现代秘书信息工作概述PPT课件
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现 代 秘 书 信 息工作 概述PP T课件
第八章 现代秘书信息工作
一、秘书信息工作概述 二、简报工作 三、信息资料工作
现 代 秘 书 信 息工作 概述PP T课件
当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书 做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述 信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及 处理原则等。
4、按信息源的方向 上级信息+内部信息+下级信息
二、信息工作的特点和基本要求
1、针对性 2、全面性 3、及时性 4、适用性 5、保密性
三、信息工作的程序
信息的收集 信息的整理 信息的传递 信息的存储 信息的利用
三、秘书信息工作的内容
产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语 言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。
一、秘书信息工作的特点与意义
一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然
信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。
二、信息的特点 1、可加工性 2、可转换性 3、可传递性 4、可利用性 5、有时效性 6、可开发性
（一）信息是企业制定计划与决策的依据
基本 往来户
一般 往来户
普通 联系户
不与 往来户
四、外向型经济信息的搜集方法
1、委托现有信息业或代理机 构获取急需的某方面信息。
2、订阅国内外主要电讯 和有关的报刊资料。
3、通过各种业务活动，有目 的搜集第一手“活”资料。
信息收 集方法
4、在国外建立推销网络的同 时，组建信息网络。
5、充分利用驻外机构的渠道， 广泛了国际市场信息。
经济信息收集处理的基本原则
确保信息 的真实性
注重信息 的时效性
保持信息 的系统性
突出信息 的适用性
信息收集 处理原则
注意信息 的全面性
五、简报工作
在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上 下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报 就是最得力的信息交流的方法。
（一）简报及简报工作
“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内 部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内 容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、 简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。
企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进 出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情 况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、 推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。
企业外部信息：对象国的 政治经济、社会习俗、贸 易法规和特殊规定，市场 情况如供求关系、销售渠 道、淡旺季节，爱好，科 技，金融货币及价格，客 户和竞争对手情况等。
③资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供 贷信用、银行信用、信用担保）
3、客户信用的鉴定和分类：
把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报 告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究， 把客户分成四类。
派及对我国的政治态度。
2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：
①经营作风（品格）：是指客户的商业wk.baidu.com德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和 信誉；
②经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力 （经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律 地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内 外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、 盈亏、财务情况和企业发展计划；
信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。 营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力” 产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌 握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。
企业决策者和领导者所需要的信息：
（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段
信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时 对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企 业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主 的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有： 发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密 集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产 及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的
社会文化环境 资料收集范围
物风
质俗
文习 化惯
教 宗价
育 教值
水 信观 平 仰念
客户方面信息：
客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正 确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：
1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党
三、秘书信息工作的意义
1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据
准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段
2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件
处理综合事务 办理文书
二、秘书信息工作的类型与基本要求
一、信息的类型
1、按照信息源的性质划分： 自然信息+社会信息
2、按信息的表现形式 语言信息+非语言信息
3、按信息在秘书工作中的作用 预测信息+动态信息+回馈信息
需要 信息
综合信息：即对各种信息 进行综合分析加工后的信 息。对内部信息进行分析 有助了解本企业所处位置， 对外部信息进行分析的有 助了解外部情况对本企业 是机会还是威胁。
（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础
现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个 基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。 根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业 在变化中求得生存和发展。
（二）简报的作用
作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用
简报能使组 织及时与上 下左右沟通 情况，交流 经验。有利 于加强工作 系统化，使 整体工作协 调推进
第八章 现代秘书信息工作
一、秘书信息工作概述 二、简报工作 三、信息资料工作
现 代 秘 书 信 息工作 概述PP T课件
当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书 做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述 信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及 处理原则等。
4、按信息源的方向 上级信息+内部信息+下级信息
二、信息工作的特点和基本要求
1、针对性 2、全面性 3、及时性 4、适用性 5、保密性
三、信息工作的程序
信息的收集 信息的整理 信息的传递 信息的存储 信息的利用
三、秘书信息工作的内容
产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语 言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。
一、秘书信息工作的特点与意义
一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然
信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。
二、信息的特点 1、可加工性 2、可转换性 3、可传递性 4、可利用性 5、有时效性 6、可开发性
（一）信息是企业制定计划与决策的依据
基本 往来户
一般 往来户
普通 联系户
不与 往来户
四、外向型经济信息的搜集方法
1、委托现有信息业或代理机 构获取急需的某方面信息。
2、订阅国内外主要电讯 和有关的报刊资料。
3、通过各种业务活动，有目 的搜集第一手“活”资料。
信息收 集方法
4、在国外建立推销网络的同 时，组建信息网络。
5、充分利用驻外机构的渠道， 广泛了国际市场信息。
经济信息收集处理的基本原则
确保信息 的真实性
注重信息 的时效性
保持信息 的系统性
突出信息 的适用性
信息收集 处理原则
注意信息 的全面性
五、简报工作
在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上 下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报 就是最得力的信息交流的方法。
（一）简报及简报工作
“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内 部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内 容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、 简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。
企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进 出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情 况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、 推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。
企业外部信息：对象国的 政治经济、社会习俗、贸 易法规和特殊规定，市场 情况如供求关系、销售渠 道、淡旺季节，爱好，科 技，金融货币及价格，客 户和竞争对手情况等。
③资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供 贷信用、银行信用、信用担保）
3、客户信用的鉴定和分类：
把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报 告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究， 把客户分成四类。
派及对我国的政治态度。
2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：
①经营作风（品格）：是指客户的商业wk.baidu.com德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和 信誉；
②经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力 （经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律 地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内 外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、 盈亏、财务情况和企业发展计划；
信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。 营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力” 产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌 握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。
企业决策者和领导者所需要的信息：
（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段
信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时 对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企 业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主 的生产时代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有： 发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密 集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产 及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的
社会文化环境 资料收集范围
物风
质俗
文习 化惯
教 宗价
育 教值
水 信观 平 仰念
客户方面信息：
客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正 确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：
1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党
三、秘书信息工作的意义
1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据
准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段
2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件
处理综合事务 办理文书
二、秘书信息工作的类型与基本要求
一、信息的类型
1、按照信息源的性质划分： 自然信息+社会信息
2、按信息的表现形式 语言信息+非语言信息
3、按信息在秘书工作中的作用 预测信息+动态信息+回馈信息
需要 信息
综合信息：即对各种信息 进行综合分析加工后的信 息。对内部信息进行分析 有助了解本企业所处位置， 对外部信息进行分析的有 助了解外部情况对本企业 是机会还是威胁。
（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础
现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个 基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。 根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业 在变化中求得生存和发展。
（二）简报的作用
作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用
简报能使组 织及时与上 下左右沟通 情况，交流 经验。有利 于加强工作 系统化，使 整体工作协 调推进