明智的决策。
3 帮助领导制定战略
秘书信息工作为领导提供了全面、准确的信息，有助于制定战略规划。
秘书信息工作的挑战与机遇
现代秘书基础知识概述(ppt 95页)PPT学习课件
2.会议时间 连续进行最佳时间是3小时之内 一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30
3. 会议地点 ①确认租借的日期和时间 ②确认会场大小是否合适 ③确认会场租金是否在成本内 ④考虑会场的交通是否便利，会场外有无足够的
停车场 ⑤确认会场的各种设备 ⑥确认会场周围是否有配套的餐饮设施等
4.会议文件重点 ①为上司撰写会议文稿 ②为上司准备材料 ③组织好发言人的文稿 ④准备会议文件袋 ⑤拟写并发送会议通知 5. 会议通知包括以下内容 ①会议名称 ②开会起止日期和时间 ③开会地点 ④开会的议题或会议的主题 ⑤筹备会议的负责人姓名和联络方式
5. c. 日程表制作
6. 年度日程表—不能太细，表明重大活动
7. 月内日程表—出差、开会等重大项目
8. 本周日程表—一周之内主要活动
9. 当日日程表—当天重要事项
10. 注意：上司的私人预约要记录在秘书个人笔记本上， 不要
11.
写进分发给其他部门的日程表内
5.上司出差日程安排
d. 制作日程表注意事项 1. 提高效率 2. 内外兼顾 3. 不要懒于确认 4. 时间上留有充分的余地 5. 上司不在是不能接受预约 6. 不能泄露上司隐私
e.注意事项
1.当上司不在办公室时：
会⑤议会资 议①料召-开一如的定时要果间多和打上地印点，司不能外多少地代表出就打差，每天应在约定好的时间与上司联络 Chapte②r 4 如遇到紧急事情，应马上与上司取得联系，请求指示
会务管理
检上查司电 的③脑身内体严需状要况格用不的是按太PP好T文上件司的要求处理他交待的事情 2①. 未经④授权如，在果各部是门送替上来上的报司告上处签字理盖章私事，要严格保密
主席台
①依职务高低，职务最高者居中，再按先左后 右、由前至后一次排列，正式代表前居中， 列席代表后居侧。
秘书实务第十章信息PPT.pptx
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
高教版秘书基础第三章---信息与秘书工作教学ppt课件
4、保管
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三、信息的传递
1、基本要求 “多、快、好、省”
2、信息资料传递的基本方式 A、单向传递 B、相向传递 C、反馈传递
特点：所传递的信息内容具有较强的针对性，利用率高
3、我国具体的信息传递途经 A、邮路传递 B、电信传递
郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写， 总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点 水，思路也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长 呢？肯定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说： “ 汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？ 我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！ ”汪秘书笑道： “你不是 秘书专业毕业的高材生么？怎么天下还有难倒我们郝大秘书的 事？ ”郝秘书说： “我都急死了，您还有心开玩笑。其实，总结
(1) 结合业务，即注意信息工作的专业性 (2) 围绕中心，即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行 (3) 针对问题，即按领导的指示、意图，进行专题调查， 这是秘书部门的一项经常性工作 2、综合性
领导决策，大都需要带有全局性或综合性的信息， 而且领导层次越高，对信息综合性的广度与深度的要求 也越高。 3、时效性 及时性：强调信息要保持新鲜度
2、信息传递迅速化 3、信息社会化、全球化
5
三、信息工作在秘书活动中的作用
1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据， 是决策的必要条件，没
有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策
方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观 依据都是信息。
2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务
在汪秘书的指点和帮助下，郝秘书又在其他同事朋友那里
收集了各个部门的年度工作情况，对总结所需要的数据信息作 了进一步的充实和完善，最终写出了一篇格式规范、内容充实、 条理清晰、思想深刻的总结，得到了处长的好评，并鼓励她继
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经济信息收集处理的基本原则
确保信息 的真实性
注重信息 的时效性
保持信息 的系统性
突出信息 的适用性
信息收集 处理原则
注意信息 的全面性
五、简报工作
在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上 下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报 就是最得力的信息交流的方法。
（一）简报及简报工作
“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内 部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内 容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、 简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。
需要 信息
综合信息：即对各种信息 进行综合分析加工后的信 息。对内部信息进行分析 有助了解本企业所处位置， 对外部信息进行分析的有 助了解外部情况对本企业 是机会还是威胁。
（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础
现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个 基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。 根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业 在变化中求得生存和发展。
派及对我ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ的政治态度。
2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：
①经营作风（品格）：是指客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和 信誉；
②经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力 （经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律 地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内 外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、 盈亏、财务情况和企业发展计划；
（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段
信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时 对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企 业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主 的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有： 发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密 集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产 及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的
企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进 出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情 况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、 推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。
企业外部信息：对象国的 政治经济、社会习俗、贸 易法规和特殊规定，市场 情况如供求关系、销售渠 道、淡旺季节，爱好，科 技，金融货币及价格，客 户和竞争对手情况等。
4、按信息源的方向 上级信息+内部信息+下级信息
二、信息工作的特点和基本要求
1、针对性 2、全面性 3、及时性 4、适用性 5、保密性
三、信息工作的程序
信息的收集 信息的整理 信息的传递 信息的存储 信息的利用
三、秘书信息工作的内容
产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语 言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。
现 代 秘 书 信 息工作 概述PP T课件
第八章 现代秘书信息工作
一、秘书信息工作概述 二、简报工作 三、信息资料工作
现 代 秘 书 信 息工作 概述PP T课件
当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书 做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述 信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及 处理原则等。
基本 往来户
一般 往来户
普通 联系户
不与 往来户
四、外向型经济信息的搜集方法
1、委托现有信息业或代理机 构获取急需的某方面信息。
2、订阅国内外主要电讯 和有关的报刊资料。
3、通过各种业务活动，有目 的搜集第一手“活”资料。
信息收 集方法
4、在国外建立推销网络的同 时，组建信息网络。
5、充分利用驻外机构的渠道， 广泛了国际市场信息。
三、秘书信息工作的意义
1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据
准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段
2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件
处理综合事务 办理文书
二、秘书信息工作的类型与基本要求
一、信息的类型
1、按照信息源的性质划分： 自然信息+社会信息
2、按信息的表现形式 语言信息+非语言信息
3、按信息在秘书工作中的作用 预测信息+动态信息+回馈信息
（二）简报的作用
作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用
简报能使组 织及时与上 下左右沟通 情况，交流 经验。有利 于加强工作 系统化，使 整体工作协 调推进
社会文化环境 资料收集范围
物风
质俗
文习 化惯
教 宗价
育 教值
水 信观 平 仰念
客户方面信息：
客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正 确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：
1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党
③资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供 贷信用、银行信用、信用担保）
3、客户信用的鉴定和分类：
把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报 告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究， 把客户分成四类。
一、秘书信息工作的特点与意义
一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然
信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。
二、信息的特点 1、可加工性 2、可转换性 3、可传递性 4、可利用性 5、有时效性 6、可开发性
（一）信息是企业制定计划与决策的依据
信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。 营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力” 产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌 握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。
企业决策者和领导者所需要的信息：